秘書考試(四級)筆記之辦公日常事務(wù)案例分析

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　　案例一

　　某家大型廣告公司為了慶祝公司成立十周年，計(jì)劃屆時(shí)舉辦一個慶祝大會及大型招待會，邀請上級部門領(lǐng)導(dǎo)和各方客戶出席。并為此臨時(shí)成立了一個籌備小組，公司辦公室章主任是籌備小組的負(fù)責(zé)人。章主任首先作出了大會的議程安排，并對接待的各個環(huán)節(jié)進(jìn)行分析，把接待人員分成如下幾組：簽到組、貴賓接待組、一般來賓接待組、確定接待人數(shù)。然后聘請專業(yè)的禮儀教師來對公司所有計(jì)劃參與接待的人員進(jìn)行分組培訓(xùn)。最終這次活動舉辦得很成功。

　　點(diǎn)評：舉辦大型活動，禮儀接待是很重要的工作。一定要有計(jì)劃，有明確的組織分工。實(shí)現(xiàn)的培訓(xùn)也是必要的。因?yàn)楣締T工對于專門的接待禮儀不一定都熟悉。

　　案例二

　　一次某公司秘書李默代表他的上司去機(jī)場迎接外地一家公司的考察團(tuán)。見面之后，李默安排對方代表團(tuán)團(tuán)長坐在小轎車的右后座，可是團(tuán)長不干，他自己拉開前面的車門，做到了司機(jī)的身邊。李默覺得很為難。按照禮節(jié)的規(guī)矩，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該坐在小轎車的右后座，那個座位既方便上下車，又比較安全?？墒亲尶腿嗽僬酒饋砼驳胶竺嬉菜坪醪缓线m。

　　點(diǎn)評：確實(shí)有些人喜歡坐在前排副駕駛座，遇到這樣的情況，秘書可以靈活處理，不必非讓客人挪動，只需提醒客人系上安全帶即可。提醒司機(jī)要加倍小心，掌握好速度，不可太快。

　　案例三

　　著名作家張潔在她的長篇小說《只有一個太陽》中，描寫了我國一個代表團(tuán)在出國訪問時(shí)的種種讓人哭笑不得的言行舉止，其中一段寫邀請國的一個科學(xué)院院長在他祖?zhèn)鞯墓疟だ镎埧?，不學(xué)無術(shù)的代表團(tuán)團(tuán)長、副團(tuán)長以及秘書因?yàn)闆]有絲毫文化修養(yǎng)，丟盡人格而不自知。

　　點(diǎn)評：作家批評我們某些國民的無知以及修養(yǎng)上的粗俗，說明有些人在交往中缺少對人的尊重與自尊。從根本上說，講究各種禮節(jié)的目的是為了讓每個人都得到尊敬，讓每個參與者都感到愉快。

　　案例四

　　某公司秘書趙倩陪同來訪客人觀看文藝節(jié)目的時(shí)候，沒有關(guān)閉自己的手機(jī)，她只是把手機(jī)調(diào)到“振動”模式，她怕上司有急事找她。結(jié)果演出中真的來了兩次電話。趙倩趕快接通電話，她盡量用小聲說話。但是當(dāng)她掛斷電話時(shí)，前排的觀眾還是回過頭來瞪了她一眼。

　　點(diǎn)評：趙倩的舉動還是有問題，盡管把電話調(diào)到了“振動”模式，但是接電話確實(shí)也會影響到周圍的觀眾。趙倩可以等看完演出或中場休息時(shí)再處理電話的問題;實(shí)在怕誤事，可以發(fā)短信。

　　案例五

　　秘書王琳今天來得比往日都早，她準(zhǔn)備利用公司許總出差之際為許總歸來后創(chuàng)造一個舒適溫馨的工作環(huán)境。

　　她打開窗簾，打開空調(diào)，調(diào)節(jié)好辦公室的溫度、濕度。之后將窗臺、辦公桌、電腦……凡目光可及的地方都細(xì)細(xì)的擦過;飲水機(jī)里的水不多了，應(yīng)該和送水公司聯(lián)系一下，儲備的辦公日用品也應(yīng)該再補(bǔ)充;應(yīng)該再去買點(diǎn)書法繪畫之類的物品裝飾一下墻面……她想好好美化這里的辦公環(huán)境，不僅給許總，也要給來訪的公司內(nèi)外的客人一個良好的印象。

