2013年秘書資格四級考前必備考點(八)

　　會議與商務活動

　　鑒定要點與重點提示

　　一、鑒定要點

　　掌握會議議程、日程的擬定方法;正確選擇會址;做好會議記錄、會議中的信息溝通和會議期間值班、保衛(wèi)工作以及會議經(jīng)費結(jié)算工作;掌握開放參觀活動方案的擬定和安排宴請活動的要求、商務旅行計劃和旅程表的制定方法。

　　熟悉會議議程與日程的區(qū)別;掌握會議期間信息的收集、傳遞、反饋，以及信息加工的形式;學會會議文件資料立卷歸檔的步驟和國外商務旅行準備工作的主要內(nèi)容。

　　二、重點提示

　　1.會議議程表的設計方法

　　(1)注意議題所涉及各種事物的習慣順序和本公司章程有無對會議議程順序的明確規(guī)定。

　　(2)議程表中第一項是宣布議題，安排討論問題時應盡量將同類性質(zhì)問題集中安排在一起。

　　(3)保密性較強的議題一般安排在后面。

　　2.會議日程表的設計方法

　　(1)會議的日程表一般采用簡短文字或表格形式。

　　(2)將會議時間按每天上午、下午、晚上三個單元將議題具體化。

　　3.安排會議議程和日程應注意的問題

　　(1)會議議程和會議日程的功能不同。

　　(2)會議議程的編制在前，一旦確定不應再改變。會議日程如遇到一些變化可相應調(diào)整。

　　(3)會議議程與日程必須吻合。

　　(4)會議議程和日程表制定后，須經(jīng)主管領導審核方可實施。

　　4.選擇會址應考慮的因素

　　(1)交通便利。

　　(2)會場的大小應與會議規(guī)模、主題相符。

　　(3)場地要有良好的設備配置。

　　(4)應盡量避開鬧市區(qū)，場地應不受外界干擾。

　　(5)選擇會議地點應考慮有無停車場。

　　(6)場地租借的成本必須合理。

　　5.做好會議記錄

　　(1)會議記錄的準備工作

　　1)準備足夠的筆、筆記本和記錄用紙，以及錄音機和磁帶。

　　2)備有會議議程表和相關文件資料，了解與會人員的座位圖。

　　(2)會議記錄的內(nèi)容：會議描述;與會者姓名;會議過程;主席、記錄員簽名。

　　(3)會議記錄的方法

　　1)重點應將會議主要討論的觀點、決議、決定、重要聲明、修正案內(nèi)容、結(jié)論一字不漏地記錄下來，其他內(nèi)容概括記錄。

　　2)漏記內(nèi)容對照錄音磁帶進行修改，也可提示會議主持人請發(fā)言者重復內(nèi)容或?qū)δ骋恍g語做簡要的解釋。

　　3)與會者提出的意見、建議，要把人名記錄下來。

　　(4)會議記錄的修改

　　1)在定稿打印前，向主席提交一份草稿經(jīng)他簽字批準。

　　2)經(jīng)會議批準，會議記錄如有錯誤，主席或秘書可以更改。

　　3)會議記錄一經(jīng)簽名，任何地方都不能再作改動。

　　(5)會議記錄的要求：準確、完整、簡潔、條理清楚。

　　6.會議期間的信息溝通

　　(1)做好會議期間信息的收集、傳遞、反饋工作

　　1)秘書人員要多聽、多記、多想、多跑，全面收集信息。

　　2)要深入實際，掌握第一手資料。

　　3)注重信息的加工。

　　4)注重實效，狠抓反饋信息的收集。

　　(2)會議期間的對外宣傳工作

　　1)妥善處理與新聞媒體的關系。

　　2)注意內(nèi)外有別，嚴守單位秘密。

　　3)在傳遞方式、內(nèi)容選擇上應本著對象、效果、實效、費用的原則綜合考慮。

　　4)注意收集外界輿論和新聞媒體對會議的報道。

