秘書考試(四級)復(fù)習(xí)筆記之辦公室日常事務(wù)(2)

　　第一節(jié) 辦公室日常事務(wù)

　　一、值班工作

　　(一)值班的任務(wù)和作用

　　值班大致設(shè)立值班室,值班室有兼職值班室與專職值班室兩種類型。值班室的任務(wù)主要有以下幾個方面:

　　1、辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的有關(guān)事項

　　2、下班后和放假期間的文件和事務(wù)處理

　　3、來訪接待工作

　　4、溝通上下級通訊聯(lián)系

　　5、記好當(dāng)天大事記 (三項記錄:電話記錄、接待記錄、值班日記)

　　(二)對值班室與值班人員的要求

　　值班室要制定嚴(yán)格的崗位責(zé)任制,做到職責(zé)分明,獎罰分明。 值班人員必須做到以下幾點:

　　1、服務(wù)的精神和高度責(zé)任心

　　2、要提高警惕,遵守值班紀(jì)律

　　3、認(rèn)真做好保密工作

　　4、接待來訪來電要熱情

　　5、要認(rèn)真學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識,提高業(yè)務(wù)水平

　　6、填寫值班日志,做好交接工作

　　(三)值班日志與交接班

　　填寫值班日記應(yīng)注意以下事項:

　　1、填寫值班者的姓名和值班時間

　　2、填寫值班記錄做到內(nèi)容簡明扼要,語言規(guī)范,字跡清楚,不加評論,不帶個人感情,實事求是。

　　3、注意做好交接班工作

　　二、印章及介紹信的管理工作

　　印信和介紹信是各級各類組織對外聯(lián)系的標(biāo)志和行使職權(quán)的憑證。

　　(一)印章

　　秘書部門掌管的印章主要有三種:單位印章(含鋼印);單位領(lǐng)導(dǎo)人“公用”私章;秘書部門的公章。

　　作用: (1) 標(biāo)志作用 (2) 權(quán)威作用 (3) 法律作用.(4) 憑證作用

　　(二)介紹信

　　(三)印信注意事項

　　1、印信的刻制

　　2、印章啟用前應(yīng)備文通知有關(guān)部門

　　3、保管者不得委托他人代管

　　4、蓋章要端正,清晰

　　5、蓋章要領(lǐng):把握標(biāo)準(zhǔn),印泥適度,用力均勻,落印平穩(wěn)。

　　三、電話工作

　　(一)通話工作的內(nèi)容

　　包括:打電話、接電話和作電話記錄。

　　1、接打電話: 熟悉接打電話的禮儀和接打電話的要領(lǐng)。

　　2、電話記錄

　　它包括五個部分:即來話時間(年月日時分)、來話單位姓名、對方電話號碼、來話內(nèi)容、處理意見和記錄人署名(復(fù)述、核對)。

　　3、傳話:問清收話人姓名、職務(wù)、電話號碼。

　　(二)通話工作的要求

　　1、禮貌熱情

　　2、作好記錄

　　3、收話后,必須馬上解決問題

　　4、不屬于職權(quán)范圍內(nèi)的事,不隨便應(yīng)允或反駁

　　四、保密工作

　　信息保密是秘書人員的基本和重要的職責(zé),是保衛(wèi)國家,組織利益的起碼的要求。

　　一個組織的保密工作是從本單位的安全和利益出發(fā),將秘密信息控制在一定的范圍和時間內(nèi),防止被泄露和利用,使其自身價值得到充分有效的實現(xiàn)而采取必要手段與措施。

　　從載體上分,信息的安全及保密工作通常包括:

