2013年三級(jí)秘書講解：辦公室日常事務(wù)管理2

　　一、完成督促檢查工作

　　1.督查工作的內(nèi)容:(1)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和本單位上司批示進(jìn)行督查的事項(xiàng)。(2)上級(jí)直屬單位的重要工作部署與重要會(huì)議精神的貫徹落實(shí)情況。(3)本單位的中心工作、重要會(huì)議及文件決定事項(xiàng)的貫徹落實(shí)情況。(4)新聞媒體和重要客戶對(duì)本單位的批評(píng)、建議的答復(fù)與處理情況。(5)人大代表、政協(xié)委員以及職代會(huì)、股東會(huì)的議案、提案和建議的辦理情況。(6)下級(jí)單位請(qǐng)示事項(xiàng)的答復(fù)與辦理情況，以及基層請(qǐng)求上級(jí)機(jī)關(guān)幫助解決問(wèn)題的辦理情況。(7)秘書在日常工作中發(fā)現(xiàn)和了解到的、提議列入專項(xiàng)督查，并經(jīng)上司批準(zhǔn)的重要事項(xiàng)。

　　2.秘書督查工作的特點(diǎn)有：復(fù)雜性，原則性，時(shí)限性和權(quán)威性。

　　3.督查工作的原則有：(1)實(shí)事求是的原則;(2)主動(dòng)性的原則;(3)分層次落實(shí)原則;(4)時(shí)效性原則;(5)督查與幫辦相結(jié)合的原則。

　　1.督查工作的方法督查工作的方法有：(1)書面督查;(2)電話督查;(3)專項(xiàng)督查;(4)會(huì)議督查;(5)調(diào)研督查。

　　(一)工作程序:上司交辦事項(xiàng)督查的程序?yàn)椋航晦k→立項(xiàng)→登記→轉(zhuǎn)辦→承辦→催辦→檢查→辦結(jié)→辦結(jié)回告→審核→立卷→歸檔。

　　(二)注意事項(xiàng)

　　1. 查辦、催辦技巧:查辦催辦工作應(yīng)當(dāng)遵循一定的規(guī)律和方法，但也有其自身的特點(diǎn)和工作方式。一般來(lái)說(shuō)有如下方法：(1)與信息工作相結(jié)合;(2)與調(diào)查研究相結(jié)合;(3)堅(jiān)持歸口辦理，分級(jí)負(fù)責(zé);(4)堅(jiān)持結(jié)報(bào)反饋制度

　　2. 督查工作的注意事項(xiàng)有：(1)實(shí)事求是;(2)授權(quán)督查;(3)時(shí)限要求;(4)辦實(shí)事;(5)謙虛謹(jǐn)慎。

　　一、制定工作計(jì)劃

　　1.辦公室工作計(jì)劃的種類

　　(1) 按照時(shí)間序列，辦公室工作計(jì)劃可以分為長(zhǎng)期計(jì)劃、中期計(jì)劃、短期計(jì)劃三種類型。(2)按幅度和范圍，可分為政策型計(jì)劃、目標(biāo)型計(jì)劃、規(guī)劃型計(jì)劃、方法型計(jì)劃、程序型計(jì)劃五種類型。

　　2.制定工作計(jì)劃的方法:

　　(1) 根據(jù)組織確定的工作目標(biāo)和期限要求，一項(xiàng)項(xiàng)列出本團(tuán)隊(duì)要完成的所有任務(wù)?？梢允褂脤ｉT制作好的人物表格，將要做的工作內(nèi)容列出，也可以將工作任務(wù)逐項(xiàng)寫下。

　　(2) 區(qū)別重要的任務(wù)和緊急的任務(wù)，通常按ABCD法則(參見(jiàn)四級(jí)秘書)，先做重而急的任務(wù)，再做重而不急的任務(wù)，后做急而不重的工作，安排好工作的優(yōu)先次序。

