2014年秘書三級(jí)考試重要筆記:有效利用時(shí)間

　　接打電話

　　(1)處理電話留言的一般原則：簡(jiǎn)潔、完整、準(zhǔn)確、及時(shí)送達(dá)。

　　(2)接電話的方法

　　1)“響鈴不過三”。

　　2)有問候語(yǔ)。

　　3)如果來(lái)電要找的人不能接聽電話，要恰當(dāng)回答。

　　4)注意接電話的語(yǔ)調(diào)。

　　5)做好電話記錄。

　　(3)撥打電話的方法

　　1)首先報(bào)出本人的姓名和單位名稱。

　　2)如果想留言請(qǐng)對(duì)方回電，要留下自己的電話號(hào)碼。

　　3)要問對(duì)方此時(shí)打去電話是否方便。

　　4)注意自己的語(yǔ)言。

　　5)適時(shí)結(jié)束通話并用規(guī)范的結(jié)束語(yǔ)。

　　辦公用品的發(fā)放程序

　　(1)指定專人發(fā)放。

　　(2)按單位的有關(guān)制度和規(guī)定時(shí)間發(fā)放。

　　(3)緊急物品發(fā)放必須有相應(yīng)的程序處理。

　　(4)填寫物品申領(lǐng)表，由授權(quán)人簽字批準(zhǔn)。

　　(5)清點(diǎn)核實(shí)發(fā)放的辦公用品。

　　(6)提醒領(lǐng)取部門或個(gè)人節(jié)約使用辦公用品。

　　節(jié)約使用辦公用品的措施

　　(1)復(fù)印機(jī)：填寫申請(qǐng)表;發(fā)復(fù)印卡以限制部門使用;彩色復(fù)印要統(tǒng)一管理。

　　(2)傳真機(jī)：指定專人使用;做好登記并保留發(fā)送記錄。

　　(3)計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、因特網(wǎng)：限制使用，彩色打印要集中管理;嚴(yán)格管理因特網(wǎng)的使用。

　　(4)電話、移動(dòng)電話：控制打私人電話和國(guó)內(nèi)國(guó)際長(zhǎng)途電話;按規(guī)定使用移動(dòng)電話。

　　用ABCD法則排出工作的優(yōu)先等級(jí)

　　A類：重要并緊急的，必須立即做、優(yōu)先做。

　　B類：重要而不緊急的，應(yīng)接著處理。

　　C類：緊急而不重要的，有時(shí)間才做。

　　D類：不重要又不緊急的，可以不做。

　　有效利用時(shí)間的方法

　　(1)明確自己的工作任務(wù)和職責(zé)。

　　(2)要區(qū)分常規(guī)工作和非常規(guī)工作。

　　(3)分清工作的輕重緩急，判斷工作的先后次序，科學(xué)有序地完成工作任務(wù)。

　　(4)巧妙地運(yùn)用一些方法，合理分配精力，精明地利用時(shí)間，以提高效率。

　　(5)使用辦公輔助手段幫助組織工作。

　　(6)安排工作要適應(yīng)整個(gè)流程的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，不間斷、延誤或降低團(tuán)隊(duì)的整體效益。

　　(7)要遵照組織制定的規(guī)章制度和有關(guān)工作的承辦周期安排工作。

　　(8)秘書要記好工作日記并認(rèn)真分析、評(píng)估自己利用時(shí)間的有效程度。

　　日常辦公事務(wù)的協(xié)調(diào)

　　(1)內(nèi)部會(huì)議室的預(yù)訂工作。

　　(2)用車預(yù)訂工作。

　　(3)協(xié)助同事印制名片。

　　(4)協(xié)助安排各辦公室的桶裝飲用水。

　　(5)協(xié)助組織入口處的出勤登記打卡工作。

　　(6)按組織要求，保證接待崗位上班時(shí)間都要有人。

　　掌握好協(xié)調(diào)工作的基本原則

　　協(xié)調(diào)時(shí)應(yīng)從組織的整體利益出發(fā)，先考慮重要、緊急、難度大、不方便的工作或事情， 通過協(xié)調(diào)力求安排好次要、非緊急、難度小或較方便的工作或事情。

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