　　點(diǎn)評：在企業(yè)中，秘書可能與上司在一個辦公室，也可能自己擁有一個辦公室。秘書應(yīng)該重視對辦公室的設(shè)計(jì)、布局、布置及工作環(huán)境的美化。環(huán)境美化主要是指工作場所選擇適當(dāng)，布局合理，布置現(xiàn)代化，既適應(yīng)工作的需要，又有益于工作人員的身體健康。

　　案例六

　　天地公司秘書鐘苗下午發(fā)現(xiàn)接待區(qū)通往門口的通道上堆放了很多銷售部的空紙箱，鐘苗是這樣處理的：立即向行政主管報(bào)告，得到馬上清理的指示;參加清理工作，確保接待區(qū)到門口的過道通暢。

　　點(diǎn)評：秘書人員必須樹立安全意識，在工作中要善于發(fā)現(xiàn)安全隱患并及時(shí)上報(bào)，否則，一旦疏忽大意，就會造成不堪設(shè)想的后果。

　　案例七

　　紅光公司的員工張某找到建雄公司經(jīng)理助理王某，稱他有一筆好買賣，但他是個人，不如公司簽合同方便，想借用建雄公司的名義，讓王某給他出具一張建雄公司的業(yè)務(wù)介紹信，等合同簽完后就還給建雄公司，并給王某一萬元報(bào)酬，王某應(yīng)允后，張某利用從建雄公司借用的業(yè)務(wù)介紹信及印章，以建雄公司業(yè)務(wù)經(jīng)理的身份和建雄公司的名義與大華公司簽訂了一份鋼材購銷合同，騙取了大華公司價(jià)值一百萬元的鋼材。張某將鋼材賣掉后，攜款潛逃。

　　點(diǎn)評：根據(jù)最高人民法院《關(guān)于在審理經(jīng)濟(jì)糾紛案件中涉及經(jīng)濟(jì)犯罪嫌疑若干問題的規(guī)定》中的規(guī)定，個人借用單位的業(yè)務(wù)介紹信、合同專用章或蓋有公章的空白合同書，以出借單位名義簽訂經(jīng)濟(jì)合同，騙取財(cái)務(wù)歸個人占有、使用、處分或進(jìn)行其他犯罪活動，給對方造成經(jīng)濟(jì)損失構(gòu)成犯罪的，除依法追究借用人的刑事犯罪外，出借業(yè)務(wù)介紹信、合同專用章或蓋有公章的空白合同書的單位，依法應(yīng)當(dāng)承擔(dān)賠償責(zé)任。

　　案例八

　　某公司決定于某月某日召開了一次重要會議，公司主要領(lǐng)導(dǎo)制定公司的C領(lǐng)導(dǎo)一定要參加。交辦此事的一位辦公室負(fù)責(zé)人還特別交代，要提前發(fā)通知，以便于C領(lǐng)導(dǎo)預(yù)先安排工作。值班人員馬上將開會的時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、要求通知到C領(lǐng)導(dǎo)的秘書，并要他及時(shí)向上匯報(bào)。但到開會的前一天，C領(lǐng)導(dǎo)有事與主要領(lǐng)導(dǎo)通電話，電話中C領(lǐng)導(dǎo)說：“沒有接到通知，我已經(jīng)安排明天有幾十個人參加的會，怎么辦?”那位主要領(lǐng)導(dǎo)馬上找通知的值班室查問，經(jīng)查實(shí)，某月某日某時(shí)已通知到C領(lǐng)導(dǎo)的秘書。為什么會出現(xiàn)這個問題?關(guān)鍵在哪里?

