五級(jí)秘書辦公：Word文檔的安全保護(hù)經(jīng)驗(yàn)交流

　　對(duì)一個(gè)電腦用戶來說，文字處理工作是必要的。出于某些目的，我們常常需要對(duì)自己的文檔進(jìn)行保護(hù)。這里所說的“保護(hù)”有兩層含義。第一、確保自己文檔中的信息不被其他未授權(quán)用戶看到;第二、避免宏病毒、誤操作及其他各種原因使文檔文件受損，保證文檔的完整性。$lesson$

　　隱藏文檔紀(jì)錄轉(zhuǎn)自環(huán) 球 網(wǎng) 校edu24ol.com

　　當(dāng)我們打開Word時(shí)，首先會(huì)看到什么?對(duì)了，只要用鼠標(biāo)點(diǎn)擊“文件”菜單，默認(rèn)情況下會(huì)列出最近使用過的4個(gè)文件。這樣，我們打開過的文件會(huì)完全暴露在外，無需查找也能輕易被別人發(fā)現(xiàn)。

　　出于保密需要，我們往往不希望別人看到自己最近編輯過的文件，要達(dá)到這樣的目的，只要在“工具”→“選項(xiàng)”→“常規(guī)”選項(xiàng)卡中不選中“列出最近所用文件”即可。

　　這樣做就沒人能發(fā)現(xiàn)最近被使用過的文件了?答案當(dāng)然是否定的。在一般情況下，Windows的“開始”菜單中“文檔”子菜單會(huì)列出用戶最近使用過的所有文件，對(duì)敏感內(nèi)容應(yīng)及時(shí)予以清除。我們可以通過點(diǎn)擊“開設(shè)”→“設(shè)置”→“任務(wù)欄和開始菜單”→“高級(jí)”選項(xiàng)卡中的“清除”按鈕(這是Windows 2000下的方法，Windows 98下的操作類似)?？墒牵l繁的清除也太麻煩，再說，有時(shí)候忘記清除怎么辦，有沒有一勞永逸的辦法呢?我們可以通過修改注冊(cè)表來實(shí)現(xiàn)。

　　在HKEY_CURRENT_USERSoftwareMicrosoftWindowsCurrentVersionPoliciesExplorer分支下新建一個(gè)名為“NoRecentDocsHistory”的DWord值，將其鍵值設(shè)置為1，可使“文檔"菜單中的內(nèi)容不再改變?；蛘咴谏鲜龇种滦陆ㄒ粋€(gè)名為“NoRecentDocsMenu”的二進(jìn)制值，并將其鍵值設(shè)置為“01 00 00 00”，重新啟動(dòng)后“文檔”菜單將從“開始”菜單中消失。

　　躲開他人視線

　　現(xiàn)在我們可以開始安心編輯文件了。不好，突然有人走了過來――有時(shí)我們不希望別人看到自己正在編輯的文檔。如果直接關(guān)掉Word等會(huì)還要重新打開編輯的文檔，對(duì)已經(jīng)設(shè)置了“不顯示最近使用文件”的用戶來說，要是目錄很深，那可慘了……其實(shí)有一種簡單的辦法：首先用“Ctrl+A”選中全文，再用工具欄中的“字體顏色”按鈕將字體設(shè)置為白色。如果嫌步驟太多，可以自己錄制一條宏命令：選擇“工具”→“宏”菜單中的“錄制新宏”命令，在彈出的對(duì)話框中輸入宏名(隨你自己定，比如“隱藏”)，按下將宏指定到鍵盤的按鈕，在彈出的對(duì)話框中指定執(zhí)行這個(gè)宏所使用的快捷鍵組合(我們可以任意選擇，但不要和已有的快捷鍵組合沖突)。等別人走開以后，我們?cè)侔聪翪trl+Z組合鍵即可(其實(shí)，這是利用“撤銷”命令的原理實(shí)現(xiàn)的)。

　　給文檔設(shè)置密碼

　　漫長的文字錄入工作終于完成了，如果不希望那些未經(jīng)授權(quán)的用戶使用你的保存文件，就應(yīng)該給它設(shè)置密碼。打開“文件”→“另存為”→點(diǎn)擊“工具”按鈕中的“常規(guī)選項(xiàng)”，在密碼欄中輸入密碼，確認(rèn)輸入后即可。這里要說明的是，Word提供了兩種類型的密碼用于文件保護(hù)：

　　“打開權(quán)限密碼” ――限制未經(jīng)授權(quán)的用戶打開文檔;

