2013年秘書資格四級(jí)考前必備考點(diǎn)(七)

　　常用事務(wù)文書的擬寫

　　鑒定要點(diǎn)與重點(diǎn)提示

　　一、鑒定要點(diǎn)

　　了解公文的格式;掌握會(huì)議記錄、意向書、訂貨單及產(chǎn)品說明書的擬寫方法。

　　二、重點(diǎn)提示

　　1.公文用紙及印裝格式

　　(1)公文用紙采用A4型。

　　(2)公文印裝要規(guī)范。

　　2.公文眉首格式

　　(1)發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)(公文版頭)。

　　(2)公文份數(shù)序號(hào)(印刷順序號(hào))。

　　(3)發(fā)文字號(hào)。

　　(4)簽發(fā)(會(huì)簽)人。

　　(5)秘密等級(jí)和保密期限。

　　(6)緊急程度。

　　(7)紅色反線(間隔橫線)。

　　3.公文主體格式

　　(1)公文標(biāo)題。

　　(2)主送機(jī)關(guān)。

　　(3)公文的主體(正文)格式。

　　(4)附件及附件說明。

　　(5)印章(發(fā)文機(jī)關(guān)名稱)。

　　(6)簽署。

　　(7)成文日期。

　　(8)附注。

　　4.版記(文尾)格式

　　(1)主題詞。

　　(2)抄送機(jī)關(guān)。

　　(3)印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期。

　　(4)版記中的反線和版記的位置。

　　5.公文的特定格式

　　(1)信函式格式。

　　(2)會(huì)議紀(jì)要格式。

　　6.通告與通知

　　(1)相同點(diǎn)：都是用來傳達(dá)上級(jí)機(jī)關(guān)的意圖與要求，并要求下級(jí)機(jī)關(guān)或有關(guān)人員遵守、了解并配合執(zhí)行的文種。

　　(2)不同點(diǎn)：告知范圍不同;格式不同;行文渠道不同。

　　(3)通知的寫作

　　1)通知的適用范圍：通知適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文;轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文;傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員。

　　2)通知的分類：指示型通知;發(fā)布型通知;批轉(zhuǎn)型通知;轉(zhuǎn)發(fā)型通知;任免型通知。

　　7.通知與通報(bào)

　　(1)相同點(diǎn)：都屬于告知性文種;都要求有關(guān)單位和人員了解公文內(nèi)容或配合行動(dòng);都是下行文。

　　(2)不同點(diǎn)：發(fā)文目的不同;內(nèi)容不同;發(fā)送對(duì)象不同。

　　(3)通報(bào)的寫作

　　1)通報(bào)的適用范圍：適用于表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神或者情況。

　　2)通報(bào)的主要目的：傳播信息、溝通情況、交流經(jīng)驗(yàn)，一般情況下，通報(bào)不具有指揮性。

　　3)通報(bào)的分類：根據(jù)通報(bào)的內(nèi)容，可分為三種，即表揚(yáng)性通報(bào)，用于表揚(yáng)好人好事;批評(píng)性通報(bào)，用于通報(bào)對(duì)違法亂紀(jì)人員的處理情況;情況通報(bào)，側(cè)重于告知，一般不涉及表揚(yáng)或批評(píng)。

　　4)通報(bào)的表述方法可分為兩種，即直述式和轉(zhuǎn)述式。

　　5)通報(bào)正文的擬寫：通報(bào)正文的寫作以表揚(yáng)和批評(píng)性通報(bào)為例，有四個(gè)要素，即傾向性導(dǎo)語、通報(bào)的事實(shí)(事件)、對(duì)事實(shí)(事件)的認(rèn)定和分析、處理意見等。

　　8.請(qǐng)示與報(bào)告

　　(1)相同點(diǎn)：都是上行文種;行文對(duì)象一般都是直接上級(jí)機(jī)關(guān)。

　　(2)不同點(diǎn)：行文目的不同;寫作結(jié)構(gòu)不同;結(jié)束語不同;處理方式不同;內(nèi)容寬窄不同;發(fā)文時(shí)機(jī)不同;報(bào)送制度不同;失誤后責(zé)任劃分不同。

　　(3)報(bào)告的寫作

　　1)報(bào)告的適用范圍：適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問。

　　2)報(bào)告的分類：工作報(bào)告;情況報(bào)告;調(diào)查報(bào)告;報(bào)送報(bào)告。

　　3)報(bào)告的擬寫：報(bào)告正文由報(bào)告導(dǎo)語、報(bào)告主體、報(bào)告結(jié)束語三部分構(gòu)成。

　　(4)請(qǐng)示的寫作

　　1)請(qǐng)示的適用范圍：請(qǐng)示是下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示或批準(zhǔn)時(shí)使用的文件。