　　*口頭信息的安全及保密工作

　　*紙面信息的安全及保密工作

　　*電子信息的安全及保密工作

　　(一)秘書在保密工作中需要注意的幾個方面

　　(1) 文件保密。做好接收、傳遞、保管工作。

　　(2) 會議保密。不能隨意擴(kuò)散和泄露。

　　(3) 科技保密。

　　(二)做好特定信息的保密

　　1、人事信息

　　2、財務(wù)信息

　　3、產(chǎn)品信息

　　4、客戶信息

　　五、接待工作

　　接待工作可分內(nèi)賓接待和外賓接待

　　(一)內(nèi)賓接待

　　1、掌握來賓情況 。如所屬民族、職務(wù)、性別、人數(shù)、所乘車船班次、時間和大體意圖。

　　2、指定專人負(fù)責(zé)落實各項安排。

　　3、搞好迎送、食宿和日常服務(wù)。

　　4、了解來訪目的，給予必要幫助。

　　5、接待來賓應(yīng)持的態(tài)度。

　　(二)外賓接待

　　1、來賓的性質(zhì)

　　2、外賓接待工作的內(nèi)容,這是具有高度政策性的工作。

　　3、做好各項接待準(zhǔn)備工作 ⑴物質(zhì)準(zhǔn)備(吃住外) ⑵人員準(zhǔn)備 ⑶資料準(zhǔn)備 ⑷信息準(zhǔn)備 ⑸政策準(zhǔn)備

　　4、安排好生活服務(wù)

