秘書考試四級精講筆記之會議管理會前籌備(1)

　　一、 擬訂會議議程、日程 $lesson$

　　(一)會議議程和會議日程的內(nèi)容及作用轉(zhuǎn)自環(huán) 球 網(wǎng) 校edu24ol.com

　　1、會議議程的內(nèi)容

　　會議議程是為完成議題而做出的順序計劃，即會議所要討論、解決的問題的大致安排，會議主持人要根據(jù)議程主持會議。會議議程是會議具體的概略安排，它通過會議日程顯示出來。大中型會議的議程一般安排如下：開幕式;領(lǐng)導(dǎo)和來賓致辭;領(lǐng)導(dǎo)作報告;分組討論;大會發(fā)言;參觀或其他活動;會議總結(jié);宣讀決議;閉幕式。

　　2、會議日程的內(nèi)容

　　會議日程就是根據(jù)議程逐日做出的具體安排，它以天為單位，是會議全程各項活動和與會者安排個人時間的依據(jù)。

　　3、會議議程和日程的作用

　　通過了解會議議程和日程，與會者可以更好地了解會議所要討論的問題，清楚會議順序計劃，即獲得有效信息。會議議程更是一個溝通的平臺，一個高效的市場管理工具。

　　(二)會議議程的制定程序

　　1、明確目標(biāo)和參加者

　　2、安排各議程事項的時間

　　3、確定每一項議程

　　4、決定會議討論形式

　　(三)會議日程的編制方法

　　1、制定議程表時，應(yīng)注意議題所涉及各種事物的習(xí)慣性順序和本公司章程有無對會議議程順序的明確規(guī)定。

　　2、 制定議程表之前還須明確會議活動的人員、日期和時間、地點、有關(guān)的餐飲安排。

　　3、 宣布議程，然后說明一些有關(guān)此次會議事務(wù)性的內(nèi)容，之后在安排討論的問題。

　　4、 盡量將同類性質(zhì)的問題集中排列在一起，這樣既便于討論，也便于有關(guān)列席人員到會和退席。

　　5、 保密性較強的議題，一般放在后面。

　　二、提供會議地點的備選方案

　　(一)會議地點選擇的要求

　　1、交通便利。

　　2、會場的大小應(yīng)與會議規(guī)模相符。

　　3、場地要有良好的設(shè)備配置。

　　4、場地應(yīng)不受外界干擾。

　　5、選擇會議地點應(yīng)考慮有無停車場所。轉(zhuǎn)自環(huán) 球 網(wǎng) 校edu24ol.com

　　6、 場地租借的成本必須合理。

　　(二)會議場地選擇的工作程序

　　1、 會議的目的與形態(tài)

　　2、 實質(zhì)上的需要、與會者的期望

　　3、 列出選擇會議場地需求的工作清單，確定會議場地

　　4、 對會議地點進行確認(rèn)

　　5、簽訂書面合同

　　(三)實地考察會議地點的注意事項

　　1、 會見能作決策的人，有利于以后解決可能出現(xiàn)的問題。

　　2、 只要可能，一定要在酒店建議的日期去參觀。

　　3、 不要出于個人原因再次參觀酒店。

　　4、 不要帶家屬同行參觀。

　　5、 要考慮是否以一個普通客人的身份不宣而至，以檢查酒店對客人的接待情況。

　　6、 要考慮另外一兩家酒店作為“備選”，以免因談判失敗而出現(xiàn)被動局面。

　　三、布置會場和安排座次

　　(一)會場整體布局安排

　　1、會場整體布局的要求

　　(1)莊重、美觀、舒適 。

　　(2)會場的整體格局要根據(jù)會議的性質(zhì)和形式創(chuàng)造出和諧的氛圍。

　　(3)中大型會議要保證一個絕對的中心。

　　(4)小型會場要注意集中和方便。

　　2、會場整體布局的類型

　　(1)較大型會場的座次安排。

　　(2)中小型會議的座次安排。

　　3、會場整體布局安排的工作程序

　　(1)確定會場形式。

　　(2)合理擺放桌椅。

　　(3)布置附屬性設(shè)備

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