秘書資格五級考試：Word的安全保護經驗交流(2)

　　“打開權限密碼” ――限制未經授權的用戶打開文檔;

　　“修改權限密碼”――限制未經授權的用戶對文檔作修改，沒有修改權限密碼的用戶只能以只讀方式打開文檔。這兩種密碼是相互獨立的，可以根據自己的需要分別設定。密碼的最大長度為15個字符，并區(qū)分字母大小寫。另外，選中 “建議以只讀方式打開文檔”選項，這樣文檔被打開前會出現建議用戶以只讀方式打開的提示，如果我們選擇“否”不接受建議，文檔仍以常規(guī)方式打開。需要提醒大家，別以為加了密碼就萬事OK了，對許多破解Office文檔密碼的軟件來說，長度太短或較有規(guī)律的Office文檔密碼可以說不堪一擊。所以，真正需要加密的重要文檔，我們還需多加留心，盡量使用數字、字母大小寫混合加密。

　　加密后的小措施　　即使文檔已經進行過加密保護，我只要動動鼠標，仍然可以了解你的文檔的一些內容。用鼠標右擊文檔，在彈出菜單中選擇“屬性”，可在“摘要”選項卡的標題項中看到文檔的部分正文內容。這是為什么呢?

　　原來很多人習慣在編輯一個新文檔的時候先直接輸入正文，然后再給文檔起標題。這樣一來，Word就會自動將正文的前幾十個字作為文檔摘要信息保存下來。所以為了使自己的隱私得到更好的保護，我們要養(yǎng)成首先輸入文章標題或是及時手工更改標題的習慣。如果你不想讓別人知道你的一些用戶信息，還應在“工具”→“選項”→“用戶信息”選項卡里做一些修改工作(包括“用戶姓名”、“姓名縮寫”、“通訊地址”等)。

　　方便安全的審閱

　　經過上述方法處理文檔，可以說基本是安全的。但是，我們完成一篇文檔后，可能還需要交給他人審閱，使用“工具”→“保護文檔”命令可對原文檔進行保護。這樣，他人在文檔原稿上所做的修改都以用修訂標記或批注標記的形式記錄下來。另一種方法是使用“版本”功能：選中“文件”→“另存為”→點擊“工具”按鈕中的“保存版本”，以后再選擇“文件”菜單中的“版本”命令，就能在彈出的對話框中選擇所需的舊版本進行查看和處理。

　　宏病毒防范

　　Word提供了對宏病毒的警告保護，用戶可以選擇“工具”→“宏”→“安全性”命令，在彈出對話框(圖4)中設置各種安全級別。建議設置為“高”或“中”，使Word禁止非可靠來源文檔中宏的運行，或在運行前給出警告提示，讓用戶選擇運行與否。但是某些軟件(比如IBM ViaVoice 2000)可能會強制你將其設置為“低”。另外，需要提醒大家的是Word只能從一定程度上預防宏病毒而不能殺毒，所以要真正杜絕宏病毒，應該使用防病毒軟件。

　　突發(fā)事件下的文檔保護

　　有時候可能由于突發(fā)事件(比如斷電、死機)導致文檔未能保存，難道就讓所做的一切都付之東流?我們應盡量利用Word提供的“自動保存”功能，在“工具”→“選項”→“保存”選項卡中設定“自動保存間隔時間”，不要把這個間隔時間設置得太短，否則頻繁的保存，一來浪費時間，二來損傷硬盤。設置好后，再碰到上述情況，Word的自動恢復功能會在下次使用Word時自動打開恢復文件，恢復文件中包含了最后一次自動保存功能對文檔所作的修改。若是Word沒有自動打開恢復文件，我們可手工將其打開。恢復文件的后綴名為asd，其路徑在“工具”→“選項”→“文件位置”選項卡中查找，對于Windows 9x/Me一般為“WindowsApplication DataMicrosoftWord”文件夾，對于Windows 2000一般為“Documents and Settings用戶名Application DataMicrosoftWord”文件夾。

　　Word還提供了文檔備份的功能。選中“工具”→“選項”→“保存”選項卡中的“保留備份”選項，在將當前的修改內容保存到原文檔的同時，Word會自動保留一個備份文檔(備份文檔是以wbk為后綴名的)。