　　5、做好宣傳報道和安全保衛(wèi)工作

　　6、宴請與贈送活動

　　7、要安排好外賓的會見

　　8、做好經(jīng)費結(jié)算與接待工作總結(jié) ，無遺忘攜帶之物

　　(三)送行

　　六、出差期間的單位工作安排

　　出差期間的秘書工作，應(yīng)按領(lǐng)導(dǎo)意見與指示、處理有關(guān)的事項。

　　七、陪同

　　1、陪同準(zhǔn)備

　　2、物質(zhì)準(zhǔn)備

　　3、資料準(zhǔn)備

　　第二節(jié) 辦公環(huán)境管理

　　一、合理布置辦公室

　　(一)布置辦公室的要求

　　1、布置辦公室的基本要求

　　(1)采用一大間辦公室。

　　(2)使用同樣大小桌子。

　　(3)使同一區(qū)域的檔案柜與其他柜子的高度一致。

　　(4)將通常有許多外賓來訪的部門置于人口處。

　　2、辦公室布置的三大原則

　　(1)有利于溝通。

　　(2)便于監(jiān)督。

　　(3)協(xié)調(diào)、舒適。

　　3、辦公室布置的具體要求

　　(二)布置辦公室的工作程序

　　(1)對各部門的業(yè)務(wù)工作內(nèi)容與性質(zhì)加以考察與分析。

　　(2)列表將各部門的工作人員及其工作分別記載下來。

　　(3)根據(jù)工作需要，選配相應(yīng)的家具、桌椅。

　　(4)繪制辦公室座位布置圖。

　　(5)對設(shè)備的安放提出建議。

　　二、營造健康、安全的辦公環(huán)境

　　(一)安全檢查的內(nèi)容

　　(1)學(xué)法懂法，樹立安全意識。

　　(2)上崗前學(xué)習(xí)有關(guān)規(guī)章制度。

　　(3)主動識別安全隱患。

　　(4)發(fā)現(xiàn)問題，及時報告。

　　(5)發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障，應(yīng)立即報告。

　　(二)健康、安全辦公環(huán)境的基本要求

　　(1)辦公區(qū)建筑必須堅固安全。

　　(2)光線應(yīng)充足。

　　(3)溫度要適應(yīng)。

　　(4)布局應(yīng)注意通風(fēng)。

　　(5)辦公室空間及作為空間要適當(dāng)。

　　(6)辦公室噪音要低。

　　(7)辦公家具要滿足工作需要并符合健康標(biāo)準(zhǔn)。

　　(8)辦公區(qū)要設(shè)置相應(yīng)的消防設(shè)施。

　　(三)工作程序

　　(1)確定安全檢查周期、定期檢查。

　　(2)發(fā)現(xiàn)隱患，立即報告。

　　(3)發(fā)現(xiàn)個人職權(quán)無法排除的危險，有責(zé)任和義務(wù)報告、跟進(jìn)，直到解決。

　　第三節(jié) 辦公設(shè)備和用品的管理與使用

　　一、 訂購、接收、管理辦公用品

　　(一) 相關(guān)知識

　　1. 庫存控制概述

　　2. 庫存控制卡

　　(二) 工作程序

　　1. 選擇供應(yīng)商

　　2. 選擇訂購方式

　　3. 辦理進(jìn)貨手續(xù)

　　4. 保管

　　二、 數(shù)碼相機的使用

　　(一) 相關(guān)知識

　　數(shù)碼相機的工作原理

　　數(shù)碼相機與傳統(tǒng)相機的區(qū)別

　　數(shù)碼相機的性能指標(biāo)

　　(二) 操作步驟

　　1. 拍攝照片

　　2. 連接數(shù)碼相機與計算機

　　3. 將圖片導(dǎo)入計算機

　　4. 編輯圖片

　　(三) 注意事項

　　1. 數(shù)碼相機不適宜拍攝自然風(fēng)光

　　2. 拍攝時要盡量靠近被攝體

　　3. 取景要準(zhǔn)確

　　4. 在逆光拍攝時要使用閃光燈進(jìn)行補光

　　三、 掃描儀的使用

　　(一) 相關(guān)知識

　　1. 掃描儀的工作原理

　　2. 掃描儀的種類和作用

　　3. 掃描儀的選購常識

　　(二) 操作步驟

　　1. 安裝掃描儀

　　2. 掃描圖像

　　3. 掃描文字

　　(三) 注意事項

　　1. 不要忘記鎖定掃描儀。

　　2. 注意掃描儀的清潔。

　　3. 不要帶電接插掃描儀。

　　4. 注意更新掃描儀驅(qū)動程序。

　　5. 不要使用太高的分辨率。

　　6. 不要讓掃描儀工作在震動的環(huán)境中。

　　7. 不要頻繁開關(guān)掃描儀。

　　四、 光盤刻錄機的使用

　　(一) 相關(guān)知識

　　1. 光盤刻錄的原理

　　2. 光盤刻錄機的分類

　　3. 刻錄機主要性能指標(biāo)

　　(二) 操作步驟

　　1. 連接光盤刻錄機與計算機

　　2. 光盤刻錄機驅(qū)動程序與刻錄軟件的安裝

　　3. 制作數(shù)據(jù)關(guān)盤

　　(三) 注意事項

　　1. 安裝時注意散熱

　　2. 保持清潔

　　3. 避免刻錄機長時間工作

　　4. 刻盤過程中的注意事項

　　5. 及時取出盤片

　　五、 投影儀的使用

　　(一) 相關(guān)知識

　　1. 分辨率

　　2. 亮度

　　3. 對比度

　　4. 帶寬

　　5. 均勻度

　　6. 燈泡的類型和壽命

　　7. 接口配置

　　(二) 操作步驟

　　1. 安放投影儀

　　2. 連接投影儀與電腦

　　3. 接通電源，設(shè)置好輸出方式

　　4. 對焦

　　5. 設(shè)置分辨率

　　6. 關(guān)閉投影儀

　　(三) 注意事項

　　1. 保持投影儀鏡頭的清潔

　　2. 投影過程中不能用鏡頭蓋遮擋畫面

　　3. 不要關(guān)機后立即斷電

　　4. 不要帶電插拔電纜

　　5. 不要頻繁開、關(guān)機

　　六、 攝像機的使用

　　(一) 攝像機概述

　　(二) 基本的攝像技巧

　　(三) 攝像機的操作步驟

　　開機、裝錄像帶、拍攝、回放檢查、關(guān)機。

　　(四) 注意事項

　　1. 日常維護(hù)

