秘書公文寫作：公文函的格式范文

　　一、函的涵義和用途

　　函，適用于不相隸屬機關(guān)之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項。

　　函的使用范圍極廣，使用頻率極高，可謂公文中的"輕武器"。具體來說，函的用途主要包括四個方面:

　　1、平級機關(guān)或不相隸屬機關(guān)單位之間的公務(wù)聯(lián)系，往來。

　　2、向無隸屬關(guān)系的業(yè)務(wù)主管部門請求批準(zhǔn)有關(guān)事項。

　　3、業(yè)務(wù)主管部門答復(fù)審批無上下級隸屬關(guān)系的機關(guān)請求批準(zhǔn)的事項。

　　4、機關(guān)單位對個人的事務(wù)聯(lián)系，如復(fù)群眾來信等。

　　二、函的特點

　　1、使用廣泛性。函的使用不受級別高低，單位大小的限制，收發(fā)函件的單位均以比較平等的身份進行聯(lián)系。上至國務(wù)院，下至基層組織，企事業(yè)單位，社會團體都廣泛地使用函。

　　2、行文多向性。函可以上行，下行，但大多數(shù)函作平行文。

　　3、用語謙敬性。不論什么類型的函，用語皆得注重謙恭有禮，尊重對方，力求得到對方更多的理解和支持。函是最注重使用文言詞匯的公文。函是公文中最富有文學(xué)性的文種。

　　三、函的類型

　　1、商洽函。即不相隸屬機關(guān)之間商洽工作，聯(lián)系有關(guān)事宜的函。如人員商調(diào)，聯(lián)系參觀學(xué)習(xí)等。

　　2、詢答函。即不相隸屬機關(guān)之間相互詢問和答復(fù)有關(guān)具體問題的函。詢答函實際上又可分出"詢問函"和"答復(fù)函"。有些不明確的問題向有關(guān)機關(guān)和部門詢問，用詢問函。對機關(guān)和部門所詢問的問題做出解釋答復(fù)，用答復(fù)函。詢答函涉及的多數(shù)是問題而不是具體的工作。

　　3、批請函。即用于不相隸屬機關(guān)之間請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項的函。批請函實際上又可以分為"請批函"和"審批函"。請批函用于向不相隸屬的主管部門請求審批事項，而審批函則用于主管部門答復(fù)不相隸屬機關(guān)單位的請批事項。

　　4、告知函。即告知不相隸屬機關(guān)有關(guān)事項的函。

　　以上是按內(nèi)容和用途對函所作的分類。若按照文面格式分類，函可以分為公函和便函。若按照行文去向分類，函又可以分為去函和復(fù)函。

　　四、函的結(jié)構(gòu)和寫法

　　(一)標(biāo)題

　　函的標(biāo)題一般由發(fā)文機關(guān)，事由和文種構(gòu)成，有時也可以只由事由和文種構(gòu)成。

　　(二)正文

　　1、開頭。寫行文的緣由，背景和依據(jù)。

　　一般來說，去函的開頭或說明根據(jù)上級的有關(guān)指示精神，或簡要敘述本地區(qū)，本單位的實際需要，疑惑和困難。

　　復(fù)函的開頭引用對方來文的標(biāo)題及發(fā)文字號，有的復(fù)函還簡述來函的主題，這與批復(fù)的寫法基本相同。繼而，有的復(fù)函以"現(xiàn)將有關(guān)問題復(fù)函如下"一類文種承啟語引出主體事項，即答復(fù)意見。

　　2、主體。寫需要商洽，詢問，答復(fù)，聯(lián)系，請求批準(zhǔn)或答復(fù)審批及告知的事項。

　　函，或去函和復(fù)函的事項一般都較單一，可與行文緣由合為一段。如果事項比較復(fù)雜，則分條列項書寫。

　　3、結(jié)語。不同類型的函結(jié)語有別。如果行文只是告知對方事項而不必對方回復(fù)，則結(jié)語常用"特此函告"，"特此函達"。若是要求對方復(fù)函的，則用"盼復(fù)"，"望函復(fù)"，"請即復(fù)函"等語。請批函多以"請批準(zhǔn)"，"請大力協(xié)助為盼"，"望能同意"，"望準(zhǔn)予××是荷"等習(xí)慣用語收束。復(fù)函的結(jié)語常用"特此復(fù)函"，"特此回復(fù)"，"此復(fù)"等慣用語。也有的函不寫結(jié)語。

