秘書考試四級精講筆記之會議管理會前籌備(2)

　　(二) 主席臺的座次和場內(nèi)座次安排 $lesson$

　　1、主席臺座次和場內(nèi)座次的要求轉(zhuǎn)自環(huán) 球 網(wǎng) 校edu24ol.com

　　主席臺是與會人員矚目的地方，也是會場布置工作的重點。各種大中型會議均應(yīng)該設(shè)主席臺。座談會和日常工作會議一般不設(shè)主席臺或主席桌。無論是否設(shè)置主席臺，都要注意使會議主持人面向與會人員，避免同與會人員背向現(xiàn)象。另外，一般會議不必把眾多的領(lǐng)導(dǎo)人都請上主席臺，只請講話人和主持人即可。

　　2、主席臺的座次和場內(nèi)座次安排

　　(1)安排主席臺的座次。會議主席臺就坐者都是主辦方的負(fù)責(zé)人、貴賓或主席團成員，安排座位時應(yīng)注意以下慣例：

　　1)依職務(wù)的高低和選舉的結(jié)果安排座次。職務(wù)最高者居中，然后按先左后右、由前至后的順序依次排列。正式代表在前居中，列席代表在后居側(cè)。

　　2)為工作便利起見，會議主持人有時需在前排的邊座就座，有時可按職務(wù)順序就座。

　　3)主席臺座次的編排應(yīng)編制成表，先報主管上司審核，然后貼于貴賓室、休息室或主席臺入口處的墻上，也可在出席證、簽到證等證件上表明。

　　4)在主席臺的桌上，于每個座位的左側(cè)放置姓名臺簽。

　　(2)安排場內(nèi)其他人員的座次

　　1)小型會場內(nèi)座位的安排。分清上下座，一般離會場的入口處遠(yuǎn)、離會議主席位置近的座位為上座;反之，為下座。會議的主持人或會議主席的位置應(yīng)置于遠(yuǎn)離入口處、正對門的位置。

　　2)中大型會場內(nèi)座次的安排。常見的安排方法有三種：

　　①橫排法。是按照參加會議人員的名單以及姓氏筆畫或單位名稱筆畫為序，從左至右橫向依次排列座次的方法。

　?、谪Q排法。是按照各代表團或各單位成員的既定次序或姓氏筆畫從前至后縱向排列座次的方法。將正式代表或成員排在前，職務(wù)高者排在前，列席成員、職務(wù)低者排在后。

　?、圩蠛笈帕蟹?。是按照參加會議人員姓氏筆畫或單位名稱筆畫為序，以會場主席臺中心為基點，向左右兩邊交錯擴展排列座位的方法。

　　四、發(fā)布會議信息

　　(一)會議信息的內(nèi)容和類型轉(zhuǎn)自環(huán) 球 網(wǎng) 校edu24ol.com

　　1、會議信息的內(nèi)容

　　會議信息的內(nèi)容包括：會議的報名時間、地點、費用及方法;會務(wù)聯(lián)系電話與聯(lián)系人;會議報到及會議議程、日程;與會者的信息;會議報送的交流信息;會議的記錄和紀(jì)要內(nèi)容;會議的宣傳報道內(nèi)容;會議的決議內(nèi)容。

　　2、會議的類型

　　會議信息分類是根據(jù)信息所反映的內(nèi)容性質(zhì)和特征的異同，將信息分成各個類別，使信息條理化，便于存放和查找，提高信息利用的效率。

　　(二)發(fā)布會議信息的工作程序

　　1、傳遞會議通知信息

　　2、分發(fā)傳遞會議文件

　　3、溝通傳遞會議有關(guān)情況

　　(三)注意事項

　　1、發(fā)布會議信息前要進行報審

　　2、要對媒體進行選擇

　　五、安排會議食宿

　　(一)會議餐飲的常識和工作程序

　　1、會議餐飲的常識

　　(1)餐飲安排的原則是讓代表吃好而又不浪費。

　　(2)就餐大體上是一個標(biāo)準(zhǔn)，要適當(dāng)照顧少數(shù)民族代表和年老體弱者。確定好伙食標(biāo)準(zhǔn)和進餐方式，照顧南北不同代表的口味。

