秘書資格考試復習筆記四級秘書部分第二章(2)

　　1. 第三大題：上司出差，商務費用報銷的步驟轉自環(huán) 球 網(wǎng) 校edu24ol.com $lesson$

　　答：秘書首先要了解公司有關財務報銷的相關規(guī)定，上司出差到外地開會的交通費不能從零用現(xiàn)金中支付。通常的工作步驟：①申請人提交費用申請報告或填寫費用申請表，詳細說明需要經(jīng)費的人員、時間、用途、金額等，并親自簽字②該報告活該表必須經(jīng)過組織確定的授權人審核同意③一種情況是將獲得批準的費用申請報告或費用申請表題教財務部門，領取支票或現(xiàn)金貸款;一種情況是先有申請人墊付，完成商務工作。④在商務工作中，無論是使用支票，還是使用現(xiàn)金，都要向對方獲取相應的發(fā)票，其內容中填寫的時間、項目、費用等應與使用者實際用途相符⑤商務工作結束，申請者應將發(fā)票附在“出差報銷單”(附樣例)后面，并親自簽字，提交出納部門，由出納部門把先前領取的現(xiàn)金數(shù)額和支出情況進行結算。如果是先由申請人墊付的，在提交票據(jù)和“報銷憑單”后，方可返還現(xiàn)金⑥如果在事實上務工作中，計劃的費用不夠，需要超出時，應提前向有關領導報告，否則需自付(P251)

　　21.企業(yè)工作人員國內外出差的費用，經(jīng)常要由秘書辦理或協(xié)助辦理。因此，秘書要事先做好準備，熟悉辦理信用卡、旅行支票、快匯等的方法(P252)

　　22.公文形成過程示意圖(P253)交擬、議擬、撰擬三步驟稱為擬稿。具有法定職權者定稿生效的步驟是簽發(fā)

　　23.公文處理基本程序(P254圖)重點 收文階段：從簽收到催辦 發(fā)文階段：從交擬到發(fā)文

　　24.對辦理完畢的文書整理(立卷)、歸檔及銷毀①立卷的范圍：辦理完畢、具有查考價值的文件材料②立卷的程序：(重點)編寫頁號、登記《卷內目錄》和《備考表》、擬定案卷標題、裝訂成卷、填寫案卷封面(流程不能錯)③銷毀的程序：⑴由文秘部門對已辦畢的公文進行鑒定⑵逐件核定造冊⑶領導審查簽批⑷監(jiān)督銷毀P255

　　25.銷毀公文應在指定地點或單位進行，不得將帶銷毀的公文出售給廢品收購部門

　　26.不得在空白介紹信、空白合同書上扣公章P256

　　27.秘書部門掌管的印章主要有三種：一是單位印章(含鋼印);二是單位領導人“公用”的私章;三是秘書部門的公章。其中單位印章是單位對外行使權力的標志，其作用是：①標志作用②權威作用③法律作用④憑證作用(P256)

　　28.出具介紹信要經(jīng)過內部的審批手續(xù)，填寫清楚，與存根一致，加蓋騎縫章，并有存根備查。P256下

　　29.蓋公章要端正、清晰，蓋在署名中間，上不壓正文，下要騎年蓋月。

　　蓋印要領是：握法標準，印泥適度，用力均勻，落印平穩(wěn)P257上

　　30.第四大題：秘書如何做好辦公用品的保管和發(fā)放工作。

　　答：秘書要掌握辦公設備和辦公用品的進貨、入庫手續(xù)和庫存保管。①在收到貨物時，要保證辦公設備和辦公用品準確無誤地入庫、登記、檢驗、核對。辦公設備及用品接收時，發(fā)現(xiàn)數(shù)量不對，應立即通知采購部門聯(lián)系供應商;要訂立物品發(fā)放制度，確定物品發(fā)放人。轉自環(huán) 球 網(wǎng) 校edu24ol.com

　　②庫存保管中應采取的措施：見書P258下第一點到第七點，再加第八點：秘書要記好庫存控制卡，關鍵掌握最大庫存量(一項物品應該存儲的最大數(shù)量)，再定貨量(當庫存余額達到這個水平時必須訂購新的貨物來補充)，最小庫存量(當庫存余額達到這個水平，必須采取緊急行動檢查是否已經(jīng)定貨)③發(fā)放問題(可參考第177頁)：發(fā)放物品的手續(xù)：第一點到第七點④要保管好進貨、存貨和發(fā)放辦公用品的記錄與資料P258―P259

　　31.第五大題：決定庫存的依據(jù)是什么?P260

　　答：決定最大、最小、再定貨量的依據(jù)是：①大量的資金不被不必要的庫存占用②空間不被用來存儲不必要的貨物③保持充足的庫存，以保證組織的順利運作和消除由庫存短缺而引起的工作遲延。④監(jiān)督任何偷竊和破壞造成的損失

　　32.選擇題：辦公設備和耗材的庫存管理要求保持進貨卡、出貨卡和庫存卡的三卡一致。

　　33.通常時間表是編制成表格。在辦公室中，也可以為多人執(zhí)行工作的情況和行動編制時間表。有很多種簡單的時間管理輔助手段有助于秘書有效地分配和管理時間，例如效率手冊、待辦文件夾、墻上計劃板等等P262

　　34.在辦公室工作中，秘書要為領導們的會議或活動做月安排表或周安排表。月安排表的信息通常由主管領導召開會議，再結合集體議定的事項，經(jīng)主要領導審定下發(fā)實施。P263

　　35.對于手工填寫的工作日志通常要準備兩本，一本為上司使用，一本為自己使用。

　　36.當日出現(xiàn)情況變化，應立即更新日志，并告知上司出現(xiàn)的變化;在上司日志變化的同時，應更改自己的日志，并做好變更的善后工作。(流程：更新自己的日志→通知上司→更改自己的日志)P264上

　　37.做工作日志可通過電腦程序中的Outlook打開個人文件夾，上面有今日的時間、本月和下月日歷P265

　　38.公司的日志內容通常包括：①上司內部參加的會議、接待②上司外部參加的會議、接待③上司個人的安排④上司私人的信息P265中

　　39.秘書在安排的活動之間要留有10分左右的間隔或適當?shù)目障?，以備活動時間的拖延或新臨時的、緊急的情況。進行項目的時間變更，確定變更后，應立即做好有關善后工作，例如通知對方，說明理由，防止誤解等。

　　40.誰能查上司的工作日志?①上司的上司②秘書③上司授權的人

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