2012年秘書(shū)資格三級(jí)考試：秘書(shū)實(shí)務(wù)考點(diǎn)總結(jié)(5)

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　　第五章 信息與檔案

　　多為選擇題，這部分也可能出現(xiàn)大題(可能在檔案與溝通中選擇一個(gè))

　　1.多選：信息開(kāi)發(fā)的主要形式：P401下

　　2.剪報(bào)的優(yōu)點(diǎn)：成本低，獲得的信息量多 不足的是：缺乏時(shí)效性、可靠性 P402上

　　3.信息資料索引可分為篇目索引和內(nèi)容索引。 P402中

　　4.文摘的類型：指示性文摘(適用于信息篇幅長(zhǎng)河內(nèi)容復(fù)雜的情況)和報(bào)道性文摘 P402

　　5.多選題：信息編寫(xiě)的類型：5點(diǎn) 書(shū)上第403頁(yè)下面

　　6.信息開(kāi)發(fā)的方法：主要注意第三點(diǎn)(縱深發(fā))和第四點(diǎn)(連橫法) P404中

　　7.仔細(xì)看書(shū)上第405頁(yè)信息開(kāi)發(fā)的類型，一次信息的形式有剪報(bào)、外文文獻(xiàn)的編譯等;二次信息的形式有目錄、索引、文摘和簡(jiǎn)介等;三次信息提供的是評(píng)述性的、動(dòng)態(tài)性的、預(yù)測(cè)性的信息，其形式有：簡(jiǎn)訊、綜述、述評(píng)、調(diào)查報(bào)告等 P405中其考察方式是：從中抽出4個(gè)，讓你選擇哪些是一次信息?二次信息?三次信息?

　　8.信息開(kāi)發(fā)技巧：抓住熱點(diǎn)、針對(duì)難點(diǎn)、找準(zhǔn)亮點(diǎn)、超前預(yù)測(cè)、突出特色 P405中

　　9.信息利用中要使用跟蹤卡，跟蹤卡的定義。P406中

　　10.信息咨詢服務(wù)的表現(xiàn)形式：報(bào)刊索引服務(wù)、信息線索咨詢服務(wù)、統(tǒng)計(jì)資料的咨詢服務(wù)。P407 考題形式：在給出別的一個(gè)，構(gòu)成四個(gè)選項(xiàng)

　　11.信息反饋的形式：正反饋和負(fù)反饋，前反饋和后反饋 四選題 P408

　　了解前反饋的定義：在信息發(fā)出之前，向信息發(fā)出者表示的要求和愿望 如來(lái)自基層和群眾中的建議和呼聲等 后反饋的定義：信息在發(fā)出后，信息接受者對(duì)信息做出的反應(yīng) P408

　　12.信息反饋的特點(diǎn)：針對(duì)性、及時(shí)性和連續(xù)性 P409中

　　13.選擇題：開(kāi)展檔案利用的方式和途徑有：(1)開(kāi)設(shè)閱覽室(2)檔案外借(3)制發(fā)檔案復(fù)制本 (4)出具檔案證明 P411

　　14.開(kāi)架閱覽的做法是：(1)科技檔案副本(2)非密的或密級(jí)較低的(3)編制“科技檔案檢索圖表” 選擇題P411

　　15.檔案外借的制度：(1)辦審批手續(xù)(2)外借期限不易過(guò)長(zhǎng)(3)數(shù)量要有所限制(4)保證按期歸還 P411

　　16.檔案復(fù)制本分為副本和摘錄兩種 P411

　　17.檔案人員只有在利用者正式申請(qǐng)下才能出具檔案證明。

　　在證明中只能對(duì)有關(guān)材料進(jìn)行客觀地、如實(shí)地?cái)⑹龌蛘?，尤其?duì)所要證明的問(wèn)題起關(guān)鍵性作用的內(nèi)容應(yīng)做到與原件的字、句，甚至標(biāo)點(diǎn)完全吻合。 P412中

　　18.印發(fā)目錄包括內(nèi)部印發(fā)(向內(nèi)部各機(jī)構(gòu)和下屬單位印發(fā))和外部交流兩種 P412

　　20. “提供檔案利用”是針對(duì)檔案管理者而言;“利用檔案”是針對(duì)利用者而言 P412下

　　21. 檔案參考資料具有問(wèn)題集中、內(nèi)容準(zhǔn)確、文字精煉、概括性強(qiáng)的特點(diǎn) P413中

　　22. 把書(shū)上第413頁(yè)下的幾種常見(jiàn)的檔案參考資料的編寫(xiě)看一下他的考題類型可能是根據(jù)一定的背景，讓你選擇。如對(duì)于一個(gè)搞科技的企業(yè)來(lái)說(shuō)，編寫(xiě)檔案參考資料的一句詩(shī)()則選書(shū)上第415頁(yè)的第八點(diǎn)、第九點(diǎn)和第十點(diǎn)。因此要知道，對(duì)于不同類型的企業(yè)，其依據(jù)不同。

　　23. 大事記的概念 P413中

　　秘書(shū)編寫(xiě)的大事記主要是持續(xù)反映本單位情況的單位大事記。 在編寫(xiě)的時(shí)候，具體要求是：(三點(diǎn))第一，觀點(diǎn)正確，用材真實(shí);第二，大事突出，要是不漏，小事不記;第三，系統(tǒng)條理，簡(jiǎn)明扼要 P413