　　五，注意問題

　　1、注意批請函與請示的區(qū)別，向有隸屬關(guān)系的上級機關(guān)請求指示，批準(zhǔn)事項用請示，而向沒有隸屬關(guān)系的業(yè)務(wù)主管機關(guān)請求批準(zhǔn)有關(guān)事項，則用請批函。主管機關(guān)答復(fù)請求審批事項，用審批函。

　　2、開門見山，直奔主題。無論去函還是復(fù)函，都不要轉(zhuǎn)彎抹角，切忌空話，套話和發(fā)空泛的議論。

　　3、一文一函，簡潔明了。

　　4、語言要規(guī)范得體，并體現(xiàn)函的用語特色。發(fā)函要使用平和，禮貌，誠懇的語言，對主管機關(guān)要尊重，謙敬，對級別低的單位要平和，對平行單位和不相隸屬的單位要友善。切忌使用生硬，命令性的語言。復(fù)函，則態(tài)度要明朗，語言要準(zhǔn)確，避免含糊籠統(tǒng)，猶豫不定。

　　關(guān)于商洽委托代培涉外秘書人員的函

××大學(xué)文學(xué)院:

　　本集團公司新近上崗的秘書人員缺乏專門的涉外秘書知識，業(yè)務(wù)素質(zhì)亟待提高。據(jù)報載，貴院將于今年9月開辦涉外秘書培訓(xùn)班，系統(tǒng)講授涉外秘書業(yè)務(wù)，公關(guān)禮儀，實用文書寫作等課程。這個培訓(xùn)項目為我集團公司新上崗的涉外秘書人員提供了一個難得的在職進修機會。為能盡快提高本集團公司涉外秘書人員的從業(yè)素質(zhì)，我們擬選派8名在崗秘書人員隨該班進修學(xué)習(xí)，委托貴院代培。有關(guān)代培費用及其他相關(guān)經(jīng)費，將按時如數(shù)撥付。

　　如蒙慨允，懇請函復(fù)為盼。

　　××集團公司(印章)

　　二00x年七月二十日

　　【提示】

　　這是一份商洽函。正文分六個層次:其一寫本單位在崗秘書人員的素質(zhì)亟待提高，這是行文的緣由，背景;其二，寫知悉對方開辦秘書培訓(xùn)業(yè)務(wù);其三，認為對方的培訓(xùn)是我方秘書難得的在職進修機會;其四，以"目的句"寫行文的目的;其五即為商洽的事項。最后，請求對方答復(fù)。

　　文章思路清晰，環(huán)環(huán)相扣，邏輯性強。"貴院"，"請函復(fù)為盼"一類具謙敬意味的詞句，體現(xiàn)了商洽函的語體特征。值得指出的是"秘書人員"應(yīng)簡寫為"秘書";"隨該班進修學(xué)習(xí)"與"委托貴院代培"應(yīng)位置對調(diào);"如蒙慨允，懇請函復(fù)為盼"，會導(dǎo)致對方不同意便不復(fù)函。所以，"如蒙"應(yīng)改為"是否"，以求對方復(fù)函。

　　關(guān)于給××超市總公司商租商場一事的復(fù)函

上海××超市總公司:

　　貴公司《關(guān)于商租××商廈五樓的函》(滬×超函〔×××〕20號)收悉，經(jīng)研究，現(xiàn)答復(fù)如下:

　　貴公司欲租我商廈五樓閑置的樓面開設(shè)超市，這是方便顧客的購買需求，有利于盤活我商廈的閑置資源，擴大我商廈的經(jīng)營規(guī)模與商品種類的好事，本商廈歡迎貴公司來我商廈五樓開設(shè)超市。具體租金請貴公司來人面洽。

　　特此復(fù)函。

　　上?！痢辽虖B

　　200x年四月一日

　　【提示】

　　這是答復(fù)對方商洽事項的函。正文開頭引述對方來函標(biāo)題及發(fā)文字號，以作復(fù)函緣由，繼而用"經(jīng)研究，現(xiàn)答復(fù)如下"一語過渡到主體部分。

