2013年三級(jí)秘書講解：會(huì)議管理

　　1、會(huì)議籌備方案的擬訂

　　內(nèi)容包括：確定會(huì)議的主題和議題、名稱、議程、時(shí)間和地點(diǎn)、所需的設(shè)備和工具、會(huì)議文件的范圍以及文印或復(fù)制工作、與會(huì)代表的組成、經(jīng)費(fèi)預(yù)算、住宿和餐飲安排、會(huì)議的籌備機(jī)構(gòu)與人員分工。

　　作用有：確保會(huì)議的周密組織、服務(wù)質(zhì)量和溝通協(xié)調(diào)到位、確保領(lǐng)導(dǎo)的意圖得以貫徹執(zhí)行。

　　(1)組建會(huì)議籌備委員會(huì)

　　(2)分成籌備小組

　　(3)形成籌備方案

　　(4)領(lǐng)導(dǎo)審核方案

　　2、會(huì)務(wù)檢查工作程序

　　內(nèi)容包括：會(huì)議準(zhǔn)備是否充分、會(huì)議期間能否排除各種干擾、環(huán)境條件與用品準(zhǔn)備、文件材料的準(zhǔn)備情況、會(huì)場(chǎng)布置情況的檢查、會(huì)議保衛(wèi)工作的檢查以及其他。

　　(1)開會(huì)檢查的程序

　　1)會(huì)議籌備機(jī)構(gòu)對(duì)會(huì)議的準(zhǔn)備情況進(jìn)行自我檢查

　　2)會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)小組確定匯報(bào)會(huì)的時(shí)間和地點(diǎn)并發(fā)出協(xié)調(diào)會(huì)通知

　　3)召開協(xié)調(diào)會(huì)并在會(huì)上現(xiàn)場(chǎng)解決問題

　　4)匯報(bào)會(huì)后對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問題予以催辦和落實(shí)

　　(2)現(xiàn)場(chǎng)檢查的程序

　　1)指定現(xiàn)場(chǎng)檢查的路線和確定現(xiàn)場(chǎng)檢查的重點(diǎn)

　　2)制作檢查單，以便記錄和匯總

　　3)按照既定的檢查重點(diǎn)逐一現(xiàn)場(chǎng)核對(duì)并明確記錄

　　4)對(duì)未達(dá)到要求的整理出整改和修訂意見并予以糾正

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　　3、會(huì)議文件審核工作程序

　　內(nèi)容包括：審核會(huì)議文件的準(zhǔn)確性和完整性，審核會(huì)議文件與會(huì)議主題的關(guān)系，審核會(huì)議文件是否存在與國(guó)家和組織的方針、政策、法規(guī)相沖突的內(nèi)容，審核會(huì)議內(nèi)容是否經(jīng)過調(diào)查研究、是否與實(shí)際相符，提交會(huì)議討論的文件是否進(jìn)行了會(huì)商，審核會(huì)議文件是否做到了中心突出、觀點(diǎn)明確、條理分明、事實(shí)準(zhǔn)確。

　　(1)起草該文件的秘書就內(nèi)容進(jìn)行自審

　　(2)主觀秘書進(jìn)行初審

　　(3)如內(nèi)容涉及部門較多，要進(jìn)行會(huì)審

　　(4)審核修改后，主要領(lǐng)導(dǎo)或主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行終審

　　4、擬訂會(huì)議的應(yīng)急方案

　　內(nèi)容包括：會(huì)議舉行過程中可能出現(xiàn)的問題(人員、場(chǎng)地、設(shè)備、資料、健康與安全、行為等問題)，出現(xiàn)問題時(shí)負(fù)責(zé)解決的會(huì)議工作人員。

　　(1)預(yù)測(cè)不可預(yù)知的情況

　　(2)提前準(zhǔn)備應(yīng)對(duì)的備選方案

　　(3)討論會(huì)議緊急情況

　　(4)確定會(huì)議應(yīng)急方案

　　5、提示會(huì)議按計(jì)劃進(jìn)行

　　是根據(jù)會(huì)議目標(biāo)的需要，在會(huì)議進(jìn)行過程中創(chuàng)造與會(huì)議目標(biāo)相適應(yīng)的環(huán)境氣氛，掌握會(huì)議議程，維護(hù)會(huì)間秩序，排除外界對(duì)會(huì)議的干擾，從而引導(dǎo)決定、決議、結(jié)論的形成。

　　(1)了解議題和議程

　　(2)準(zhǔn)時(shí)宣布開會(huì)

　　(3)有效引導(dǎo)議題

　　6、處理會(huì)議突發(fā)事件的程序

　　(1)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告

　　(2)啟動(dòng)會(huì)議應(yīng)急方案

　　(3)實(shí)施應(yīng)急方案

　　(4)必要時(shí)向公共應(yīng)急機(jī)構(gòu)請(qǐng)求支援

　　(5)善后工作(向受害者及其家屬進(jìn)行安撫、與媒體溝通)

　　7、會(huì)議總結(jié)工作程序

　　內(nèi)容包括：會(huì)議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、規(guī)模、與會(huì)代表人數(shù)、主要議題，參加會(huì)議的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人，會(huì)議的主持者，領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告或講話的要點(diǎn)，對(duì)會(huì)議的基本評(píng)價(jià)和貫徹要求，會(huì)議的決議情況及今后的工作任務(wù)布置等。

　　(1)對(duì)會(huì)議征詢意見，擬就工作總結(jié)稿

　　(2)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告會(huì)議結(jié)論

　　(3)總結(jié)定稿

　　(4)印發(fā)

　　(5)歸檔

　　(6)組織全體工作人員進(jìn)行總結(jié)