2011秘書資格五級考試復習指南(七)

　　常用事務文書的擬寫 $lesson$

　　鑒定要點與重點提示轉自環(huán) 球 網(wǎng) 校edu24ol.com

　　一、鑒定要點

　　了解公文的概念，公文制發(fā)的程序;掌握傳真、備忘錄、通知、邀請信、感謝信、賀信 及請柬的擬寫方法。

　　二、重點提示

　　1.公務文書的概念

　　公務文書，以下簡稱公文，有時又稱文書、文件。

　　(1)公文的制發(fā)者必須是法定的機關、組織及其負責人。

　　(2)公文必須是在管理過程中形成并使用的。

　　(3)公文必須是按照統(tǒng)一的體式(格式)、經過一定的處理程序制成的信息載體。

　　(4)公文是各級各類機關和組織依法行政和開展公務活動的一種重要工具。

　　2.公文的制發(fā)程序

　　(1)擬稿：把領導人或機關的發(fā)文意圖條理化，是發(fā)文處理的關鍵環(huán)節(jié)之一。

　　(2)審核：由秘書部門負責人或機關領導人對擬好的文稿進行審查、核對、修改，為簽 發(fā)做好準備。

　　(3)簽發(fā)：由機關領導人簽寫發(fā)文具體意見，對文稿的內容和行政效力負責。

　　(4)復核：公文正式印制前，文秘部門應當進行復核。重點是看審核、簽發(fā)手續(xù)是否完 備，附件是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。

　　(5)注發(fā)：為待發(fā)文件注冊，編注發(fā)文字號。

　　(6)繕?。焊鶕?jù)《國家行政機關公文格式標準》繕寫或打印已簽發(fā)的文稿，并由文秘人 員負責校對。

　　(7)用?。河擅貢块T對已繕印好的公文蓋印或現(xiàn)場監(jiān)印。

　　(8)發(fā)文登記：由秘書部門將待發(fā)公文登記造冊，以備存查。

　　(9)分發(fā)：由秘書部門把用印并登記的公文通過適當方式傳遞給收文單位。

　　3.傳真

　　(1)傳真的概念。

　　(2)傳真的特點：真實、便捷、可靠。轉自環(huán) 球 網(wǎng) 校edu24ol.com

　　(3)傳真的寫法：傳真首頁的首部寫明收件人姓名、單位，抄送人姓名、傳真號，發(fā)件 人的姓名、發(fā)件日期、總頁數(shù)、傳真號、電話、主題及回復要求選項等。

　　4.備忘錄

　　(1)備忘錄的概念：備忘錄是各級機關、企事業(yè)單位與社會團體及個人經常使用的，隨 時記載、幫助記憶的文書。

　　(2)備忘錄的特點：形式靈活多樣，寫法不拘一格。備忘錄中不需要簽名或表示敬意的 結束語。

　　5.事項通知

　　(1)事項通知可以上行、平行、下行，其目的主要是為了讓對方了解某件事情或某些情 況，一般不要求執(zhí)行或辦理。

　　(2)事項通知的適用范圍：當發(fā)文單位需要向有關方面知照某一事項或交流某些信息 時，可使用這種通知。

　　6.會議通知

　　(1)適用范圍：當需要向有關人員或單位知照某一會議的時間、地點及會議要求時，可 使用這種通知。會議通知在寫法上比較靈活、自由。

　　(2)會議通知的寫作：寫好會議通知的關鍵，是要把與會議有關的事項一次性地交代清 楚，這樣既可避免一次又一次地發(fā)補充通知，又免得與會人員反復詢問。會議通知應開門見 山，直述其事，把會議通知的有關要素寫清楚。

　　7.邀請信

　　(1)邀請信的概念：邀請信是各級機關、企事業(yè)單位與社會團體舉辦重要活動，召開重 要大會，邀請上級領導、協(xié)作單位和有關人士參加所用的信函。邀請信與請柬有相似之處， 但使用范圍比請柬更廣泛，信息容量更大，一些重大的商業(yè)活動經常以邀請信形式邀請社會 各界人士參加。

　　(2)邀請信的結構：邀請信的結構是標題+稱謂+正文+落款+成文日期。

　　8.感謝信

　　(1)感謝信的概念：感謝信是各級機關、企事業(yè)單位、社會團體和個人，對幫助、支持自己 工作的單位或個人表示感謝的信函。這種信函的寫作者一般是受助者本人或受助一方的代表，寫 信的目的在于表示不忘對方的關愛和幫助，肯定對方的事跡和風格，表達自己的感激和謝意。

　　(2)感謝信的特點：第一個特點是真實性，主要體現(xiàn)在兩方面，一是感謝的對象要真 實，二是敘述的事情要真實;感謝信的第二個特點是感召性。

　　(3)感謝信的結構：感謝信的結構是標題+稱謂+正文+落款+成文日期。

　　9.賀信(電)

　　(1)賀信(電)的概念：賀信(電)是表示祝賀、贊頌的函電，一般用于領導機關、企 事業(yè)單位或個人對取得巨大成績、做出卓越貢獻的集體或個人表示祝賀，或者對國際、國內 發(fā)生的重大喜事，對一些重要會議、節(jié)日、婚禮、壽辰表示祝賀。賀信(電)的篇幅一般比 較簡短，感情充沛，文字明快。

　　(2)賀信(電)的特點：祝賀性、信電性。

　　(3)賀信(電)的結構：賀信(電)的結構是標題+稱謂+正文+落款+成文日期。

　　10.請柬

　　請柬也稱請?zhí)?。它是各級機關、企事業(yè)單位、社會團體或個人邀請有關人員參加某項活 動而專門制發(fā)的信柬。請柬的使用范圍十分廣泛，雖屬書信類，但比起一般的信函更具莊重 性的特點。所以，一般只有遇到較大的事情或莊重的場合才使用請柬，而不用一般的信函， 以示對被邀請者的尊重。請柬有時也用作入場和報到的憑證。

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