　　主體部分先概括對方來函所商洽的事項及意義，既是對來函的回應(yīng)，又表達了自己的態(tài)度。緊承這句，做出"歡迎"合作的表態(tài)，并提出面談要求。

　　文章針對性強，態(tài)度誠懇，表述嚴謹，行文規(guī)范。

　　關(guān)于請求解決我縣枯水期用電指標(biāo)的函

××市供電局:

　　去年以來，我縣利用本地水力資源發(fā)展小水電，每年豐水期輸入國家大電網(wǎng)的電達3000至6000萬度，每度電價0。25元。而枯水期我縣則嚴重缺電，以每度電價0。50元購進1500萬度電，仍然不能保證城鎮(zhèn)居民生活用電。目前有幾間水泥廠，糖廠因缺電已停產(chǎn)。為此，我縣請求從今年起在每年11月1日至次年3月30日的枯水期內(nèi)，每天能支持配送我縣基數(shù)電10萬度。

　　可否，請予函復(fù)。

　　××縣人民政府

　　××××年七月一日

　　【提示】

　　這是一份請批函?？h人民政府與市供電局并沒有隸屬關(guān)系，但供電局是業(yè)務(wù)管理部門，因此，請求批準(zhǔn)解決用電指標(biāo)應(yīng)該用函行文。

　　正文開門見山，直陳自去年以來我縣為國家電網(wǎng)輸入的電力數(shù)額及價格。這不僅說明了本縣為國家做出的貢獻，而且使這一情況與枯水期我縣外購電力及費用形成對比。然后陳明即便這種低賣高買的形式也難以解決枯水期居民用電短缺和企業(yè)停產(chǎn)的局面。這樣，便把請求配給基數(shù)電的理由說得入情入理，充分可信。為便于審批，文章將請求配給基數(shù)電的時間，數(shù)額也寫得明確具體。

　　文章不長，但要求合情合理，理據(jù)充分。陳述要求的關(guān)鍵處正確地用了"請求"兩字，這是一篇語言得體的請批函。

　　關(guān)于日野fc16sa大卡車存在嚴重質(zhì)量問題要求賠償損失的函

廣東省汽車貿(mào)易中心:

　　我公司于××××年六月六日向貴公司原業(yè)務(wù)一科購買附有商檢合格證的日野fc16sa型六噸卡車15輛，發(fā)票兩張，號碼為0671012，0671022，于××××年六月二十三日交貨，九月中旬正式投入營運使用。該批車使用后，陸續(xù)發(fā)現(xiàn)前，后輪內(nèi)側(cè)胎不規(guī)則鋸齒形磨損，以內(nèi)側(cè)內(nèi)邊緣為甚。經(jīng)有關(guān)技術(shù)老師及廣州市公安局第七檢測站檢驗，認定此批車存在嚴重質(zhì)量問題，與原供貨資料標(biāo)準(zhǔn)不符。我公司已于十一月初暫停止使用。為此，特向貴單位請求:

　　一，于本月三十日前，派員前來檢驗質(zhì)量鑒證等問題;

　　二，重新按質(zhì)論價，賠償經(jīng)濟損失，或退貨。

　　希貴公司講求信用，按國家有關(guān)法律，規(guī)定與我公司共同協(xié)商解決上述商品的質(zhì)量問題。

　　附件一，購車發(fā)票兩張

　　二，廣州市公安局檢測站檢驗書。

　　聯(lián)系人:×××

　　電話:××××××

　　聯(lián)系地址:廣州市××路××號廣東省××公司汽車隊。

　　××××年十一月十二日

　　【提示】

　　這是一則商洽索賠的函。正文簡要交代了行文的原委，發(fā)現(xiàn)的情況，檢驗認定，采取的措施等，這也是行文的背景，而且是提出索賠要求的有力證據(jù);要求寫得有禮有節(jié)，要求合理，并提出希望。最后附上證明材料，寫上聯(lián)系方法，以便聯(lián)系。此函行文得體，表意明確，證據(jù)具體，思路周密。

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