四級秘書職業(yè)資格考試講義總結：辦公室事務與管理（2）

　　(3)電子信息的安全保密工作

　　1)計算機顯示器應放置在別人看不到屏幕的地方;打印保密材料時要人不離機。

　　2)在提交電子信息前要向上級核對，不能給未被授權的人;有保密信息的軟盤不應帶出單位。

　　3)使用密碼保護計算機數(shù)據(jù)，密碼應經(jīng)常更換;不要隨意安裝借來的程序，經(jīng)常查毒、殺毒;重要文件要做備份。

　　3.安排值班工作，編制值班表

　　(1)值班工作的主要內(nèi)容：記好值班電話記錄;記好值班接待記錄;記好值班日記;做好信息傳遞。

　　(2)值班表包括的內(nèi)容

　　1)列出值班時間期限和具體值班時間。

　　2)按照要求填人值班人員姓名、值班的地點、負責人或帶班人姓名、替班人姓名。

　　3)用簡短的文字標明值班的工作內(nèi)容和人員缺勤的備用方案。

　　(3)值班管理制度的主要內(nèi)容：信息處理制度，崗位責任制度，保密制度，交接班制度。

　　4.零用現(xiàn)金的管理

　　辦公室中設立一筆零用現(xiàn)金或稱作備用金，用以支付本市交通費、郵資、接待用茶點費、停車費和添置少量的辦公用品。

　　(1)秘書必須建立一本零用現(xiàn)金賬簿。

　　(2)需要使用零用現(xiàn)金時，應填寫“零用現(xiàn)金憑單”，秘書要認真核對零用現(xiàn)金憑單，經(jīng)授權人審批簽字后，方可將現(xiàn)金支付給需用者。

　　(3)秘書要認真核對領取者提交的發(fā)票等證據(jù)上的用途、內(nèi)容、金額是否與零用現(xiàn)金憑單上填寫的完全一致，將發(fā)票等證據(jù)附在零用現(xiàn)金憑單后面。

　　(4)每當支出一筆現(xiàn)金，秘書均須及時在零用現(xiàn)金賬簿上記錄。

　　(5)當支出的費用到一定數(shù)額后或月末，秘書到財務部門報銷并將現(xiàn)金返還進行周轉。

　　5.商務費用報銷

　　(1)申請人提交費用申請報告或填寫費用申請表，經(jīng)組織確定的授權人審核同意，并簽字批準。

　　(2)一種情況是將獲得批準的費用申請報告或費用申請表提交財務部門，領取支票或現(xiàn)金借款;另一種情況是先由申請人墊付，完成商務工作。無論是使用支票還是現(xiàn)金，都要向對方索取相應的發(fā)票。

　　(3)商務工作結束后，申請者應將發(fā)票附在“出差報銷單”后面，并親自簽字提交出納部門。

　　(4)如計劃的費用需要超出時，應提前向領導報告，在得到批準后，超出的部分才可報銷。

　　6.公文形成的過程

　　交擬→議擬→撰擬→審核→簽發(fā)→印制→用印。

　　7.公文處理的基本程序

　　簽收→登記→擬辦→批辦→承辦(閱讀)→交擬→議擬→撰擬→審核→簽發(fā)→印制→用印→登記→發(fā)文→立卷→歸檔→銷毀。

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