秘書資格考試之做好協(xié)調(diào)工作發(fā)揮參謀作用(1)

　　一、協(xié)調(diào)工作的概念及其特點(diǎn)

　　1?協(xié)調(diào)工作的概念：所謂協(xié)調(diào)是指人們?yōu)閷?shí)現(xiàn)一個共同的目的或完成某一項(xiàng)共同的任務(wù)而相互溝通，達(dá)到步調(diào)一致的一種行為方式。任何領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)，都必須對所屬的各個部門、各個單位、各方面工作經(jīng)常進(jìn)行協(xié)調(diào)，才能使領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的工作有序運(yùn)轉(zhuǎn)。辦公室是同級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的綜合協(xié)調(diào)部門。因此，做好協(xié)調(diào)工作是增強(qiáng)辦公室工作凝聚力、發(fā)揮辦公室參謀助手作用不可缺少的一種工作方法。

　　2?協(xié)調(diào)工作的特點(diǎn)：①具有一定的行政約束力。辦公室的協(xié)調(diào)是受領(lǐng)導(dǎo)的委托，代表領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)行使職能的一種行為。比如，為了部署某一項(xiàng)突擊性工作任務(wù)，辦公室受領(lǐng)導(dǎo)的委托召開有關(guān)部門或單位參加的協(xié)調(diào)會，交辦工作任務(wù)。這類的協(xié)調(diào)，不是協(xié)調(diào)哪個單位可完成或者可以不完成的工作，而是很明確地要求在一定的時間內(nèi)必須完成某項(xiàng)工作任務(wù)。②具有嚴(yán)格的程序性要求。協(xié)調(diào)工作不能隨心所欲，想當(dāng)然的處理問題，而是按照領(lǐng)導(dǎo)的意見與要求進(jìn)行辦理。協(xié)調(diào)處理問題必須有政策依據(jù)、法律依據(jù)、實(shí)事依據(jù)。③具有較強(qiáng)的時效性特征。有些突發(fā)性事件的協(xié)調(diào)處理，時效性很強(qiáng)，協(xié)調(diào)人員不能拖踏推諉，延誤時機(jī)。

　　二、協(xié)調(diào)工作的作用

　　第一，協(xié)調(diào)是保證認(rèn)識統(tǒng)一、步調(diào)一致，政令暢通的需要。在改革開放和建設(shè)社會主義現(xiàn)代化的進(jìn)程中，各種新情況、新矛盾、新問題不斷出現(xiàn)，社會各階層和廣大群眾的思想空前活躍，社會分工越來越細(xì)，每個部門、每個單位所處位置和利益關(guān)系也不同，在理解和貫徹領(lǐng)導(dǎo)決策時，難免會出現(xiàn)一些認(rèn)識上的分歧和行動上的不一致，這就需要通過協(xié)調(diào)來統(tǒng)一大家的思想，協(xié)調(diào)各方的行動，以保證決策的貫徹和政令的暢通。比如城市創(chuàng)建活動，涉及到城區(qū)的各個單位、各個行業(yè)、每個家庭和每一個人，對少數(shù)單位、少數(shù)個人來說，甚至直接影響其自身的利益。如常德市禁止占道經(jīng)營，撤除違章建筑等等，就牽涉到個人的切身利益。當(dāng)時，有些人認(rèn)為，這不符合老百姓的心愿，不切合常德的實(shí)際。為了協(xié)調(diào)大家的行動、統(tǒng)一市民的認(rèn)識，市委市政府領(lǐng)導(dǎo)帶頭分片包干，市直單位和社區(qū)負(fù)責(zé)人以及創(chuàng)建工作人員上街入戶做協(xié)調(diào)工作。最后，“四個城市一起創(chuàng)“均摘得了牌子，無不包含了協(xié)調(diào)的成果。可以說，在創(chuàng)建過程中，協(xié)調(diào)處理的矛盾之多，協(xié)調(diào)處理的難度之大，協(xié)調(diào)處理牽涉面之廣，都是前所未有的。創(chuàng)建成效也是顯著的，城市變美了，環(huán)境變優(yōu)了，人們對創(chuàng)建的認(rèn)識提高了。

