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2014年秘書資格二級(jí)輔導(dǎo)資料:辦公室的職能

更新時(shí)間:2013-12-20 17:35:35 來源:|0 瀏覽0收藏0
摘要 環(huán)球網(wǎng)校秘書資格頻道為大家提供2014年秘書資格二級(jí)輔導(dǎo)資料,供大家參考之用,詳見下文.

  辦公室的職能

  一、接收和收集信息

  1.個(gè)人的口頭信息;

  2.電話信息;

  3.書面信息

  4。計(jì)算機(jī)輸出信息;

  5.傳真通訊;

  6.其他各種形式的書面聯(lián)絡(luò)信息,包括內(nèi)部的和外部的。

  二、記錄信息

  通過一定的記錄系統(tǒng)進(jìn)行信息的記錄,并做好保密工作,這樣才能使信息以一定的格式保存下來,以備日后查用。方式有:

  1.逐字記錄;

  2.摘要;

  3.統(tǒng)計(jì)分類;

  4.直觀記錄;

  5.將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)的形式。

  三、整理信息

  對(duì)各種信息進(jìn)行整理是為了使信息以一種可用的形式出現(xiàn),并在將來能發(fā)揮它的最大作用。方式有:

  1.匯編或編輯;

  2.計(jì)算和總結(jié);

  3.整理和分類;

  4.復(fù)制或以一種完全不同的形式進(jìn)行復(fù)制以供以后管理活動(dòng)的需要。

  四、以最有效的方式傳播信息

  1.人對(duì)人的口頭傳遞;

  2.通過電話;

  3.通過文件;

  4.通過圖表或較直觀的形式;

  5.數(shù)據(jù)通信。

  五、保護(hù)公司的資產(chǎn)

  1.檢查財(cái)務(wù)收支情況;

  2.檢查庫存;

  3.檢查固定設(shè)施和裝備;

  4.建立安全保障措施;

  5.通過履行法定義務(wù)。

 

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