2014年秘書資格二級(jí)輔導(dǎo)資料:辦公室的職能

　　辦公室的職能

　　一、接收和收集信息

　　1.個(gè)人的口頭信息;

　　2.電話信息;

　　3.書面信息

　　4。計(jì)算機(jī)輸出信息;

　　5.傳真通訊;

　　6.其他各種形式的書面聯(lián)絡(luò)信息，包括內(nèi)部的和外部的。

　　二、記錄信息

　　通過一定的記錄系統(tǒng)進(jìn)行信息的記錄，并做好保密工作，這樣才能使信息以一定的格式保存下來，以備日后查用。方式有：

　　1.逐字記錄;

　　2.摘要;

　　3.統(tǒng)計(jì)分類;

　　4.直觀記錄;

　　5.將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換成計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)的形式。

　　三、整理信息

　　對(duì)各種信息進(jìn)行整理是為了使信息以一種可用的形式出現(xiàn)，并在將來能發(fā)揮它的最大作用。方式有：

　　1.匯編或編輯;

　　2.計(jì)算和總結(jié);

　　3.整理和分類;

　　4.復(fù)制或以一種完全不同的形式進(jìn)行復(fù)制以供以后管理活動(dòng)的需要。

　　四、以最有效的方式傳播信息

　　1.人對(duì)人的口頭傳遞;

　　2.通過電話;

　　3.通過文件;

　　4.通過圖表或較直觀的形式;

　　5.數(shù)據(jù)通信。

　　五、保護(hù)公司的資產(chǎn)

　　1.檢查財(cái)務(wù)收支情況;

　　2.檢查庫存;

　　3.檢查固定設(shè)施和裝備;

　　4.建立安全保障措施;

　　5.通過履行法定義務(wù)。

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