秘書資格考試復(fù)習(xí)筆記四級秘書部分第五章

　　第五章 信息與檔案轉(zhuǎn)自環(huán) 球 網(wǎng) 校edu24ol.com

　　1.信息分類的五大方法：書上第297頁下：字母分類法、地區(qū)分類法、主題分類法、數(shù)字分類法和時間分類法。其中主題分類法用的最多。

　　2.選擇題：信息篩選方法：主要是前三個：看來源、看標題、看正文。P299中 題型：前三個占三個選項，在隨便寫一個構(gòu)成四個選項，讓你選擇。

　　3.信息取舍的方法：一是擇其重點;二是擇優(yōu)錄用 P300

　　對信息決定取舍時，要留下的信息應(yīng)要：一突出思想;二要注意典型性;三要富有新意P299下

　　4.信息核對方法：重點看一(溯源法)、三點(核對法)。題型：可能反過來考 P300

　　5.信息工作程序：收集、整理、傳遞、存儲、利用、反饋(順序不能錯) p300下

　　其中信息整理是信息工作的核心，是對原始信息進行分類、篩選、核實 P301上

　　6.信息分類的步驟：辨類和歸類 P301中

　　7.題目：在分類中遵循的原則：A科學(xué)系統(tǒng)原則B層次性原則C符合實際原則D交叉包容原則 答案：ABC 見書上第301頁下

　　8.交叉參照卡的定義： P302上

　　9.選擇題：信息內(nèi)向傳遞的形式有：備忘錄、傳閱單、企業(yè)內(nèi)部刊物等;

　　信息外向傳遞的形式有：新聞稿、新聞發(fā)布會等 P303上 題型：隨機寫出四個，讓你選擇是內(nèi)向傳遞的形式?或外向傳遞的形式?

　　10.信息傳遞：口頭傳遞的缺點：信息零亂;較難儲存 P304下

　　11.企業(yè)文字傳遞信息的主要表現(xiàn)形式有：文本、表格、圖表、框圖

　　表示企業(yè)生產(chǎn)常用柱狀圖、餅行圖 P304――P306

　　12.信息傳遞的三要素：信源、信道、信宿

　　信源分為原生源和再生源

　　信宿包括接受信息和利用信息 P308

　　13.第八大題;信息的登記和編碼?

　　答案：(書上第309頁中)登記即建立信息的完整記錄，系統(tǒng)地反映存儲情況，便于查找和利用。信息的登記包括總括登記和個別登記;登記的形式有薄冊式、卡片式

　　信息的編碼是為了適應(yīng)電子計算機處理的需求，它的編碼結(jié)構(gòu)一般由字符(字母或數(shù)字)組成基本數(shù)碼，再由基本數(shù)碼結(jié)合成為組合數(shù)據(jù)。信息編碼的一般步驟：①分析所有預(yù)編碼的信息資料②選擇最佳的編碼方法③確定數(shù)碼的位數(shù)。信息資料編碼的方法：①順序編碼法②分組編碼法：所有項目都要有同樣多的數(shù)碼個數(shù)，左邊數(shù)碼表示大類，而向右排列的每一個數(shù)碼，則標志著更細的小類。 P309――P310上

　　在登記、編碼后，要根據(jù)時序、來源、內(nèi)容、字順排序。排序完后，要進行科學(xué)保管，因為保管關(guān)系到信息的安全、完整和使用壽命。

　　14.選擇題：信息存儲的方式有：4種 書上P310下

　　手工存儲包括兩個方面：信息原件存儲和目錄、索引存儲 P310下

　　15.對文件柜的知識看一下即可，了解 P313

　　16.信息分散管理系統(tǒng)的特征：靈活性和專門性 p314上

　　17.信息存儲的載體：紙質(zhì)載體和磁性載體。紙質(zhì)載體依然是辦公室的主角。常用的磁性載體有軟盤、硬盤和磁帶 P315

　　18.計算機存儲的保護措施：(1)制作備份(2)需要密碼(3)磁盤要經(jīng)常殺毒 P316

　　19.關(guān)于檔案的分類方法：主要記?。郝毮芊诸惙?、問題分類法、型號分類法。P317

　　題目：有一企業(yè)開發(fā)了一項新產(chǎn)品，則原產(chǎn)品要立檔歸案，采取什么樣的分類法?答：型號分類法

　　20.復(fù)式分類法是指幾種分類方法結(jié)合使用。

　　21.第九大題：復(fù)式分類法的形式主要有哪幾種?