　　5)為召開記者招待會提供必需的信息資料。

　　6)信息收集力求全面、真實、及時、適用、重點突出。

　　7)與新聞媒體溝通要以禮相待、以誠相待、平等相待、迅速及時。

　　(3)信息加工的形式：綜合加工;提煉加工;推導加工。

　　(4)信息傳遞的方式：口頭傳遞;影像傳遞;電子系統(tǒng)傳遞;專人傳遞。

　　7.會議的值班、保衛(wèi)工作

　　(1)會議值班工作的內(nèi)容

　　1)搜集有關情況，傳遞各種信息。

　　2)控制與會議無關人員隨便出入會場。

　　3)備有公司和各部門領導、后勤部門主管的聯(lián)絡方式。

　　4)堅守崗位、人不離崗，保證會議信息的暢通無阻。

　　(2)會議保衛(wèi)工作的內(nèi)容：與會人員的人身安全的保衛(wèi)、重要文件的保衛(wèi)、會場和駐地的保衛(wèi)、各種設備和物品的保衛(wèi)、私人貴重物品的保衛(wèi)。

　　8.會議文件資料立卷歸檔的步驟

　　(1)會議文件的收集整理工作：收集范圍、收集渠道、收集方法。

　　(2)會議文件收集整理工作的方法

　　1)責任落實到人。

　　2)嚴格履行文件登記手續(xù)，認真檢查文件缺損情況，并及時采取補救措施。

　　3)注意保密。

　　9.會議經(jīng)費結(jié)算工作

　　(1)會議收款的方法和時機

　　1)在會議通知中注明收費標準、可采用的支付方式。

　　2)如用信用卡收費，要問清姓名、卡號、有效期等。

　　3)與財務部門確定正確的收費開票程序。

　　(2)會議付款的方法和時機：演講者費用、場租費、租用設備費等事先商定好費用，會議結(jié)束后付費。

　　10.擬定開放參觀活動方案

　　(1)開放參觀活動方案的主要內(nèi)容

　　1)確定開放參觀活動的主題。

　　2)安排開放參觀的內(nèi)容。

　　3)選擇開放參觀的時機。

　　4)確定邀請對象。

　　5)選擇參觀路線。

　　6)策劃宣傳工作。

　　7)做好解說及接待準備。

　　(2)安排開放參觀活動的注意事項

　　1)目的明確。

　　2)時機選擇要得當。

　　3)處理好公開與保密的關系。

　　4)安排好細節(jié)問題。

　　5)精心做好展示工作。

　　11.安排宴請活動的方法與要求

　　(1)宴請活動的準備工作

　　1)列出賓客名單，發(fā)出正式請柬。

　　2)確定宴請時間、選好宴請場所。

　　3)確定菜單。

　　4)排定桌次、座次。

　　5)宴請程序：迎客、入席、敬酒、交談、散席。

　　(2)宴請形式：正式宴會、便宴、酒會、冷餐會、茶會、工作餐等。

　　(3)宴請目的：為代表團來訪;為慶祝某一節(jié)日、紀念日;為展覽會的開幕、閉幕;為某項工程動工、竣工等。

　　12.擬定商務旅行計劃

　　(1)商務旅行計劃的內(nèi)容：時間、啟返日期、住宿安排、會晤人員、交通工具的選擇、上司或接待人的特別要求、天氣狀況、行程安排、差旅費用。

　　(2)旅程表的主要內(nèi)容：日期、時間、地點、交通工具、具體事項、備注。

　　13.出國商務旅行的準備工作

　　(1)辦理各種必要的出國手續(xù)：撰寫出國申請，辦理護照，辦理簽證，辦理《國際預防接種證書》，辦理出境登記卡，訂購機票，辦理保險。

　　(2)出行前的準備：編制旅行方案，辦理兌換外幣，準備隨身攜帶物品，為上司準備攜帶的文件，檢查相關證件，收集所到國的背景資料。

　　(3)出人境手續(xù)：邊防檢查;海關檢查;安全檢查;健康檢疫。