　　(3) 按照工作的輕重緩急和邏輯順序用數(shù)字編號(hào)標(biāo)記 出任務(wù)完成時(shí)間的前后順序，對(duì)需要花時(shí)間的工作留出充足的時(shí)間量。

　　(4) 列出完成每一項(xiàng)任務(wù)所需的資源和相關(guān)信息，包括人力、物力、財(cái)力等。

　　(5) 明確完成每一項(xiàng)任務(wù)的各個(gè)階段指標(biāo)和估算的時(shí)間要求。

　　(6) 指明每一項(xiàng)任務(wù)的負(fù)責(zé)部門或承擔(dān)人以及負(fù)責(zé)人。

　　(7) 從最終完成的時(shí)間期限向前推算各階段工作應(yīng)在何時(shí)完成，確定后，逐項(xiàng)將其填入計(jì)劃表中。

　　(8) 明確工作進(jìn)展的情況和出現(xiàn)的問(wèn)題向誰(shuí)報(bào)告，何時(shí)報(bào)告，確保計(jì)劃的順利實(shí)施。

　　(9) 明確工作進(jìn)展的情況的質(zhì)量如何監(jiān)督和管理。

　　3.計(jì)劃的內(nèi)容與要求:行動(dòng)計(jì)劃或計(jì)劃表必須指明所管理的項(xiàng)目或團(tuán)隊(duì)工作的其他一些重要方面，具體包括：

　　(1)每一項(xiàng)任務(wù)的具體目標(biāo)。(2)每一項(xiàng)任務(wù)的數(shù)量要求和質(zhì)量要求。(3)每一項(xiàng)任務(wù)所需的資源。(4)每一項(xiàng)任務(wù)所分配的負(fù)責(zé)部門或承擔(dān)人以及負(fù)責(zé)人。(5)在計(jì)劃的文件中還寫明如何監(jiān)督工作進(jìn)展和質(zhì)量。

　　(二)制定工作計(jì)劃的工作順序

　　1.制定工作計(jì)劃的程序

　　估量機(jī)會(huì)→確定目標(biāo)→確定計(jì)劃工作的前提條件→擬定可行方案→評(píng)價(jià)備選方案→選擇方案→擬定分計(jì)劃→編制預(yù)算。

　　2.編制常見(jiàn)的工作計(jì)劃:常的工作計(jì)劃中都要指明一段時(shí)期預(yù)先決定做什么，怎么做，何時(shí)做，由誰(shuí)做等具體問(wèn)題，它是在為一個(gè)團(tuán)隊(duì)的現(xiàn)實(shí)狀況與目標(biāo)之間鋪橋搭路。

　　二、確定承辦期限

　　1.承辦期限的內(nèi)容:謂承辦期限是指企業(yè)接到客戶或查詢者的問(wèn)題后處理并回復(fù)時(shí)間規(guī)定，許多企業(yè)都對(duì)行政管理工作的行為做了有關(guān)承辦期限的明文規(guī)定，明確處理工作花費(fèi)的時(shí)間必須按照規(guī)定執(zhí)行，并進(jìn)行監(jiān)督管理。

　　2.承辦期限制度:謂承辦期限制度就是針對(duì)時(shí)效性制定的規(guī)則，是在時(shí)效性上指導(dǎo)人們行動(dòng)的標(biāo)準(zhǔn)，它要求人們按章辦事，不準(zhǔn)人們的行為偏離規(guī)定的要求，以提高企業(yè)形象、信譽(yù)和效率。

　　(二)制定承辦期限對(duì)頂?shù)墓ぷ鞒绦?/P>

　　(1)調(diào)查本單位或組織在行政管理工作方面有哪些行為需要做出時(shí)間期限的規(guī)定。(2)時(shí)間期限適宜標(biāo)準(zhǔn)。(3)確定同一任務(wù)的不同承辦周期。(4)確定同一任務(wù)緊急情況不同的承辦周期。

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