2013年三級(jí)秘書講解：文檔管理

　   一、檔案利用

　　(一)檔案利用的含義

　　檔案利用工作是開發(fā)和直接提供檔案，滿足利用者的檔案需求的工作。

　　(二)檔案利用的要求:1.依法開展利用工作。2.主動(dòng)、及時(shí)開展利用工作。3.不斷完善檔案服務(wù)方式和手段。4.掌握本單位近期的重點(diǎn)工作、重大活動(dòng)，據(jù)此開展檔案利用。

　　(三)檔案利用的工作程序

　　1.熟悉庫藏;2.分析利用需求;3.選擇檔案利用方式;4.獲取檔案;5.提供檔案

　　二、檔案參考材料的編號(hào)

　　(一)檔案參考材料的含義

　　檔案參考資料是檔案部門或人員按照一定題目，根據(jù)所保存檔案綜合而成的提供人們參加的檔案材料加工品。

　　(二)檔案參考資料

　　檔案參考資料編寫要做到真實(shí)、準(zhǔn)確、實(shí)用，注意檔案的保密性;問題集中，內(nèi)容準(zhǔn)確，文字凝煉，概括性強(qiáng)。

　　(三)編寫檔案參考資料的工作程序

　　1.確定編寫檔案參考資料的種類;2.收集檔案材料;3.進(jìn)行編寫

　　三、電子檔案管理

　　(一)電子檔案的含義:電子檔案是在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中形成的具有查考利用價(jià)值的社會(huì)活動(dòng)的原始記錄。

　　(二)電子檔案的特點(diǎn)有：①非人工識(shí)讀性;②對(duì)電子技術(shù)和設(shè)備的依賴性;③信息的可變性;④信息與載體的可分離性;⑤信息的可共享性;⑥多種信息載體的集成性。

　　(三)電子檔案的種類

　　1.按照電子檔案的存在形成劃分，可分為：①文本文件;②數(shù)據(jù)文件;③圖形文件;④圖像文件;⑤聲音文件;⑥多媒體文件;⑦命令文件。

　　2按照電子檔案的功能劃分，可分為：①主文件;②支持性文件;③輔助性、工具性文件。

　　3.按照電子檔案產(chǎn)生的環(huán)境劃分，可分為一般辦公室工作中產(chǎn)生的文件、計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)和制造中產(chǎn)生的文件。

　　4. 按照電子檔案的屬性劃分,可分為普通文件、只讀文件、隱含文件、加密文件和壓縮文件等。

　　5.按照電子檔案生成方式劃分，可分為由計(jì)算機(jī)直接產(chǎn)生的文件、對(duì)傳統(tǒng)文件用掃描儀和數(shù)碼相機(jī)等輸入設(shè)備處理后生成的文件。

　　(四)電子檔案管理的要求有：①真實(shí)性;②完整性;③可讀性。

　　(五)電子檔案管理的工作程序:1.電子檔案的收集積累;2.電子檔案的歸檔;3.電子檔案的保管;4.電子檔案的利用。