　　大事記的內(nèi)容有大事時(shí)間和大事記述兩部分組成。

　　23.組織機(jī)構(gòu)沿革和企業(yè)年鑒 可能要反過(guò)來(lái)考。 如：選擇題：系統(tǒng)記錄一個(gè)單位或?qū)I(yè)系統(tǒng)的體制、組織機(jī)構(gòu)和人員編制變革的情況的一種文字材料是() 選擇：組織機(jī)構(gòu)沿革 同時(shí)，企業(yè)年鑒也是如此的考法 P414

　　24.統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯集按其內(nèi)容可分為綜合性和專題性兩種 P414中

　　25.針對(duì)性地提供檔案服務(wù)的人員：計(jì)劃決策人員、基層管理者、科研人員、工程技術(shù)人員P416中的四個(gè)大標(biāo)題

　　關(guān)于錄像答題技巧：

　　一般：(1)看秘書(shū)的著裝，看是否著職業(yè)裝(2)辦公桌是否整潔、信函要分類放置(3)在打電話時(shí)，注意：①電話要在鈴響三聲內(nèi)接電話②要用禮貌用語(yǔ)，如您好等?③上班時(shí)間不得占用電話聊天(4)保密：①不能對(duì)好朋友泄密②不能為了炫耀，泄密③不能因?yàn)槔习宄衬?，賭氣泄密

　　(一) 關(guān)于商務(wù)活動(dòng)中的簽字儀式：書(shū)上第389頁(yè)

　　注意：迎客:秘書(shū)在大門(mén)口迎接，領(lǐng)導(dǎo)在會(huì)議室等待迎接;客人應(yīng)坐在右邊;簽字廳應(yīng)整潔干凈;簽字桌應(yīng)為長(zhǎng)桌，桌布應(yīng)為綠色;實(shí)現(xiàn)應(yīng)準(zhǔn)備好簽字用具：如合同文本、簽字筆、吸墨器等;桌上要擺放雙方國(guó)旗;入座座位，助簽人應(yīng)在主簽人的后面;其他隨從人員的位置要注意;合同第一次交換由助簽人完成，第二次交換由簽字人完成;到最后要照相留念，注意站的位置;共飲香檳酒互相慶祝;最后談話要注意：不談?wù)?、宗?不問(wèn)婚否;身子預(yù)言：注意OK在不同國(guó)家的意思不同。

　　(二) 宴請(qǐng)

　　注意：場(chǎng)地的選擇;點(diǎn)菜時(shí)要注意對(duì)方有無(wú)忌口;迎客的方式;入座的順序;關(guān)于在宴請(qǐng)的過(guò)程中出現(xiàn)的一些聊天注意事項(xiàng);可能涉及到招標(biāo)書(shū)的準(zhǔn)備工作和投標(biāo)，注意其日期;秘書(shū)要為上司準(zhǔn)備好信息資料;電話保密工作;會(huì)議通知包括哪些內(nèi)容;管理上司日志時(shí)，若上司日志發(fā)生變化，則應(yīng)當(dāng)先調(diào)整上司日志，再調(diào)整自己的日志，然后提醒上司日志已變化，最后通知對(duì)方，并致歉

　　(三)有關(guān)商務(wù)旅行：詳見(jiàn)書(shū)上第397頁(yè)(秘書(shū)與領(lǐng)導(dǎo)一起出行，可能還有其他人員)

　　注意：做好出行前的準(zhǔn)備，擬定出訪方案;包括意圖和目的，出訪時(shí)間、地點(diǎn)和路線，費(fèi)用情況和簡(jiǎn)單要求等。仔細(xì)看書(shū)上399頁(yè)的表格，準(zhǔn)備好后要想上司匯報(bào)。召開(kāi)全體出訪人員預(yù)備會(huì)，給上司提醒。

　　(四) 有關(guān)溝通：可能員工家屬來(lái)鬧事

　　注意：好好看看書(shū)上的第239頁(yè)的溝通策略，這是一個(gè)對(duì)外的橫向溝通問(wèn)題。

　　秘書(shū)有無(wú)做到換位思考;耐心傾聽(tīng);秘書(shū)有無(wú)做到日常接待，如倒水等;如果對(duì)方著急，秘書(shū)不可以急，應(yīng)該有耐心;秘書(shū)在接待過(guò)程中要注意保密工作;與對(duì)方說(shuō)話時(shí)，不能出現(xiàn)有“讓我告訴你……的電話和地址”，即在未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)的授權(quán)下，不能說(shuō)出領(lǐng)導(dǎo)的電話和地址。對(duì)方提出一些要求，秘書(shū)要向上級(jí)請(qǐng)示; 若上級(jí)正在開(kāi)會(huì)或接待他人，秘書(shū)不能直接進(jìn)去向領(lǐng)導(dǎo)說(shuō)，而應(yīng)寫(xiě)成便條形式，把領(lǐng)導(dǎo)叫出來(lái)匯報(bào)。領(lǐng)導(dǎo)在未吱聲的情況下，秘書(shū)不應(yīng)該說(shuō)出該如何如何決定。

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