2014年秘書三級考試重要筆記:辦公室事務(wù)和管理

　　經(jīng)常清潔整理責(zé)任區(qū)

　　(1)秘書要經(jīng)常清潔整理由自己負(fù)責(zé)的辦公區(qū)。

　　(2)清潔整理本人參與的公用區(qū)域。

　　設(shè)備、物品要放置適當(dāng)、取用有序

　　(1)本人經(jīng)常使用的辦公用品和設(shè)備擺放有序，方便操作。

　　(2)公用資源擺放有序，用后歸位。

　　辦公環(huán)境中常見的有礙健康和安全的隱患

　　(1)地、墻、天花板、門、窗的安全。

　　(2)室內(nèi)光線、溫度、通風(fēng)、噪聲、通道方面的隱患。

　　(3)辦公家具方面的隱患。

　　(4)辦公設(shè)備及操作中的隱患。

　　(5)工作中疏忽大意造成傷害的隱患。

　　(6)工作中疏忽大意造成失密的隱患。

　　(7)火災(zāi)或消防中的隱患。

　　收、發(fā)文件或郵件的工作程序

　　(1)收文件或郵件的工作程序包括：簽收、拆封、登記、分類。

　　(2)發(fā)文件或郵件的工作程序包括：查對、檢查附件、分類、標(biāo)記、檢查郵編、簽名、登記、了解有關(guān)規(guī)章制度和寄發(fā)時間。

　　上司不在時，秘書處理信件或郵件的方法

　　(1)將公司和外來的信件或郵件分開，并把內(nèi)容大致記錄下來。

　　(2)主動與上司聯(lián)系，告訴上司需要親自處理的郵件或信件。

　　(3)把信件或郵件交給公司有權(quán)處理的人回復(fù)。

　　(4)把寄給上司的信件或郵件連續(xù)編號。

　　(5)把需要上司親自處理的信件或郵件保存下來，并在通知發(fā)件人已收到的信中告訴對方何時可以得到回復(fù)。

　　(6)把積壓的信件或郵件分別裝入紙袋中，標(biāo)上“需要××處理”的字樣。