秘書(shū)考試四級(jí)精講筆記之會(huì)議管理會(huì)前籌備(2)

　　(二) 主席臺(tái)的座次和場(chǎng)內(nèi)座次安排 $lesson$

　　1、主席臺(tái)座次和場(chǎng)內(nèi)座次的要求轉(zhuǎn)自環(huán) 球 網(wǎng) 校edu24ol.com

　　主席臺(tái)是與會(huì)人員矚目的地方，也是會(huì)場(chǎng)布置工作的重點(diǎn)。各種大中型會(huì)議均應(yīng)該設(shè)主席臺(tái)。座談會(huì)和日常工作會(huì)議一般不設(shè)主席臺(tái)或主席桌。無(wú)論是否設(shè)置主席臺(tái)，都要注意使會(huì)議主持人面向與會(huì)人員，避免同與會(huì)人員背向現(xiàn)象。另外，一般會(huì)議不必把眾多的領(lǐng)導(dǎo)人都請(qǐng)上主席臺(tái)，只請(qǐng)講話人和主持人即可。

　　2、主席臺(tái)的座次和場(chǎng)內(nèi)座次安排

　　(1)安排主席臺(tái)的座次。會(huì)議主席臺(tái)就坐者都是主辦方的負(fù)責(zé)人、貴賓或主席團(tuán)成員，安排座位時(shí)應(yīng)注意以下慣例：

　　1)依職務(wù)的高低和選舉的結(jié)果安排座次。職務(wù)最高者居中，然后按先左后右、由前至后的順序依次排列。正式代表在前居中，列席代表在后居側(cè)。

　　2)為工作便利起見(jiàn)，會(huì)議主持人有時(shí)需在前排的邊座就座，有時(shí)可按職務(wù)順序就座。

　　3)主席臺(tái)座次的編排應(yīng)編制成表，先報(bào)主管上司審核，然后貼于貴賓室、休息室或主席臺(tái)入口處的墻上，也可在出席證、簽到證等證件上表明。

　　4)在主席臺(tái)的桌上，于每個(gè)座位的左側(cè)放置姓名臺(tái)簽。

　　(2)安排場(chǎng)內(nèi)其他人員的座次

　　1)小型會(huì)場(chǎng)內(nèi)座位的安排。分清上下座，一般離會(huì)場(chǎng)的入口處遠(yuǎn)、離會(huì)議主席位置近的座位為上座;反之，為下座。會(huì)議的主持人或會(huì)議主席的位置應(yīng)置于遠(yuǎn)離入口處、正對(duì)門的位置。

　　2)中大型會(huì)場(chǎng)內(nèi)座次的安排。常見(jiàn)的安排方法有三種：

　?、贆M排法。是按照參加會(huì)議人員的名單以及姓氏筆畫(huà)或單位名稱筆畫(huà)為序，從左至右橫向依次排列座次的方法。

　?、谪Q排法。是按照各代表團(tuán)或各單位成員的既定次序或姓氏筆畫(huà)從前至后縱向排列座次的方法。將正式代表或成員排在前，職務(wù)高者排在前，列席成員、職務(wù)低者排在后。

　?、圩蠛笈帕蟹?。是按照參加會(huì)議人員姓氏筆畫(huà)或單位名稱筆畫(huà)為序，以會(huì)場(chǎng)主席臺(tái)中心為基點(diǎn)，向左右兩邊交錯(cuò)擴(kuò)展排列座位的方法。

　　四、發(fā)布會(huì)議信息

　　(一)會(huì)議信息的內(nèi)容和類型轉(zhuǎn)自環(huán) 球 網(wǎng) 校edu24ol.com

　　1、會(huì)議信息的內(nèi)容

　　會(huì)議信息的內(nèi)容包括：會(huì)議的報(bào)名時(shí)間、地點(diǎn)、費(fèi)用及方法;會(huì)務(wù)聯(lián)系電話與聯(lián)系人;會(huì)議報(bào)到及會(huì)議議程、日程;與會(huì)者的信息;會(huì)議報(bào)送的交流信息;會(huì)議的記錄和紀(jì)要內(nèi)容;會(huì)議的宣傳報(bào)道內(nèi)容;會(huì)議的決議內(nèi)容。

　　2、會(huì)議的類型

　　會(huì)議信息分類是根據(jù)信息所反映的內(nèi)容性質(zhì)和特征的異同，將信息分成各個(gè)類別，使信息條理化，便于存放和查找，提高信息利用的效率。

　　(二)發(fā)布會(huì)議信息的工作程序

　　1、傳遞會(huì)議通知信息

　　2、分發(fā)傳遞會(huì)議文件

　　3、溝通傳遞會(huì)議有關(guān)情況

　　(三)注意事項(xiàng)

　　1、發(fā)布會(huì)議信息前要進(jìn)行報(bào)審

　　2、要對(duì)媒體進(jìn)行選擇

　　五、安排會(huì)議食宿

　　(一)會(huì)議餐飲的常識(shí)和工作程序

　　1、會(huì)議餐飲的常識(shí)

　　(1)餐飲安排的原則是讓代表吃好而又不浪費(fèi)。

　　(2)就餐大體上是一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，要適當(dāng)照顧少數(shù)民族代表和年老體弱者。確定好伙食標(biāo)準(zhǔn)和進(jìn)餐方式，照顧南北不同代表的口味。

　　(3)秘書(shū)人員應(yīng)提前到現(xiàn)場(chǎng)布置并檢查組織工作的落實(shí)情況，并事先將座位卡及菜單擺上。

　　(4)座位的通知除在請(qǐng)柬上注明外，還可在宴會(huì)上陳列宴會(huì)簡(jiǎn)圖，標(biāo)出全場(chǎng)座位以及全體出席者位置，還可用卡片寫好姓名席位，發(fā)給本人。

