秘書辦事、辦文、辦會工作：處理文電

　　文電是機關開展工作的重要工具，通過文電指導工作是機關發(fā)揮職能作用的基本途徑。因此，及時正確地處理好各類文電，是機關干部必備的基本素質。處理機關日常文電一般有兩種方式：一是轉發(fā)上級文電;二是根據(jù)上級指示和工作需要，起草下發(fā)本級文電。

　　(一)需要經(jīng)常辦理的文電

　　按照不同的劃分標準，軍隊機關公文可分為許多類別。比如，按文件來源劃分，可分為收文和發(fā)文;按行文方向劃分，可分為上行文、平行文和下行文;按文件處理要求劃分，可分為需辦和參閱、急件和平件;按內容保密要求劃分，可分為絕密、機密、秘密和普通文件?！盾婈牂C關公文處理條例》規(guī)定，軍隊機關公文按照內容和作用分為以下13種：即命令、通令、決定、指示、通知、通報、報告、請示、批復、函件、通告和布告、會議紀要。除上述公文種類外，在軍隊機關工作中使用的其他公文，不單獨成類，但應參照公文處理的有關要求辦理。我們平時工作中經(jīng)常遇到的有計劃、安排、意見、總結、講話和調查報告等。

　　(二)文電處理的一般程序

　　1、批辦。包括收文、登記、擬辦、批辦、分送五個環(huán)節(jié)。這一步是辦文的準備階段。其中的關鍵環(huán)節(jié)是“批辦”。批辦，就是主管領導對收文的處理或就開展某項工作所做的批示。通常情況下，密碼報自上而下，一般文件自下而上。批辦的意見是否合理、準確，直接影響著辦文質效。準確批辦，既能加快文件的周轉，又能提高工作效率，相反，批辦意見不準確，必然導致部門之間相互扯皮、轉來轉去，影響辦事效率。作為機關干部，為了幫助領導對收文做出正確的批示，應以認真負責的態(tài)度，根據(jù)文電的內容，積極主動地通過文字或口頭向領導提出合理化建議，對文件的重要內容要標注，以便領導把握和記憶。

　　2、承辦。承辦文電是指在接到上級文電后，為落實上級的指示，在首長做出批示后，根據(jù)首長的批示制發(fā)具體實施意見的過程。包括擬稿、會簽、核稿、簽批四個環(huán)節(jié)。承辦擬稿是整個辦文的中心環(huán)節(jié)。

　　3、制發(fā)。包括打印、蓋印、登記、發(fā)文四個環(huán)節(jié)，這是辦文的輔助性、技術性工作階段。其中主要環(huán)節(jié)是打印和蓋印。打印文稿的字體要規(guī)范統(tǒng)一。一般情況下，文稿的主標題用黑體二號字，副標題用宋體四號字，單位姓名用楷體三號字，正文用仿宋體三號字，正文中的大標題用黑體，小標題用楷體;打印文稿要認真核對，不能錯字、漏字，錯段、漏段，要核對到每個標點符號。裝訂要符合標準要求，不能漏頁、錯頁、倒頁。印章要蓋在單位的正中央，不能印斜印偏，不能模糊不清，要與打印文稿的單位名稱相符。

　　4、反饋。文電下發(fā)后，要通過多種途徑了解掌握文電貫徹落實情況，及時向有關領導匯報反饋，同時還要注意針對貫徹過程中出現(xiàn)的問題，及時給領導提出糾偏的建議，確保下達的文電能夠善始善終地得到貫徹落實。

　　上述四步是一個相互關聯(lián)、環(huán)環(huán)相扣的辦文全程，缺少哪一步，或哪一步出現(xiàn)偏差，都會影響辦文質量。

　　(三)處理文電應注意的問題

　　處理文電除了要嚴格按照上述程序辦理外，還要注意做到以下三點：一是辦理要及時。文電大都有較強的時效性，要盡快辦理，不能拖拖拉拉，更不能不請示、不報告、擱置不管。對時限特別急的文電，必須在規(guī)定的時間內辦完。二是表達要準確。大部分文電政策性強，擬制過程中要注意準確性，不能粗枝大葉、含糊不清。三是文電要保密。公文多數(shù)具有內部特性，一般都規(guī)定傳閱范圍，該誰知道就讓誰知道。呈辦結束，及時存放或返還保密室。用軍內網(wǎng)傳輸公文要采取加密措施，絕不能用地方網(wǎng)辦理公文。

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