　　第二，協(xié)調(diào)是使領(lǐng)導(dǎo)擺脫繁瑣事務(wù)，集中精力謀大事、抓大事的需要。黨政機(jī)關(guān)日常事務(wù)千頭萬緒，各方面的問題矛盾較多，如接待群眾上訪、籌辦各類會議和組織各項(xiàng)活動等等，如果都事無巨細(xì)地集中到領(lǐng)導(dǎo)那里去解決，既不可能，也沒必要。像一些涉法涉訴、涉軍群體上訪問題，上訪人員都要求與領(lǐng)導(dǎo)直接見面，這些上訪人員到市委機(jī)關(guān)來了以后怎么辦?作為辦公室負(fù)責(zé)接訪的人員，就要主動處理、主動協(xié)調(diào)。一方面，聽取上訪人員代表的意見與要求，耐心做好解釋和勸阻工作;另一方面，通知信訪等相關(guān)部門和單位派人共同處理，及時化解矛盾。

　　第三，協(xié)調(diào)是溝通感情，增強(qiáng)合力，密切黨群干群關(guān)系，改進(jìn)機(jī)關(guān)工作作風(fēng)的需要。各級機(jī)關(guān)辦公室處于溝通上下、聯(lián)系左右的樞紐地位，是保持機(jī)關(guān)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的”橋梁“和”紐帶“。通過各級機(jī)關(guān)辦公室的有效協(xié)調(diào)可以促進(jìn)各部門之間、上下之間的了解，建立一種和諧有序的關(guān)系，從而變分歧為共識，化消極為積極，增強(qiáng)黨政組織的凝聚力和向心力，促進(jìn)整體功能的發(fā)揮。

　　三、協(xié)調(diào)工作的主要內(nèi)容

　　協(xié)調(diào)工作大致包括八個方面的內(nèi)容，即政策協(xié)調(diào)、計劃制定工作中的協(xié)調(diào)、事務(wù)工作中的協(xié)調(diào)、會議協(xié)調(diào)、受理請示報告工作中的協(xié)調(diào)、公務(wù)活動協(xié)調(diào)、公文協(xié)調(diào)和關(guān)系協(xié)調(diào)。這里，著重討論一下事務(wù)工作中的協(xié)調(diào)、會議協(xié)調(diào)、公務(wù)活動協(xié)調(diào)和關(guān)系協(xié)調(diào)等四個方面的協(xié)調(diào)問題。

　　第一，日常事務(wù)協(xié)調(diào)。日常事務(wù)協(xié)調(diào)主要是指各級辦公室在日常工作運(yùn)轉(zhuǎn)中處理具體事務(wù)的協(xié)調(diào)。如處置突發(fā)性事件、接待上訪群眾、接待上級領(lǐng)導(dǎo)和外地來客等方面的協(xié)調(diào)。處置突發(fā)性事件的協(xié)調(diào)工作是辦公室一項(xiàng)重要的協(xié)調(diào)工作。當(dāng)辦公室人員接到發(fā)生突發(fā)性事件的情報后，應(yīng)立即按程序報告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，然后根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的批示，與有關(guān)部門或有關(guān)的區(qū)縣 (市)及時進(jìn)行銜接協(xié)調(diào)。像前幾年發(fā)生的9?1大案、學(xué)生群體中毒事件等，辦公室主要是圍繞領(lǐng)導(dǎo)的決策做好銜接聯(lián)絡(luò)工作。處置突發(fā)性事件協(xié)調(diào)工作要注意把握三個重點(diǎn)：一是時效性。協(xié)調(diào)工作應(yīng)快捷及時，切勿貽誤時機(jī)。二是程序性。辦公室人員接到突發(fā)性事件的情況報告后，不能自作主張，應(yīng)逐級向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報告，主管領(lǐng)導(dǎo)不在或一時找不到的，可以直接向機(jī)關(guān)主要領(lǐng)導(dǎo)報告。三是及時了解和掌握事態(tài)發(fā)展情況，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參謀意見。如接待上級領(lǐng)導(dǎo)等重大接待活動的協(xié)調(diào)工作，包括擬定接待方案報領(lǐng)導(dǎo)審批、落實(shí)分解任務(wù)，即食宿、考察點(diǎn)及路線、安全保衛(wèi)等。一次重大接待活動要涉及到中央、省委辦公廳和警衛(wèi)部門，市本級的公安、接待、信訪、交通、衛(wèi)生、供電、供水等部門，以及相關(guān)的區(qū)縣 (市)等，做好這些相關(guān)部門和單位的協(xié)調(diào)工作，是確保順利完成接待任務(wù)的關(guān)鍵。接待活動協(xié)調(diào)工作要注意把握兩個重點(diǎn)：一是周到細(xì)致;二是及時準(zhǔn)確。接待活動協(xié)調(diào)工作有很多細(xì)微末節(jié)，也有很多藝術(shù)技巧，搞得好可以讓領(lǐng)導(dǎo)滿意;搞不好，可能使客人不高興。