　　2、安排會(huì)議餐飲

　　(1)根據(jù)會(huì)議的經(jīng)費(fèi)和人員情況決定會(huì)議餐飲的標(biāo)準(zhǔn)。

　　(2)就餐方式可根據(jù)會(huì)議的規(guī)模和性質(zhì)來(lái)確定，提倡實(shí)行自助餐制和分餐制。

　　(3)事先與提供餐飲的單位確定餐飲時(shí)間和地點(diǎn)。

　　(4)事先設(shè)計(jì)和確定就餐的憑證。

　　(5)要與飯店一起確定菜單，飲食要衛(wèi)生、可口、品種多。

　　(6)事先要準(zhǔn)備好干凈的飲食用具。

　　(7)給因開(kāi)會(huì)或服務(wù)工作誤了用餐的人員預(yù)留飯菜。

　　(8)做好飲水、飲料的供應(yīng)。

　　3、會(huì)議餐飲的類型和標(biāo)準(zhǔn)

　　(1)早餐。早餐食物的選擇可以是正規(guī)的復(fù)雜早餐，也可以是自助早餐。

　　(2)會(huì)場(chǎng)休息期間的茶歇。一般供應(yīng)咖啡、茶或其他飲料。

　　(3)午餐。午餐不宜大吃大喝，以免影響下午的會(huì)議安排。

　　(4)正式晚餐。晚餐食物的選擇既要考慮到營(yíng)養(yǎng)和健康，又要考慮到出席者的口味和特色。

　　(5)招待會(huì)。應(yīng)選擇健康的、美味的、人們愛(ài)吃的配餐。

　　(二)會(huì)議住宿的常識(shí)和工作程序

　　1、會(huì)議住宿的常識(shí)

　　(1)要提前編制住房方案。

　　(2)長(zhǎng)者、尊者、領(lǐng)導(dǎo)要適當(dāng)照顧。

　　(3)具體安排住宿時(shí)，要根據(jù)與會(huì)人員職務(wù)、年齡、健康狀況、性別和房間條件綜合考慮，統(tǒng)籌安排。

　　(4)有時(shí)還要按地區(qū)集中，統(tǒng)籌安排。

　　(5)不同標(biāo)準(zhǔn)的房間要作合理分配，一般是根據(jù)房間的不同規(guī)格并結(jié)合代表具體情況列出住宿表。

　　(6)報(bào)經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審定后，按表分配住宿，做到有條不紊。

　　2、安排會(huì)議住宿

　　(1)安排方式的選擇。

　　(2)預(yù)定會(huì)議住宿的程序。

　　(3)確定會(huì)議住宿的程序。

　　3、會(huì)議房間的分配

　　(1)如果由主辦方支付費(fèi)用，則需按其職務(wù)標(biāo)準(zhǔn)安排住房，除了部分嘉賓和主辦方的領(lǐng)導(dǎo)，其他與會(huì)人員的住宿標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)相近。

　　(2)年齡較大的與會(huì)者和女性應(yīng)盡量安排到向陽(yáng)、通風(fēng)、衛(wèi)生條件較好的房間。

　　(3)注意盡量不要把漢族與會(huì)者與有禁忌的少數(shù)民族與會(huì)者安排在同一房間。

　　(4)可預(yù)先在會(huì)議回執(zhí)上將不同規(guī)格的住宿條件標(biāo)明，請(qǐng)與會(huì)者自己選擇預(yù)訂。

　　(5)預(yù)訂住宿地點(diǎn)的工作一定要打出提前量，預(yù)訂數(shù)量上應(yīng)略有富余。

　　六、邀請(qǐng)會(huì)議嘉賓

　　(一)、會(huì)議嘉賓的類型和要求

　　1、會(huì)議嘉賓的類型

　　(1)組織方的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和政府官員。

　　(2)企業(yè)的重要客戶和各種利益相關(guān)方。

　　(3)社會(huì)名流和電影明星。

　　(4)對(duì)實(shí)現(xiàn)會(huì)議目標(biāo)有潛在貢獻(xiàn)的人。

　　2、嘉賓邀請(qǐng)的要求

　　(1)要事先確定嘉賓名單，并事先與嘉賓溝通確認(rèn)能否出場(chǎng)。

　　(2)要發(fā)出正式邀請(qǐng)函。

　　(3)要做到有禮貌。

　　(4)要了解嘉賓各自的背景，處理好嘉賓之間的關(guān)系。

　　(5)對(duì)于難以分辨是否應(yīng)該邀請(qǐng)的人士，最好能采取“寧可邀請(qǐng)，而不排斥”的原則。

　　(6)嘉賓人數(shù)不宜過(guò)多。

　　(二)邀請(qǐng)會(huì)議嘉賓的工作程序

　　(1)在邀請(qǐng)參會(huì)嘉賓方面，要開(kāi)會(huì)研究，確定嘉賓名單，而接下來(lái)邀請(qǐng)嘉賓的工作就由工作組負(fù)責(zé)組織實(shí)施。

　　(2)擬寫并發(fā)送嘉賓請(qǐng)柬，要使每一份請(qǐng)柬都制作精美。

　　(3)要逐一與嘉賓聯(lián)絡(luò)，確認(rèn)其參會(huì)情況。

　　(4)在會(huì)議正式召開(kāi)之際，要再次與嘉賓聯(lián)系，并確認(rèn)如何接送。

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