2013年三級秘書講解：辦公室日常事務(wù)管理1

　　一、改進(jìn)辦公室日常事務(wù)工作

　　改進(jìn)辦公室日常事務(wù)工作流程的基本思路有：①重新安排;②修改;③替換;④合并;⑤精簡。

　　(二)工作程序: 無論是復(fù)雜流程還是簡單流程，都包括以下幾個基本步驟：定義→評價→分析→改進(jìn)→實施

　　(三)工作流程分析改進(jìn)的基本步驟: 工作流程分析與改進(jìn)的目的可以簡要地概括為需要回答的3個問題：①我們現(xiàn)在何處(現(xiàn)狀)?②應(yīng)在何處(改進(jìn)的目標(biāo))?③如何到達(dá)該處(改進(jìn)的方法)?

　　二、處理突發(fā)事件

　　1.突發(fā)事件的種類:可能出現(xiàn)的突發(fā)事件常有以下幾種：①火災(zāi);②傷害;③疾病;④炸彈威脅或恐慌。2.處理突發(fā)事件的原則:(1)快速反應(yīng)，控制事態(tài)發(fā)展;(2)以人為本，保護(hù)公眾利益;(3)公開透明，真誠面對公眾;(4)重塑形象，置之死地而后生3.事故情況記錄表:《事故情況記錄表》通常記錄下面的信息：①事故日期;②事故地點;③事故涉及的人員;④事故的證人;⑤事故過程的概述;⑥填寫事故記錄薄的人員簽名。4.工作情況報告表記錄在事故報告表上的信息主要有：(1)完成表格人員的姓名、身份。(2)事故涉及人員的姓名、出生日期、住址、職務(wù)。(3)發(fā)生事故的日期、地點。(4)事故的細(xì)節(jié)及對事故的看法，(5)進(jìn)行的急救行動和醫(yī)療處理的情況，包括由誰進(jìn)行。(6)必要時還要記錄事故證人的姓名和職務(wù)。(7)填寫表格的人員簽名和日期。

　　(二)處理突發(fā)事件的工作程序

　　1.突發(fā)事件的預(yù)防措施:(1)以書面形式確定的緊急情況處理程序，其中詳細(xì)地記錄出現(xiàn)火災(zāi)、人員受傷、突發(fā)疾病或發(fā)生炸彈威脅等恐怖活動時具體處理程序。(2)用上述緊急情況處理程序培訓(xùn)所有工作人員，如健康、安全培訓(xùn)、急救培訓(xùn)、保安人員的特殊培訓(xùn)。(3)張貼顯示有關(guān)的緊急程序，在可利用的地方顯示相應(yīng)得布告，讓所有人員了解有情況發(fā)生該如何疏散和急救員的姓名。(4)實行緊急情況模擬演練，如定期進(jìn)行消防演習(xí)或疏散演習(xí)來測試編寫的程序是否合適，并指導(dǎo)員工的應(yīng)對行動。(5)明確各級管理人員在緊急情況下所負(fù)的任務(wù)和職責(zé)，一旦有情況，由他們擔(dān)當(dāng)處理。(6)保證配備相關(guān)的設(shè)備和資源以隨時處理緊急情況，如有報警裝置、滅火器、急救包等。(7)保證定期檢查和更新設(shè)備，如滅火器、急救包、報警裝置的定期檢查和維護(hù)。

　　2. 突發(fā)事件的應(yīng)對措施是：(1)準(zhǔn)備清除的書面緊急情況處理程序。(2)用這些緊急情況處理程序培訓(xùn)所有人員。(3)在可利用的地方清楚地顯示有關(guān)緊急程序。(4)實行緊急情況模擬演練來測試編寫的程序。(5)明確員工在緊急情況下的職責(zé)。(6)保證工作場所受過緊急情況處理培訓(xùn)的人員。(7)保證配備相關(guān)的設(shè)備和資源以隨時處理情況。(8)保證定期檢查和更新設(shè)備。

　　3.處理突發(fā)事件的工作流程:(1)及早發(fā)現(xiàn)，馬上報告，并保護(hù)好現(xiàn)場;(2)查找問題的原因;(3)成立臨時指揮中心;(4)控制源頭，釜底抽薪;(5)召開新聞發(fā)布會

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