　　經(jīng)過與C領(lǐng)導(dǎo)的秘書核實(shí)后，秘書承認(rèn)已接到會議通知，但沒有按要求立即報(bào)告，后來忘記了，造成兩會沖突。最后服從公司的安排，取消了C領(lǐng)導(dǎo)安排的會議。

　　點(diǎn)評：作為一名專職秘書，雖然工作繁忙，如果安排好的話還是可以避免失誤的，就是說辦事情要有主次、緩急之分，領(lǐng)導(dǎo)再三囑咐要辦的，應(yīng)屬于重要的，緊急的，要及時(shí)辦理。如果C領(lǐng)導(dǎo)的秘書能注意到這方面，立即報(bào)告，就不會出現(xiàn)兩會沖突的事情。

　　案例九

　　天地公司經(jīng)理與三利公司經(jīng)理就某合作項(xiàng)目安排了約見，預(yù)定在某日下午1：00開始。天地公司秘書預(yù)訂約見前一晚直飛三利公司所在A城的機(jī)票。但天地公司經(jīng)理認(rèn)為自己工作很忙，前一晚還有其他安排，恐怕不能飛往A城。于是秘書改訂約見日上午8：00的機(jī)票。但是，由于天地公司經(jīng)理晚上工作得太晚，而早班飛機(jī)又比較早，所以最終沒能趕上班機(jī)。于是，該公司經(jīng)理只能立即買飛往相鄰城市B城的機(jī)票，再乘大巴車趕到A城的三利公司。由于遲到，三利公司經(jīng)理不悅，認(rèn)為天地公司對該項(xiàng)目的合作缺乏誠意。最終，天地公司失去了與三利公司合作的商機(jī)。

　　點(diǎn)評：本案例說明秘書在為上司做出差準(zhǔn)備時(shí)，一定要細(xì)心周到。由于秘書沒有做多方面準(zhǔn)備，致使經(jīng)理在洽談中遲到，從而使公司失去了商機(jī)。

　　案例十

　　天地公司的劉秘書深得公司總經(jīng)理的賞識，一個很重要的原因就是他有令常人羨慕的好記性，公司老總詼諧地稱他為處理日常事務(wù)的“活電腦”。

　　其實(shí)，劉秘書上任之初卻很為他的壞記性苦惱過，為了防止屢次出現(xiàn)過的丟三落四問題，他也像許多人一樣，常常隨身攜帶筆記本，有什么需要記的事情都記錄下來。這確實(shí)起了很大作用，但日常事務(wù)工作復(fù)雜多樣，往往會出現(xiàn)某些場合不適于記錄或來不及記錄的情況。有一次，副總經(jīng)理在和他共進(jìn)工作餐時(shí)，讓他通知有關(guān)業(yè)務(wù)部門的負(fù)責(zé)人在次日開會，由于當(dāng)時(shí)沒有記在筆記本上，吃飯后忘到了腦后，造成了工作的失誤。

　　事后，他有意識地在處理事務(wù)工作中強(qiáng)化自己的記憶力，擺脫了過分以來筆記本的習(xí)慣。為此，他借閱了一些關(guān)于記憶方面的書籍，逐步摸索出一套有效的記憶方法和技巧，并將其用于工作中。沒過半年，他就能夠記住單位的重要部門及有業(yè)務(wù)往來單位的兩百多個電話號碼，而且處理事務(wù)工作很少用記錄且不會遺漏。

　　點(diǎn)評：秘書大量的工作是處理日常事務(wù)。日常事務(wù)工作千頭萬緒，要把這些事情處理得有條有理，養(yǎng)成良好的記錄習(xí)慣、具有良好的記憶力是重要條件。本案例中，劉秘書之所以處理日常事務(wù)工作得心應(yīng)手，主要得益于他良好的記錄習(xí)慣和良好的記憶力。

　　案例十一

　　鐘苗剛剛成為辦公室秘書的時(shí)候，在管理辦公室物品時(shí)曾手忙腳亂;同事急著要復(fù)印明天參展的資料，卻發(fā)現(xiàn)儲藏間中復(fù)印紙已經(jīng)所剩無幾;每次購買辦公用品時(shí)，不知道到底該買多少才既夠用又不造成閑置……后來，鐘苗認(rèn)真學(xué)習(xí)了有關(guān)庫存管理的相關(guān)知識，為每類辦公用品制作了庫存控制卡，加強(qiáng)了辦公用品的管理和監(jiān)督，成為辦公設(shè)備和辦公用品庫房的好管家，深得好評。

