四級秘書職業(yè)資格考試講義總結(jié)：辦公室事務(wù)與管理（3）

　　8.文書立卷、歸檔及銷毀

　　(1)立卷的范圍：已經(jīng)辦理完畢、具有查考價值的文件材料。

　　(2)立卷的工作程序：檢查整理立卷的文件一鑒別區(qū)分保管期限一具體組卷一拆除裝訂障礙一修補不合規(guī)范的文件一編寫頁號一登記《卷內(nèi)目錄》和《備考表》一擬定案卷標(biāo)題一裝訂成卷一填寫案卷封面一案卷排列與編號一編制《案卷目錄》一編寫歸檔號。

　　(3)公文案卷歸檔：文書部門將立好的案卷定期向檔案部門移交，以便集中保管。

　　(4)公文銷毀

　　1)銷毀的范圍：是指已辦畢的沒有歸檔和存查價值的公文。

　　2)銷毀的程序：是由文秘部門對已辦畢的公文進行鑒定;確認應(yīng)銷毀的文件后，逐件核定造冊;將銷毀文件目錄送主管領(lǐng)導(dǎo)人審查簽批;在有關(guān)人員監(jiān)督下送往指定地點銷毀。

　　3)銷毀的方式：包括焚燒、粉碎、重新制成紙漿。

　　9.印章及介紹信的管理

　　(1)印章的管理

　　1)秘書部門掌管的印章主要有三種：單位印章、單位領(lǐng)導(dǎo)人“公用”的私章、秘書部門的公章。

　　2)印章的作用：標(biāo)志作用、權(quán)威作用、法律作用、憑證作用。

　　(2)介紹信的管理：介紹信是用來介紹被派遣人的姓名、年齡、身份、接洽事項等情況的一種專用書信，具有介紹和證明雙重作用。出具介紹信要經(jīng)過單位內(nèi)部的審批手續(xù)，填寫清楚，與存根一致，加蓋騎縫章，并有存根備查。

　　10.辦公設(shè)備和辦公用品的進貨與保管

　　(1)辦公設(shè)備和辦公用品的接收程序

　　1)核對貨物，如數(shù)量不對應(yīng)立即通知采購部門。

　　2)接收情況應(yīng)輸入到庫存卡的接收項中，并及時更新庫存余額。

　　3)按規(guī)定存放好物品，確定物品發(fā)放人。

　　(2)庫存保管的措施

　　1)儲藏間或物品柜要上鎖，以保證安全。

　　2)各類物品要貼上標(biāo)簽，標(biāo)明類別和存放地。

　　3)新物品置于舊物品的下面或后面;體積大、分量重的放置在最下面;體積小和常用的物品放在較大物品的前面。

　　4)儲藏間要有良好的通風(fēng)和照明。

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