　　第二，會議協(xié)調(diào)。承辦會議是一個系統(tǒng)工程，它包括會前準(zhǔn)備、會中服務(wù)、會后服務(wù)等工作。近年來，我們根據(jù)會議服務(wù)工作經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)制定了大型會議服務(wù)規(guī)范，還創(chuàng)新地制定完善了會議服務(wù)規(guī)范40項(xiàng)。辦一個大型會議，不是一個部門或單位能夠完成的，需要幾個或若干個部門的協(xié)作與配合，這就有一個協(xié)調(diào)的問題。會議協(xié)調(diào)主要有哪些?我想應(yīng)該包括以下幾點(diǎn)：一是會前準(zhǔn)備工作的協(xié)調(diào)。包括對會議議題、會議規(guī)模、會議地點(diǎn)、會議資料、會議餐宿、會議交通等方面與有關(guān)部門的協(xié)調(diào)。如會議議題的協(xié)調(diào)，以市委常委會議議題協(xié)調(diào)為例，通常有兩種情況，一種是根據(jù)書記或秘書長的意見收集議題，對議題進(jìn)行綜合歸納，拿出初審意見報領(lǐng)導(dǎo)審定;第二種是對市委常委會研究時會議議題順序的協(xié)調(diào)，主要是根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的工作中心和工作部署，按照工作的輕重緩急排列順序，報請主持會議的領(lǐng)導(dǎo)審定。二是會議期間的協(xié)調(diào)。包括協(xié)調(diào)會議發(fā)言的安排、參觀點(diǎn)和參觀路線、安全保衛(wèi)、醫(yī)療保健、供水供電、音響空調(diào)等。比如市委召開的全市推進(jìn)工業(yè)化城鎮(zhèn)化工作會議、全市推進(jìn)社會主義新農(nóng)村建設(shè)會議等。在日程安排中，會議前2天要進(jìn)行參觀。會議參觀就涉及到各區(qū)縣(市)、市城區(qū)參觀點(diǎn)的選點(diǎn)、參觀路線、參觀車輛、參觀人員及乘車安排等事項(xiàng)。這些事項(xiàng)的安排落實(shí)涉及很多單位，就需要做很多的協(xié)調(diào)銜接工作。三是會后事項(xiàng)的協(xié)調(diào)。包括協(xié)調(diào)會議議定事項(xiàng)的落實(shí)、會議經(jīng)費(fèi)的申報和結(jié)算以及會務(wù)工作的總結(jié)。比如市委常委會議議定事項(xiàng)的落實(shí)，往往以紀(jì)要形式下發(fā)，市委督查室進(jìn)行跟蹤督查，督查的過程實(shí)際上就是一個協(xié)調(diào)落實(shí)的過程。