秘書資格五級考試：Word的安全保護(hù)經(jīng)驗(yàn)交流(1)

　　對一個(gè)電腦用戶來說，文字處理工作是必要的。出于某些目的，我們常常需要對自己的文檔進(jìn)行保護(hù)。這里所說的“保護(hù)”有兩層含義。第一、確保自己文檔中的信息不被其他未授權(quán)用戶看到;第二、避免宏病毒、誤操作及其他各種原因使文檔文件受損，保證文檔的完整性。

　　隱藏文檔紀(jì)錄轉(zhuǎn)自環(huán) 球 網(wǎng) 校edu24ol.com

　　當(dāng)我們打開Word時(shí)，首先會看到什么?對了，只要用鼠標(biāo)點(diǎn)擊“文件”菜單，默認(rèn)情況下會列出最近使用過的4個(gè)文件。這樣，我們打開過的文件會完全暴露在外，無需查找也能輕易被別人發(fā)現(xiàn)。

　　出于保密需要，我們往往不希望別人看到自己最近編輯過的文件，要達(dá)到這樣的目的，只要在“工具”→“選項(xiàng)”→“常規(guī)”選項(xiàng)卡中不選中“列出最近所用文件”即可。

　　這樣做就沒人能發(fā)現(xiàn)最近被使用過的文件了?答案當(dāng)然是否定的。在一般情況下，Windows的“開始”菜單中“文檔”子菜單會列出用戶最近使用過的所有文件，對敏感內(nèi)容應(yīng)及時(shí)予以清除。我們可以通過點(diǎn)擊“開設(shè)”→“設(shè)置”→“任務(wù)欄和開始菜單”→“高級”選項(xiàng)卡中的“清除”按鈕(這是Windows 2000下的方法，Windows 98下的操作類似)。可是，頻繁的清除也太麻煩，再說，有時(shí)候忘記清除怎么辦，有沒有一勞永逸的辦法呢?我們可以通過修改注冊表來實(shí)現(xiàn)。

　　在HKEY_CURRENT_USERSoftwareMicrosoftWindowsCurrentVersionPoliciesExplorer分支下新建一個(gè)名為“NoRecentDocsHistory”的DWord值，將其鍵值設(shè)置為1，可使“文檔“菜單中的內(nèi)容不再改變?；蛘咴谏鲜龇种滦陆ㄒ粋€(gè)名為“NoRecentDocsMenu”的二進(jìn)制值，并將其鍵值設(shè)置為“01 00 00 00”，重新啟動后“文檔”菜單將從“開始”菜單中消失。

　　躲開他人視線

　　現(xiàn)在我們可以開始安心編輯文件了。不好，突然有人走了過來――有時(shí)我們不希望別人看到自己正在編輯的文檔。如果直接關(guān)掉Word等會還要重新打開編輯的文檔，對已經(jīng)設(shè)置了“不顯示最近使用文件”的用戶來說，要是目錄很深，那可慘了……其實(shí)有一種簡單的辦法：首先用“Ctrl+A”選中全文，再用工具欄中的“字體顏色”按鈕將字體設(shè)置為白色。如果嫌步驟太多，可以自己錄制一條宏命令：選擇“工具”→“宏”菜單中的“錄制新宏”命令，在彈出的對話框中輸入宏名(隨你自己定，比如“隱藏”)，按下將宏指定到鍵盤的按鈕，在彈出的對話框中指定執(zhí)行這個(gè)宏所使用的快捷鍵組合(我們可以任意選擇，但不要和已有的快捷鍵組合沖突)。等別人走開以后，我們再按下Ctrl+Z組合鍵即可(其實(shí)，這是利用“撤銷”命令的原理實(shí)現(xiàn)的)。

　　給文檔設(shè)置密碼轉(zhuǎn)自環(huán) 球 網(wǎng) 校edu24ol.com

　　漫長的文字錄入工作終于完成了，如果不希望那些未經(jīng)授權(quán)的用戶使用你的保存文件，就應(yīng)該給它設(shè)置密碼。打開“文件”→“另存為”→點(diǎn)擊“工具”按鈕中的“常規(guī)選項(xiàng)”，在密碼欄中輸入密碼，確認(rèn)輸入后即可。這里要說明的是，Word提供了兩種類型的密碼用于文件保護(hù)：

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