　　點(diǎn)評：秘書必須認(rèn)真管理辦公室里的設(shè)備和各種用品，以保證工作的需要，這就要求要維持一個良好有效的庫存系統(tǒng)，辦公用品的訂購、接收與管理的各個環(huán)節(jié)都離不開庫存控制。

　　案例十二

　　上午的會議結(jié)束了，秘書鐘苗拿著數(shù)碼相機(jī)回到辦公室。他找出一根信號線，將一端插入數(shù)碼相機(jī)的輸出口，另一端插在電腦的USB口上，然后打開數(shù)碼相機(jī)，再打開電腦，將圖片導(dǎo)入計(jì)算機(jī)。她篩選了一下圖片，將會議合影和一些拍得比較好的會議場景圖片以附件的形式通過電子郵件發(fā)給了與會者。

　　點(diǎn)評：與傳統(tǒng)相機(jī)比較而言，數(shù)碼相機(jī)的便利之處是即拍即顯，可以將圖片導(dǎo)入計(jì)算機(jī)進(jìn)行處理。用戶可以利用圖片編輯軟件對照片進(jìn)行加工，改變照片的亮度、對比度甚至調(diào)整曝光，修改畫面等，使照片達(dá)到最好效果。

　　案例十三

　　這天鐘苗剛上班，經(jīng)理就拿來一大堆報(bào)刊雜志，上面有關(guān)于本公司以及產(chǎn)品的介紹，要求鐘苗整理一下，錄入計(jì)算機(jī)中。這要是一個字一個字地敲，不知得錄入幾天呢!看著這一大堆資料，鐘苗突然想起儲藏室有一臺掃描儀。于是她找出掃描儀，在電腦中安裝好驅(qū)動程序和掃描軟件，將所有資料掃描進(jìn)計(jì)算機(jī)，然后進(jìn)行了整理，很快就完成了工作。

　　點(diǎn)評：隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，各種辦公自動化設(shè)備將秘書從大量的事務(wù)中解脫出來，大大提高了秘書的工作效率。

　　案例十四

　　辦公室中的一臺電腦配置了DVD刻錄機(jī)，鐘苗發(fā)現(xiàn)經(jīng)常有人在午休時(shí)用它看光碟。于是鐘苗打了一張小紙條貼在旁邊，提醒同事們不要忘記取出盤片并提示大家盡量不要用刻錄機(jī)看光碟。

　　點(diǎn)評;刻錄機(jī)和光驅(qū)是有區(qū)別的，如果經(jīng)常用刻錄機(jī)看碟，會對刻錄機(jī)造成極大的損壞。讀盤只是刻錄機(jī)的一個附帶功能，如果長期把它當(dāng)光驅(qū)的話，會使激光頭老化變快，縮短整個刻錄機(jī)的壽命。

　　會議結(jié)束了，秘書鐘苗忙著清理會議室。她關(guān)掉了計(jì)算機(jī)、投影儀，卻沒有切斷投影儀的電源。就忙著去清理文件、整理桌椅、名簽等，等其他事情都處理完后，她才過來切斷了投影儀的電源，將投影儀搬走。

　　點(diǎn)評：鐘苗的做法是完全正確的，投影儀按下開機(jī)按鈕后，散熱風(fēng)扇仍然會高速旋轉(zhuǎn)，此時(shí)不能立即關(guān)閉電源，更不能搬動投影儀，否則很容易導(dǎo)致投影儀的周邊器件過熱而損壞。應(yīng)等待幾分鐘，讓投影儀在散熱后自動停機(jī)。

　　公司準(zhǔn)備召開一個員工表彰會，經(jīng)理指示除了拍照外，還要拍攝一些錄像資料留檔。這個任務(wù)落到了秘書鐘苗身上。鐘苗為了現(xiàn)場不出差錯，她先借出攝像機(jī)試拍了一些鏡頭?；胤艜r(shí)，她發(fā)現(xiàn)自己拍的錄像鏡頭跳躍，并且很多時(shí)候場景歪斜，很不連貫。鐘苗為此請教他人，并翻閱了一些有關(guān)攝像的書籍，經(jīng)過反復(fù)練習(xí)，鐘苗終于掌握了基本的拍攝技巧，順利完成了任務(wù)。

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