　　(3)秘書人員應(yīng)提前到現(xiàn)場布置并檢查組織工作的落實情況，并事先將座位卡及菜單擺上。

　　(4)座位的通知除在請柬上注明外，還可在宴會上陳列宴會簡圖，標(biāo)出全場座位以及全體出席者位置，還可用卡片寫好姓名席位，發(fā)給本人。

　　2、安排會議餐飲

　　(1)根據(jù)會議的經(jīng)費和人員情況決定會議餐飲的標(biāo)準(zhǔn)。

　　(2)就餐方式可根據(jù)會議的規(guī)模和性質(zhì)來確定，提倡實行自助餐制和分餐制。

　　(3)事先與提供餐飲的單位確定餐飲時間和地點。

　　(4)事先設(shè)計和確定就餐的憑證。

　　(5)要與飯店一起確定菜單，飲食要衛(wèi)生、可口、品種多。

　　(6)事先要準(zhǔn)備好干凈的飲食用具。

　　(7)給因開會或服務(wù)工作誤了用餐的人員預(yù)留飯菜。

　　(8)做好飲水、飲料的供應(yīng)。

　　3、會議餐飲的類型和標(biāo)準(zhǔn)

　　(1)早餐。早餐食物的選擇可以是正規(guī)的復(fù)雜早餐，也可以是自助早餐。

　　(2)會場休息期間的茶歇。一般供應(yīng)咖啡、茶或其他飲料。

　　(3)午餐。午餐不宜大吃大喝，以免影響下午的會議安排。

　　(4)正式晚餐。晚餐食物的選擇既要考慮到營養(yǎng)和健康，又要考慮到出席者的口味和特色。

　　(5)招待會。應(yīng)選擇健康的、美味的、人們愛吃的配餐。

　　(二)會議住宿的常識和工作程序

　　1、會議住宿的常識

　　(1)要提前編制住房方案。

　　(2)長者、尊者、領(lǐng)導(dǎo)要適當(dāng)照顧。

　　(3)具體安排住宿時，要根據(jù)與會人員職務(wù)、年齡、健康狀況、性別和房間條件綜合考慮，統(tǒng)籌安排。

　　(4)有時還要按地區(qū)集中，統(tǒng)籌安排。

　　(5)不同標(biāo)準(zhǔn)的房間要作合理分配，一般是根據(jù)房間的不同規(guī)格并結(jié)合代表具體情況列出住宿表。

　　(6)報經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審定后，按表分配住宿，做到有條不紊。

　　2、安排會議住宿

　　(1)安排方式的選擇。

　　(2)預(yù)定會議住宿的程序。

　　(3)確定會議住宿的程序。

　　3、會議房間的分配

　　(1)如果由主辦方支付費用，則需按其職務(wù)標(biāo)準(zhǔn)安排住房，除了部分嘉賓和主辦方的領(lǐng)導(dǎo)，其他與會人員的住宿標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)相近。

　　(2)年齡較大的與會者和女性應(yīng)盡量安排到向陽、通風(fēng)、衛(wèi)生條件較好的房間。

　　(3)注意盡量不要把漢族與會者與有禁忌的少數(shù)民族與會者安排在同一房間。

　　(4)可預(yù)先在會議回執(zhí)上將不同規(guī)格的住宿條件標(biāo)明，請與會者自己選擇預(yù)訂。

　　(5)預(yù)訂住宿地點的工作一定要打出提前量，預(yù)訂數(shù)量上應(yīng)略有富余。

　　六、邀請會議嘉賓

　　(一)、會議嘉賓的類型和要求

　　1、會議嘉賓的類型

　　(1)組織方的上級領(lǐng)導(dǎo)和政府官員。

　　(2)企業(yè)的重要客戶和各種利益相關(guān)方。

　　(3)社會名流和電影明星。

　　(4)對實現(xiàn)會議目標(biāo)有潛在貢獻的人。

　　2、嘉賓邀請的要求

　　(1)要事先確定嘉賓名單，并事先與嘉賓溝通確認(rèn)能否出場。

　　(2)要發(fā)出正式邀請函。

　　(3)要做到有禮貌。

　　(4)要了解嘉賓各自的背景，處理好嘉賓之間的關(guān)系。

　　(5)對于難以分辨是否應(yīng)該邀請的人士，最好能采取“寧可邀請，而不排斥”的原則。

　　(6)嘉賓人數(shù)不宜過多。

　　(二)邀請會議嘉賓的工作程序

　　(1)在邀請參會嘉賓方面，要開會研究，確定嘉賓名單，而接下來邀請嘉賓的工作就由工作組負(fù)責(zé)組織實施。

　　(2)擬寫并發(fā)送嘉賓請柬，要使每一份請柬都制作精美。

　　(3)要逐一與嘉賓聯(lián)絡(luò)，確認(rèn)其參會情況。

　　(4)在會議正式召開之際，要再次與嘉賓聯(lián)系，并確認(rèn)如何接送。

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