2013年秘書資格四級(jí)考前必備考點(diǎn)(八)

　　會(huì)議與商務(wù)活動(dòng)

　　鑒定要點(diǎn)與重點(diǎn)提示

　　一、鑒定要點(diǎn)

　　掌握會(huì)議議程、日程的擬定方法;正確選擇會(huì)址;做好會(huì)議記錄、會(huì)議中的信息溝通和會(huì)議期間值班、保衛(wèi)工作以及會(huì)議經(jīng)費(fèi)結(jié)算工作;掌握開放參觀活動(dòng)方案的擬定和安排宴請(qǐng)活動(dòng)的要求、商務(wù)旅行計(jì)劃和旅程表的制定方法。

　　熟悉會(huì)議議程與日程的區(qū)別;掌握會(huì)議期間信息的收集、傳遞、反饋，以及信息加工的形式;學(xué)會(huì)會(huì)議文件資料立卷歸檔的步驟和國(guó)外商務(wù)旅行準(zhǔn)備工作的主要內(nèi)容。

　　二、重點(diǎn)提示

　　1.會(huì)議議程表的設(shè)計(jì)方法

　　(1)注意議題所涉及各種事物的習(xí)慣順序和本公司章程有無對(duì)會(huì)議議程順序的明確規(guī)定。

　　(2)議程表中第一項(xiàng)是宣布議題，安排討論問題時(shí)應(yīng)盡量將同類性質(zhì)問題集中安排在一起。

　　(3)保密性較強(qiáng)的議題一般安排在后面。

　　2.會(huì)議日程表的設(shè)計(jì)方法

　　(1)會(huì)議的日程表一般采用簡(jiǎn)短文字或表格形式。

　　(2)將會(huì)議時(shí)間按每天上午、下午、晚上三個(gè)單元將議題具體化。

　　3.安排會(huì)議議程和日程應(yīng)注意的問題

　　(1)會(huì)議議程和會(huì)議日程的功能不同。

　　(2)會(huì)議議程的編制在前，一旦確定不應(yīng)再改變。會(huì)議日程如遇到一些變化可相應(yīng)調(diào)整。

　　(3)會(huì)議議程與日程必須吻合。

　　(4)會(huì)議議程和日程表制定后，須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審核方可實(shí)施。

　　4.選擇會(huì)址應(yīng)考慮的因素

　　(1)交通便利。

　　(2)會(huì)場(chǎng)的大小應(yīng)與會(huì)議規(guī)模、主題相符。

　　(3)場(chǎng)地要有良好的設(shè)備配置。

　　(4)應(yīng)盡量避開鬧市區(qū)，場(chǎng)地應(yīng)不受外界干擾。

　　(5)選擇會(huì)議地點(diǎn)應(yīng)考慮有無停車場(chǎng)。

　　(6)場(chǎng)地租借的成本必須合理。

　　5.做好會(huì)議記錄

　　(1)會(huì)議記錄的準(zhǔn)備工作

　　1)準(zhǔn)備足夠的筆、筆記本和記錄用紙，以及錄音機(jī)和磁帶。

　　2)備有會(huì)議議程表和相關(guān)文件資料，了解與會(huì)人員的座位圖。

　　(2)會(huì)議記錄的內(nèi)容：會(huì)議描述;與會(huì)者姓名;會(huì)議過程;主席、記錄員簽名。

　　(3)會(huì)議記錄的方法

　　1)重點(diǎn)應(yīng)將會(huì)議主要討論的觀點(diǎn)、決議、決定、重要聲明、修正案內(nèi)容、結(jié)論一字不漏地記錄下來，其他內(nèi)容概括記錄。

　　2)漏記內(nèi)容對(duì)照錄音磁帶進(jìn)行修改，也可提示會(huì)議主持人請(qǐng)發(fā)言者重復(fù)內(nèi)容或?qū)δ骋恍g(shù)語(yǔ)做簡(jiǎn)要的解釋。

