2012年秘書資格三級考試：秘書實務考點總結(6)

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　　信息利用的要求

　　1信息利用要給組織帶來效益

　　2信息利用要對社會環(huán)境和公眾負責。不能損害社會環(huán)境和公眾利益

　　3信息利用要嚴格遵守信息法規(guī)，遵守知識產權保護的相關法律法規(guī)

　　登記轉自環(huán) 球 網(wǎng) 校edu24ol.com

　　(1)登記的含義：登記即建立信息的完整記錄。

　　(2)登記分為兩種類型;

　?、倏偫ǖ怯?，對存儲信息按批分類登記;

　?、趥€別登記，按信息存儲順序逐件登記。

　　(3)登記形式有兩種：卡片式登記、薄冊式登記。

　　編碼：

　　(1)編碼要求;編碼結構應表示出信息的組成方式及關系。

　　(2)編碼步驟;分析所有預編的信息;選擇最佳的編碼方法;確定數(shù)碼的位數(shù)

　　(3)編碼的兩種方法：

　?、夙樞蚓幋a法，按信息發(fā)生的先后順序或統(tǒng)一標準編碼;

　?、诜纸M編碼法，利用十進位阿拉伯數(shù)字，按后續(xù)數(shù)字來分別信息的大、小類

　　提供檔案利用的要求及方式

　　1要求：依法開展利用工具 主動及時開展利用工作 不斷完善檔案服務方式和手段 掌握本單位近期工作重點、重大活動據(jù)此開展檔案利用工作

　　2方法：開設閱覽室提供利用 檔案外借 制發(fā)檔案復制本 提供咨詢服務 印發(fā)檔案目錄 舉辦檔案展覽

　　編寫大事記的工作步驟和注意事項

　　1.接受任務后，首先收集有關文件和材料，掌握公司成立至今以來發(fā)生的一些大事和要事，接下來了解編寫大事記的注意事項，如材料真實編寫時突出大事不要漏要點拋掉小事。編寫大事記注意系統(tǒng)性和條理性，簡明扼要。寫完之后要讓經(jīng)理過目，經(jīng)理認為沒有問題后將其制作成展板，供客閱覽了解使用。同時要將該大事記放在公司的參考資料里，以后逐年編寫。

　　2.大事記主要由大事記記述和時間組成。大事記述是大事記的核心部分，通過許多重大事件的記述，反映歷史發(fā)展的概貌和規(guī)律。大事的合理選擇是撰寫著部分之一。大事時間要求有記載準確的日期，不用模糊的字詞。而且對每件大事均寫明某年某月某日，爾后再按大事發(fā)生的時間順序進行排列。

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