　　“修改權(quán)限密碼”――限制未經(jīng)授權(quán)的用戶對(duì)文檔作修改，沒有修改權(quán)限密碼的用戶只能以只讀方式打開文檔。這兩種密碼是相互獨(dú)立的，可以根據(jù)自己的需要分別設(shè)定。密碼的最大長度為15個(gè)字符，并區(qū)分字母大小寫。另外，選中 “建議以只讀方式打開文檔”選項(xiàng)，這樣文檔被打開前會(huì)出現(xiàn)建議用戶以只讀方式打開的提示，如果我們選擇“否”不接受建議，文檔仍以常規(guī)方式打開。需要提醒大家，別以為加了密碼就萬事OK了，對(duì)許多破解Office文檔密碼的軟件來說，長度太短或較有規(guī)律的Office文檔密碼可以說不堪一擊。所以，真正需要加密的重要文檔，我們還需多加留心，盡量使用數(shù)字、字母大小寫混合加密。

　　加密后的小措施

　　即使文檔已經(jīng)進(jìn)行過加密保護(hù)，我只要?jiǎng)觿?dòng)鼠標(biāo)，仍然可以了解你的文檔的一些內(nèi)容。用鼠標(biāo)右擊文檔，在彈出菜單中選擇“屬性”，可在“摘要”選項(xiàng)卡的標(biāo)題項(xiàng)中看到文檔的部分正文內(nèi)容。這是為什么呢?

　　原來很多人習(xí)慣在編輯一個(gè)新文檔的時(shí)候先直接輸入正文，然后再給文檔起標(biāo)題。這樣一來，Word就會(huì)自動(dòng)將正文的前幾十個(gè)字作為文檔摘要信息保存下來。所以為了使自己的隱私得到更好的保護(hù)，我們要養(yǎng)成首先輸入文章標(biāo)題或是及時(shí)手工更改標(biāo)題的習(xí)慣。如果你不想讓別人知道你的一些用戶信息，還應(yīng)在“工具”→“選項(xiàng)”→“用戶信息”選項(xiàng)卡里做一些修改工作(包括“用戶姓名”、“姓名縮寫”、“通訊地址”等)。

　　方便安全的審閱

　　經(jīng)過上述方法處理文檔，可以說基本是安全的。但是，我們完成一篇文檔后，可能還需要交給他人審閱，使用“工具”→“保護(hù)文檔”命令可對(duì)原文檔進(jìn)行保護(hù)。這樣，他人在文檔原稿上所做的修改都以用修訂標(biāo)記或批注標(biāo)記的形式記錄下來。另一種方法是使用“版本”功能：選中“文件”→“另存為”→點(diǎn)擊“工具”按鈕中的“保存版本”，以后再選擇“文件”菜單中的“版本”命令，就能在彈出的對(duì)話框中選擇所需的舊版本進(jìn)行查看和處理。

　　宏病毒防范

　　Word提供了對(duì)宏病毒的警告保護(hù)，用戶可以選擇“工具”→“宏”→“安全性”命令，在彈出對(duì)話框(圖4)中設(shè)置各種安全級(jí)別。建議設(shè)置為“高”或“中”，使Word禁止非可靠來源文檔中宏的運(yùn)行，或在運(yùn)行前給出警告提示，讓用戶選擇運(yùn)行與否。但是某些軟件(比如IBM ViaVoice 2000)可能會(huì)強(qiáng)制你將其設(shè)置為“低”。另外，需要提醒大家的是Word只能從一定程度上預(yù)防宏病毒而不能殺毒，所以要真正杜絕宏病毒，應(yīng)該使用防病毒軟件。

　　突發(fā)事件下的文檔保護(hù)

　　有時(shí)候可能由于突發(fā)事件(比如斷電、死機(jī))導(dǎo)致文檔未能保存，難道就讓所做的一切都付之東流?我們應(yīng)盡量利用Word提供的“自動(dòng)保存”功能，在“工具”→“選項(xiàng)”→“保存”選項(xiàng)卡中設(shè)定“自動(dòng)保存間隔時(shí)間”，不要把這個(gè)間隔時(shí)間設(shè)置得太短，否則頻繁的保存，一來浪費(fèi)時(shí)間，二來損傷硬盤。設(shè)置好后，再碰到上述情況，Word的自動(dòng)恢復(fù)功能會(huì)在下次使用Word時(shí)自動(dòng)打開恢復(fù)文件，恢復(fù)文件中包含了最后一次自動(dòng)保存功能對(duì)文檔所作的修改。若是Word沒有自動(dòng)打開恢復(fù)文件，我們可手工將其打開?；謴?fù)文件的后綴名為asd，其路徑在“工具”→“選項(xiàng)”→“文件位置”選項(xiàng)卡中查找，對(duì)于Windows 9x/Me一般為“WindowsApplication DataMicrosoftWord”文件夾，對(duì)于Windows 2000一般為“Documents and Settings用戶名Application DataMicrosoftWord”文件夾。

　　Word還提供了文檔備份的功能。選中“工具”→“選項(xiàng)”→“保存”選項(xiàng)卡中的“保留備份”選項(xiàng)，在將當(dāng)前的修改內(nèi)容保存到原文檔的同時(shí)，Word會(huì)自動(dòng)保留一個(gè)備份文檔(備份文檔是以wbk為后綴名的)。

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