　　3)與會(huì)者提出的意見、建議，要把人名記錄下來。

　　(4)會(huì)議記錄的修改

　　1)在定稿打印前，向主席提交一份草稿經(jīng)他簽字批準(zhǔn)。

　　2)經(jīng)會(huì)議批準(zhǔn)，會(huì)議記錄如有錯(cuò)誤，主席或秘書可以更改。

　　3)會(huì)議記錄一經(jīng)簽名，任何地方都不能再作改動(dòng)。

　　(5)會(huì)議記錄的要求：準(zhǔn)確、完整、簡(jiǎn)潔、條理清楚。

　　6.會(huì)議期間的信息溝通

　　(1)做好會(huì)議期間信息的收集、傳遞、反饋工作

　　1)秘書人員要多聽、多記、多想、多跑，全面收集信息。

　　2)要深入實(shí)際，掌握第一手資料。

　　3)注重信息的加工。

　　4)注重實(shí)效，狠抓反饋信息的收集。

　　(2)會(huì)議期間的對(duì)外宣傳工作

　　1)妥善處理與新聞媒體的關(guān)系。

　　2)注意內(nèi)外有別，嚴(yán)守單位秘密。

　　3)在傳遞方式、內(nèi)容選擇上應(yīng)本著對(duì)象、效果、實(shí)效、費(fèi)用的原則綜合考慮。

　　4)注意收集外界輿論和新聞媒體對(duì)會(huì)議的報(bào)道。

　　5)為召開記者招待會(huì)提供必需的信息資料。

　　6)信息收集力求全面、真實(shí)、及時(shí)、適用、重點(diǎn)突出。

　　7)與新聞媒體溝通要以禮相待、以誠(chéng)相待、平等相待、迅速及時(shí)。

　　(3)信息加工的形式：綜合加工;提煉加工;推導(dǎo)加工。

　　(4)信息傳遞的方式：口頭傳遞;影像傳遞;電子系統(tǒng)傳遞;專人傳遞。

　　7.會(huì)議的值班、保衛(wèi)工作

　　(1)會(huì)議值班工作的內(nèi)容

　　1)搜集有關(guān)情況，傳遞各種信息。

　　2)控制與會(huì)議無關(guān)人員隨便出入會(huì)場(chǎng)。

　　3)備有公司和各部門領(lǐng)導(dǎo)、后勤部門主管的聯(lián)絡(luò)方式。

　　4)堅(jiān)守崗位、人不離崗，保證會(huì)議信息的暢通無阻。

　　(2)會(huì)議保衛(wèi)工作的內(nèi)容：與會(huì)人員的人身安全的保衛(wèi)、重要文件的保衛(wèi)、會(huì)場(chǎng)和駐地的保衛(wèi)、各種設(shè)備和物品的保衛(wèi)、私人貴重物品的保衛(wèi)。

　　8.會(huì)議文件資料立卷歸檔的步驟

　　(1)會(huì)議文件的收集整理工作：收集范圍、收集渠道、收集方法。

　　(2)會(huì)議文件收集整理工作的方法

　　1)責(zé)任落實(shí)到人。

　　2)嚴(yán)格履行文件登記手續(xù)，認(rèn)真檢查文件缺損情況，并及時(shí)采取補(bǔ)救措施。

　　3)注意保密。

　　9.會(huì)議經(jīng)費(fèi)結(jié)算工作

　　(1)會(huì)議收款的方法和時(shí)機(jī)

　　1)在會(huì)議通知中注明收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、可采用的支付方式。

　　2)如用信用卡收費(fèi)，要問清姓名、卡號(hào)、有效期等。

　　3)與財(cái)務(wù)部門確定正確的收費(fèi)開票程序。

　　(2)會(huì)議付款的方法和時(shí)機(jī)：演講者費(fèi)用、場(chǎng)租費(fèi)、租用設(shè)備費(fèi)等事先商定好費(fèi)用，會(huì)議結(jié)束后付費(fèi)。

　　10.擬定開放參觀活動(dòng)方案

　　(1)開放參觀活動(dòng)方案的主要內(nèi)容

　　1)確定開放參觀活動(dòng)的主題。

　　2)安排開放參觀的內(nèi)容。

　　3)選擇開放參觀的時(shí)機(jī)。

　　4)確定邀請(qǐng)對(duì)象。

　　5)選擇參觀路線。

　　6)策劃宣傳工作。

　　7)做好解說及接待準(zhǔn)備。

　　(2)安排開放參觀活動(dòng)的注意事項(xiàng)

　　1)目的明確。

　　2)時(shí)機(jī)選擇要得當(dāng)。

　　3)處理好公開與保密的關(guān)系。

　　4)安排好細(xì)節(jié)問題。

　　5)精心做好展示工作。

　　11.安排宴請(qǐng)活動(dòng)的方法與要求

　　(1)宴請(qǐng)活動(dòng)的準(zhǔn)備工作

　　1)列出賓客名單，發(fā)出正式請(qǐng)柬。

　　2)確定宴請(qǐng)時(shí)間、選好宴請(qǐng)場(chǎng)所。

　　3)確定菜單。

　　4)排定桌次、座次。

　　5)宴請(qǐng)程序：迎客、入席、敬酒、交談、散席。

　　(2)宴請(qǐng)形式：正式宴會(huì)、便宴、酒會(huì)、冷餐會(huì)、茶會(huì)、工作餐等。

　　(3)宴請(qǐng)目的：為代表團(tuán)來訪;為慶祝某一節(jié)日、紀(jì)念日;為展覽會(huì)的開幕、閉幕;為某項(xiàng)工程動(dòng)工、竣工等。

　　12.擬定商務(wù)旅行計(jì)劃

　　(1)商務(wù)旅行計(jì)劃的內(nèi)容：時(shí)間、啟返日期、住宿安排、會(huì)晤人員、交通工具的選擇、上司或接待人的特別要求、天氣狀況、行程安排、差旅費(fèi)用。

　　(2)旅程表的主要內(nèi)容：日期、時(shí)間、地點(diǎn)、交通工具、具體事項(xiàng)、備注。

　　13.出國(guó)商務(wù)旅行的準(zhǔn)備工作

　　(1)辦理各種必要的出國(guó)手續(xù)：撰寫出國(guó)申請(qǐng)，辦理護(hù)照，辦理簽證，辦理《國(guó)際預(yù)防接種證書》，辦理出境登記卡，訂購(gòu)機(jī)票，辦理保險(xiǎn)。

　　(2)出行前的準(zhǔn)備：編制旅行方案，辦理兌換外幣，準(zhǔn)備隨身攜帶物品，為上司準(zhǔn)備攜帶的文件，檢查相關(guān)證件，收集所到國(guó)的背景資料。

　　(3)出人境手續(xù)：邊防檢查;海關(guān)檢查;安全檢查;健康檢疫。