　　答：書上第318頁中間的十個。記憶技巧：前五個由年度、機構(gòu)和保管期限分類法這三個詞排列。后五個由年度、問題和保管期限分類法這三個詞的排列。

　　22.選擇題：電子檔案的分類，按信息存在形式分，有文本文件、數(shù)據(jù)文件、圖形文件和命令文件 P318下――P319上

　　23.法律、法令和條例等法規(guī)性文件，以批準日期為根據(jù);計劃、總結(jié)、預(yù)算、決算、統(tǒng)計報表以內(nèi)容針對時間為根據(jù)，如跨年度的計劃可放在開始年度，跨年度的總結(jié)可放入最后年度 P319中下

　　24.選擇題：編制檢索工具包括：4個：歸檔文件目錄;分類目錄;人名索引;全宗指南 P320

　　25.檔案檢索是檔案提供利用工作的基礎(chǔ)和先前條件。檔案檢索包括檔案信息存儲和查檢兩方面的工作內(nèi)容。 P322上

　　26.檔案鑒定工作的內(nèi)容包括：價值、內(nèi)容、來源、外行特征 P322下

　　27.定稿、正本的價值大，草稿、副本的價值小一些 P323上

　　28.我國現(xiàn)行的檔案保管期限規(guī)定為永久、長期和短期三種。 P323中下

　　29.只做一般了解：P324檔案管理中，建立庫房管理制度包括：安全制度、檔案進出庫、檔案定期檢查、設(shè)備管理、清潔衛(wèi)生制度等。

　　關(guān)于錄像答題技巧：

　　一般：(1)看秘書的著裝，看是否著職業(yè)裝(2)辦公桌是否整潔、信函要分類放置(3)在打電話時，注意：①電話要在鈴響三聲內(nèi)接電話②要用禮貌用語，如您好等?③上班時間不得占用電話聊天(4)保密：①不能對好朋友泄密②不能為了炫耀，泄密③不能因為老板吵你，賭氣泄密

　　具體可能涉及到的：(1)宴請 P287

　　注意：場地的選擇;點菜時要注意對方有無忌口;迎客的方式;入座的順序;宴請開始時敬酒，領(lǐng)導(dǎo)先敬，秘書后跟著敬;在夾菜時要用公筷;在宴席過程中有電話，要先向客人道歉，說明后，再出去接電話。

　　(2)與領(lǐng)導(dǎo)一起出去出差

　　注意：作好差旅準備，如訂機票，預(yù)定房間等。取票。交通、食宿。參見五級部分的商務(wù)旅行P211;帶上地圖和日常用藥;必帶的文件資料和上司隨身攜帶的物品。在預(yù)定房間時，若價格超出已定價格，要先向上級請示。關(guān)于費用報銷，一定要保存好票據(jù)。參見書上第290頁

　　(3)接待一個小型訪團

　　注意：文件資料準備好;為參觀所做準備(例如特定的衣服或禮物);要熱情迎客(到大門口或電梯口迎接);正確的導(dǎo)引(在客人右側(cè)或右手邊上);認真待客(讓的座次、敬茶方式、接待室的環(huán)境要保持整潔和安靜)等;在談話時注意，避免宗教和政治問題;男士不能問錢包;若上司改變?nèi)粘蹋貢绊懣腿说狼?、并解?上司委托他人接待，秘書應(yīng)把所做的準備想委托人報告。

　　(4)電話處理問題：綜合性較強(可能涉及電話處理事務(wù))

　　注意：書上對外橫向溝通那部分好好看看

　　打電話要注意的禮儀;如果打電話過程中需要某些資料事先未準備好，應(yīng)先對對方說：對不起，稍等5分鐘后，我給您回電話;如果與預(yù)定有出入，應(yīng)先請示上級，再下決定。

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