　　2)請(qǐng)示的分類：請(qǐng)求指示的請(qǐng)示;請(qǐng)求批準(zhǔn)的請(qǐng)示;請(qǐng)求審批的請(qǐng)示。

　　3)請(qǐng)示正文的擬寫：請(qǐng)示正文由請(qǐng)示原因、請(qǐng)求事項(xiàng)、結(jié)束語三部分組成。

　　9.函

　　(1)函的適用范圍：函是平行文，適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。

　　(2)函的分類。

　　(3)函的擬寫：?jiǎn)枏?fù)函要做到問得清楚，答得明白;請(qǐng)準(zhǔn)(審批)函的結(jié)構(gòu)安排有點(diǎn)類似于請(qǐng)示(批復(fù))。

　　10.文章要素

　　公文與其他文體一樣，也是由一定要素構(gòu)成的，這就是人們常說的文章“四要素”，即材料、主題(主旨、發(fā)文意圖)、結(jié)構(gòu)、公務(wù)文書專用詞語。

　　11.公文的表達(dá)方式

　　(1)敘述：完整的敘述有六要素，即時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件、原因、結(jié)果。

　　(2)議論

　　1)議論有三要素：論點(diǎn)、論據(jù)、論證。

　　2)議論的分類：可以分為兩大類，即立論與駁論。

　　3)論證的方法：例證法、分析法、引證法、對(duì)比法、因果法等。

　　(3)說明：說明的方法主要有定義說明、分類說明、比較說明、數(shù)字說明和圖表說明等。

　　12.簡(jiǎn)報(bào)

　　(1)概念：簡(jiǎn)報(bào)是國(guó)家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體為匯報(bào)工作、交流經(jīng)驗(yàn)、反映情況、溝通信息、報(bào)道動(dòng)態(tài)而編發(fā)的內(nèi)部常用事務(wù)文書，也叫“動(dòng)態(tài)”“簡(jiǎn)訊”“摘報(bào)”“工作通訊”“情況反映”“情況交流”“內(nèi)部參考”等。

　　(2)特點(diǎn)：簡(jiǎn)，即簡(jiǎn)明扼要;快，即報(bào)道迅速快捷;新，即內(nèi)容新鮮;實(shí)，即真實(shí)準(zhǔn)確。

　　(3)簡(jiǎn)報(bào)的結(jié)構(gòu)：報(bào)頭+報(bào)核+報(bào)尾。

　　(4)簡(jiǎn)報(bào)的報(bào)頭有以下內(nèi)容：簡(jiǎn)報(bào)名稱、期號(hào)、編印單位、印發(fā)日期。

　　(5)簡(jiǎn)報(bào)報(bào)核主要結(jié)構(gòu)：(按語)+標(biāo)題+導(dǎo)語+主體+結(jié)尾。

　　(6)簡(jiǎn)報(bào)報(bào)尾：寫明發(fā)送范圍、印制份數(shù)。

　　13.會(huì)議記錄

　　(1)概念：會(huì)議記錄是開會(huì)時(shí)當(dāng)場(chǎng)將會(huì)議基本情況和會(huì)議報(bào)告、發(fā)言、討論、決議等內(nèi)容如實(shí)記錄下來的文書。

　　(2)特點(diǎn)：真實(shí)性、資料性。

　　(3)會(huì)議記錄的結(jié)構(gòu)：標(biāo)題+正文+尾部。

　　(4)會(huì)議記錄正文構(gòu)成是：首部+主體+結(jié)尾。

　　14.意向書

　　(1)概念：意向書是當(dāng)事人雙方或多方之間，在對(duì)某項(xiàng)事務(wù)正式簽訂條約、達(dá)成協(xié)議之前，表達(dá)初步設(shè)想的經(jīng)濟(jì)意圖和目的的意向性文書。

　　(2)特點(diǎn)：協(xié)商性、靈活性、簡(jiǎn)略性。

　　(3)意向書的類型。

　　(4)意向書的結(jié)構(gòu)：標(biāo)題+正文+尾部。

　　15.訂貨單

　　(1)概念：訂貨單是訂購(gòu)產(chǎn)品和貨物的單據(jù)。

　　(2)特點(diǎn)：協(xié)約性、嚴(yán)肅性。

　　(3)訂貨單的結(jié)構(gòu)與寫法：標(biāo)題+

　　16.產(chǎn)品說明書

　　(1)概念：產(chǎn)品說明書是生產(chǎn)商或者銷售商向消費(fèi)者介紹其生產(chǎn)、銷售的產(chǎn)品性能、特點(diǎn)、規(guī)格、型號(hào)、技術(shù)參數(shù)、維修方法、使用方法的說明性文書。

　　(2)特點(diǎn)：指導(dǎo)性、科學(xué)性、通俗性。

　　(3)產(chǎn)品說明書的結(jié)構(gòu)：標(biāo)題+正文+尾部。