　　2. 鏡頭的維護(hù)

　　3. 磁頭的維護(hù)

　　4. 磁帶的維護(hù)

　　5. 電池的使用

　　第四節(jié) 信息管理

　　一、秘書信息工作的基本要求――準(zhǔn)確、及時、適用

　　1、準(zhǔn)確: 要如實地進(jìn)行反映和描述,決不能迎合個別領(lǐng)導(dǎo)的意圖而將情況任意夸大縮小,人為造成信息失真。

　　2、及時：信息的時效性決定了信息的生命力在于流動,它的流動速度越快,在實踐中獲得的價值就高，尤其是經(jīng)濟(jì)信息。

　　3、適用: 適用,既要有針對性,適合領(lǐng)導(dǎo)利用。提供信息是為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù),秘書人員就需對領(lǐng)導(dǎo)者在組織中的狀況有所了解。

　　秘書人員在收集、傳遞信息時,一定要有鮮明的目的性,時時處處以是適合不同單位、不同層次的領(lǐng)導(dǎo)者的需要為出發(fā)點。但又須看到任何領(lǐng)導(dǎo)者每個時期領(lǐng)導(dǎo)工作都有其中心,都有關(guān)注的“熱點”和“難點”。

　　二、秘書信息工作的程序

　　包括:收集-――整理-――傳遞-――存儲-――利用

　　(一)信息的收集

　　根據(jù)一定的目的,通過不同的方式搜集,獲取信息的過程。信息收集是信息工作的第一步,也是信息整理的基礎(chǔ)。

　　1、收集內(nèi)容:

　　就某個機關(guān)、企業(yè)來說,它們收集信息的內(nèi)容如下:

　?、劈h中央、國務(wù)院公布的方針、政策、法規(guī)性文件。

　?、粕霞墮C關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)部門發(fā)布的直接與生產(chǎn)、工作有關(guān)的指導(dǎo),指揮性文件。如指示、決定、批復(fù)。

　?、潜緳C關(guān)、本企業(yè)和所屬各部門的機構(gòu)、人員、財力、物力、工作、生產(chǎn)等情況,以及生產(chǎn)計劃、指標(biāo)、統(tǒng)計數(shù)據(jù)、改革狀況、科技發(fā)展、典型經(jīng)驗、工作總結(jié)。

　　⑷本機關(guān)執(zhí)行政策,推動工作以及本企業(yè)產(chǎn)品銷售后的反饋信息。如群眾的反映、意見、建議、要求等。

　?、膳c本機關(guān)、本企業(yè)業(yè)務(wù)有關(guān)的外界情況與新信息。如社會動態(tài)、思想傾向、城市與農(nóng)村經(jīng)濟(jì)改革。

　?、逝c本單位、業(yè)務(wù)性質(zhì)相同的其他地區(qū)、單位以及國外同行業(yè)可供比較的情況材料。

　?、耸占c本機關(guān)企業(yè)業(yè)務(wù)未來發(fā)展有關(guān)的科技成果(包括新產(chǎn)品、新工藝、新材料)以及先進(jìn)的經(jīng)驗、方法等信息資料。

　　2、收集的信息的特點:

　?、蓬I(lǐng)導(dǎo)者要求秘書人員提供的信息資料大多帶有全局性、方向性、綜合性與社會組織的整體發(fā)展情況大局有關(guān)。

　　⑵要為變換著的中心工作與臨時索要等突發(fā)性任務(wù)做好準(zhǔn)備。

　?、鞘占瘍Υ娴男畔①Y料大多具有較長時期的使用價值,如起草文件,常常要翻閱過去相關(guān)的文件,以求保持政策的連續(xù)性;說明問題或預(yù)測未來對常查找過去的資料。

　　3、收集信息的方式:

　　一是，傳統(tǒng)收集形式。文件、會議、電話、口頭。

　　渠道: 收集上級來的信息，通過下級機構(gòu)的口頭匯報和書面材料，同級機構(gòu)其他系統(tǒng)互相交換材料，通過信訪或報刊。

　　二是，開拓式收集。組織健全的信息網(wǎng)絡(luò)。方法:

　　(1) 觀察法。

　　(2) 閱讀法。

　　(3) 詢問法。

　　(4) 交換法。

　　(5) 問卷法。

　　(6) 網(wǎng)絡(luò)法。

　　(7) 購置法。

　　(二)信息的整理

　　信息的整理是對收集到的大量原始信息,在數(shù)量上加以濃縮,在質(zhì)量上加以提高,在形式上給予表現(xiàn),使之便于傳遞,利用和儲存的過程,信息的整理是整個信息工作的核心。它包括分類、篩選、校對、加工。

　　1、分類方法:

　　A、字母分類法 B、地區(qū)分類法 C、主題分類法 D、數(shù)字分類法 E、時間分類法

　　2、篩選方法：

　　看來源、 看標(biāo)題、 看正文。

　　(1)剔除虛假信息、失效信息和無效信息,從中挑選出有價值的信息。除去假的、重復(fù)的、過時的、表面的、與本單位關(guān)系很小或意義不大的信息,從量與質(zhì)兩方面突出少量的重要信息。篩選體現(xiàn)了對內(nèi)容的初步鑒別,其目的是讓領(lǐng)導(dǎo)用最少的時間獲得最大量的優(yōu)質(zhì)信息。

　　(2)挑選出有價值的信息。 A、挑選對工作有指導(dǎo)意義,與業(yè)務(wù)活動密切相關(guān)的信息 B、挑選帶有傾向性,動態(tài)性或突發(fā)重要信息 C、分析需求,結(jié)合中心工作或解決特定問題的需要篩選信息 D、挑選能預(yù)見未來發(fā)展變化趨勢,為決策提供超前服務(wù)的信息 E、堅持信息數(shù)量與質(zhì)量的統(tǒng)一。

　　(3)決定取舍:A、突出主題 B、注意典型性 C、有新意 D、有特點。

　　3、校對方法:

　　溯源法、比較法、校對法、邏輯法、調(diào)查法、數(shù)理統(tǒng)計法。

　　4、加工方法:

　　信息加工是指將篩選出來的信息進(jìn)行提煉,使其具有較高質(zhì)量。

　　(1)信息加工分為兩個層次:

　　一是對現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)上的信息和各部門提供的信息進(jìn)行初步加工,稱為基礎(chǔ)性信息。這類信息只能供接受者了解動態(tài)。

　　二是對各種基礎(chǔ)性信息進(jìn)行歸納、綜合、分析和調(diào)查研究提出有情況; 有分析、有建議、有深度的信息,稱為高層次信息。――這類信息具有較大的參謀咨詢作用。

　　信息加工能力,是事務(wù)型秘書與開拓性秘書的主要界限。

　　(2)加工信息須從以下方面著手：

　　第一, 充實內(nèi)容。

　　第二, 綜合分析。

　　第三, 提出意見。

　　(三)信息的傳遞

　　(1) 單通道傳遞。信息從信源發(fā)出后沿著單一通道,傳給信息接受者。

　　(2) 多通道傳遞。即信息從信息源發(fā)出后,沿著兩種以上通道傳遞給信息接受者。

　　信息傳遞的方式有: ⑴口頭傳遞 ⑵書面?zhèn)鬟f ⑶電訊傳遞

　　傳遞要求:迅速,準(zhǔn)確,保密

　　(四)信息的利用與儲存

　　(1) 分類――對各種信息按一定的規(guī)則進(jìn)行分類

　　(2) 著錄――如實的記載(制分類卡)

　　(3) 建立儲存檢索系統(tǒng) 歸類存放

　　(4) 保管――存放與保護(hù)

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