秘書五級考試重點整理：事務(wù)管理（3）

　　8.登記使用會議室和進行用車預定

　　內(nèi)部會議室登記的要求：(1)責任到人，負責預訂的秘書要認真核對有關(guān)信息;

　　(2)要提前，在時間上要留有余地;

　　(3)如使用時間上出現(xiàn)矛盾要善于協(xié)調(diào)。

　　用車登記的要求：(1)注意時間上留有余地，確保用車人能及時用到所需車輛;

　　(2)善于協(xié)調(diào)用車矛盾。

　　9.處理郵件的工作程序：簽收郵件→分發(fā)傳閱郵件→寄發(fā)郵件→處理郵件時注意保密

　　簽收郵件的基本程序：初步分類→及時拆封(不該拆的不拆、不錯拆、不拆壞、不遺漏，保證文書安全)→如實

　　登記→分送→閱辦

　　分發(fā)傳閱郵件：(1)分發(fā)的郵件可分為兩類，一類是需要呈交上司的郵件，一類是需要交給他人的郵件。

　　呈交上司的：①要及時;②把相關(guān)郵件放在一起;③詢問是否需把親筆信打印;④根據(jù)輕重緩急程

　　度區(qū)別分開放置;⑤征詢上司意見是否使用需使用不同顏色的專用文件夾;⑥征詢

　　上司意見是否需要對郵件進行評述

　　交給他人的郵件：用標準型自動粘貼、可移動的提示條寫上你希望某人采取什么樣的行動。

　　(2)郵件的傳閱：一份郵件要供多個領(lǐng)導傳閱時，秘書要根據(jù)實際情況在傳送的郵件上附上“郵

　　件傳閱順序單”

　　寄發(fā)郵件程序：郵件的簽字→查對地址、核對郵件標記、附件→郵件的折疊和裝封→匯總郵件→寄發(fā)

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