2014年秘書資格二級輔導(dǎo)資料:辦公室的管理職能

　　辦公室的管理職能

　　隨著時(shí)間的流逝和信息技術(shù)的發(fā)展，組織開始要求以更快的速度處理更多的信息并作出更多決策。由于包括計(jì)算機(jī)和威力巨大的通訊設(shè)備在內(nèi)的新技術(shù)促使辦公室人員具有更大的信息處理能力，管理部門就開始更加依靠辦公室工作人員了。單一部門辦公室的概念逐漸為一個(gè)更廣泛的全公司范圍的信息管理概念所取代了。具體地講，辦公室工作是通過對組織中每一種管理職能的介入來體現(xiàn)出自身服務(wù)的。

　　1、計(jì)劃工作

　　這種管理職能就是分析過去和現(xiàn)在的有關(guān)信息，估計(jì)未來可能的發(fā)展，由此制定行動(dòng)方案，從而使公司能達(dá)到既定的目標(biāo)。與此相應(yīng)的辦公室工作范圍是為各種信息處理業(yè)務(wù)確定方針和目標(biāo)，如：

　　①通訊、文件管理、郵遞和復(fù)制技術(shù);

　?、谖锷线m的辦公室場所;

　?、塾矛F(xiàn)代化的實(shí)用辦公家具、機(jī)器和設(shè)備裝備工作區(qū);

　?、転檗k公室配備合格的人員，使辦公室工作順利而迅速地得以開展。

　　2、組織工作

　　這種管理職能是把全部經(jīng)濟(jì)資源(工作、工作場地、信息和職工)組合成可控的(可以管理的)組織單位，以完成各項(xiàng)具體的目標(biāo)。與此對應(yīng)的辦公室工作范圍是把辦公室組織的基本原則應(yīng)用于確立職工間的工作關(guān)系，以最好的物質(zhì)設(shè)備和工作流程裝備職工，獲取最高的工作效率。

　　3、領(lǐng)導(dǎo)工作

　　這種管理職能是動(dòng)員和指揮職工，使組織目標(biāo)得以成功地實(shí)現(xiàn)。與此對應(yīng)的辦公室工作范圍是：

　?、庞行У刂笓]和監(jiān)督辦公室的工作;

　　⑵選用一種切實(shí)可行的保持旺盛士氣的人事政策;

　?、侵贫ㄞk公人事政策;

　　⑷對辦公人員進(jìn)行培訓(xùn)、輔導(dǎo)、提升和酬償;

　　⑸為職工和上司提供通暢的通信線路。

　　4、控制工作

　　這種管理職能是保證工作成果盡可能與組織的計(jì)劃一致。與此相對應(yīng)的辦公室工作范圍是：

　　⑴制定、建立和改善行政辦公室的規(guī)章制度，以使在完成辦公室各項(xiàng)重要工作時(shí)有所遵循;

　?、茖k公室報(bào)表及其他用品的置備、編制和使用進(jìn)行監(jiān)督;

　?、枪懒恳淹瓿傻霓k公室工作并制定完成任務(wù)的標(biāo)準(zhǔn);

　?、冉档托姓k公室的業(yè)務(wù)費(fèi)用;

　?、删幹祁A(yù)算、報(bào)告和工作細(xì)則，用以降低和控制成本。

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