2013年三級秘書講解：事務管理

　　1、禮賓次序確定步驟

　　亦稱禮賓序列，是在商務交往中對參觀訪問、出席活動、參加儀式的來自不同國家、不同地區(qū)、不同團體、不同單位、不同部門、不同身份的組織或個人的尊卑、先后的順序和位次，所進行的合乎禮儀慣例的具體排列。

　　(1)確定禮賓次序方案

　　(2)提前通知有關各方

　　(3)按禮賓次序排列座次、名次、出場次序

　　2、安排涉外迎送工作程序

　　(1)確定迎候人員

　　(2)準備迎賓的物品

　　(3)見面講究禮節(jié)

　　(4)送行前的拜訪

　　(5)安排送行儀式

　　3、會見會談工作程序

　　會見也叫禮節(jié)性會晤，通常是半小時左右，屬于禮貌性的應酬。會談也叫談判，是雙方或多方為各自利益，就某些實質(zhì)性問題交流情況、交換意見、達成協(xié)議等，專題性較強。

　　(1)約定

　　(2)通知對方有關事項

　　(3)準備工作：背景資料、會見場所布置、人員安排

　　(4)迎接客人

　　(5)會見、會談

　　(6)送別客人

　　4、西餐禮儀

　　(1)赴宴前的準備

　　1)接到邀請后,要看清請柬的各項內(nèi)容

　　2)如果決定接受邀請并已答復主人，就不要輕易改變

　　3)到別人家赴宴需要帶禮物

　　4)要根據(jù)請柬上的要求選擇赴宴的服裝

　　5)要準時赴宴

　　(2)西餐的座次安排

　　主客間隔而坐，男女間隔而坐，夫妻分開而坐

　　(3)入席、退席禮節(jié)

　　1)客人要在主人的帶領下順序入席

　　2)入座后，腰挺直，背部微靠在椅背上，雙手放在膝蓋

　　3)暫時離開應該把餐巾放在自己的椅子上

　　4)主人把餐巾放在盤子旁邊，意味著結束進餐，其他人應該也把餐巾放在桌子上，隨女主人退席

　　(4)餐具的使用方法與席間禮節(jié)

　　1)左手持叉，后手持刀，胳膊肘不要上桌

　　2)吃雞、蝦、魚的方法

　　3)吃面包時要掰下一小塊，涂上黃油，放入口中

　　4)吃意大利面條的方法

　　5)吃水果的方法

　　6)喝咖啡或茶的方法

　　7)每道菜吃完，要把刀叉并排放在盤內(nèi)

　　8)進餐速度應該與大家一致

　　9)談話聲音一定要輕

　　(5)西餐的飲酒禮儀

　　1)上菜次序：湯或冷食、魚、主菜、色拉、甜食、咖啡

　　2)上酒次序：宴會開始前的雞尾酒、白葡糖酒配魚、紅葡萄酒配主菜、香擯酒與葡萄酒一起上

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　　5、招待會的禮儀

　　(1)招待會的請柬：表明時段、不需要客人回復

　　(2)冷餐會的禮節(jié)：按順序取菜、按量取菜、顧及他人的利益

　　(3)酒會的禮節(jié)：要以恰放的方式把自己介紹給陌生人，要欣然接受陌生人加入自己的談話圈中，聊天時要照顧到所有在場者，不要大聲喧嘩

　　6、不同辦公模式的特點

　　(1)在家辦公。優(yōu)點：節(jié)省辦公室空間和資金，節(jié)省花費的時間，更靈活的管理自己的時間，減少交通的擁擠、污染和費用。缺點：需計算機和電話以保持聯(lián)系，有的缺乏適宜的辦公環(huán)境，增加了組織監(jiān)督、管理和控制工作人員工作的難度，同事之間交流減少，減少了與專業(yè)人員及社會的聯(lián)系。

　　(2)彈性時間。優(yōu)點：時間靈活，更好的安排工作時間，提高效率。缺點：難以監(jiān)督員工

　　(3)遠程工作。優(yōu)點：減少總部辦公空間的開銷，工作時間更靈活。缺點：加大了對員工監(jiān)督和控制的難度。

　　(4)虛擬辦公。優(yōu)點：減少工作空間和辦公用品的耗費，信息能夠存儲、歸檔和通過計算機網(wǎng)絡發(fā)送。缺點：難以控制任務和信息的質(zhì)量，難于管制網(wǎng)絡以及信息的安全保密。

　　(5)兼職工作。優(yōu)點：兼職人員可控制自己的工作時間和多份工作，充分發(fā)揮自己的專長。缺點：控制和監(jiān)督員工較難，難以控制工作量及報酬。

　　(6)定期合同制。優(yōu)點：能靈活聘到優(yōu)秀人員，這些人工作有動力，效率高。缺點：難以控制員工對企業(yè)的忠誠，缺乏工作保障。

　　(7)交替工作。優(yōu)點：能激勵工作人員。缺點：交接不當，會出現(xiàn)工作混亂。

　　(8)臨時辦公桌。優(yōu)點：節(jié)省資金也節(jié)省了員工的時間。缺點：員工缺乏歸屬感，不能得到充足的信息，降低工作效率，也難于被管理。

　　7、改進辦公事務工作程序

　　(1)定義一個需要加以分析和改進的流程

　　(2)確定衡量流程的關鍵指標并對該流程進行評價

　　(3)尋找所存在問題和差距的原因

　　(4)根據(jù)以上分析提出可行的改進方案

　　(5)實施改進方案

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　　8、改進辦公事務的流程

　　(1)確定問題

　　(2)分析有關資料

　　(3)確定造成問題的可能的原因

　　(4)提出可能的解決方案

　　9、上司交辦事項督查的程序

　　直接為上司服務、為實施上司的決策和實現(xiàn)上司決策的目標而進行的一項工作

　　(1)上司向有關督查人員授權轉承催辦

　　(2)很大一部分轉交各有關人員具體承辦

　　(3)有些又上司指導督查人員親自承辦

　　(4)轉交辦的事項要及時催辦

　　(5)督辦人員要對轉交辦事項深入的檢查

　　(6)上司交辦事項辦理完畢

　　(7)辦結回告

　　(8)對辦結回告進行審查評估

　　(9)立卷和歸檔

　　10、制定采購預算方案程序

　　(1)確定預算的核算基數(shù)

　　(2)進行市場調(diào)研

　　(3)確定采購產(chǎn)品的種類及型號價格

　　(4)編寫預算方案

　　(5)征求意見，完善方案

　　11、信息反饋的工作程序

　　將信息使用過程中產(chǎn)生的效應及活動中不斷產(chǎn)生的信息進行再收集、再處理、再傳遞的過程。目的是檢查輸出信息的真實性;對信息傳遞進行檢驗與調(diào)整;為決策提供依據(jù)。