2013年秘書資格四級考試復(fù)習(xí)筆記（6）

　　20. 上司出差，商務(wù)費(fèi)用報(bào)銷的步驟：

　　秘書首先要了解公司有關(guān)財(cái)務(wù)報(bào)銷的相關(guān)規(guī)定，上司出差到外地開會(huì)的交通費(fèi)不能從零用現(xiàn)金中支付。通常的工作步驟：①申請人提交費(fèi)用申請報(bào)告或填寫費(fèi)用申請表，詳細(xì)說明需要經(jīng)費(fèi)的人員、時(shí)間、用途、金額等，并親自簽字②該報(bào)告活該表必須經(jīng)過組織確定的授權(quán)人審核同意③一種情況是將獲得批準(zhǔn)的費(fèi)用申請報(bào)告或費(fèi)用申請表題教財(cái)務(wù)部門，領(lǐng)取支票或現(xiàn)金貸款;一種情況是先有申請人墊付，完成商務(wù)工作。④在商務(wù)工作中，無論是使用支票，還是使用現(xiàn)金，都要向?qū)Ψ将@取相應(yīng)的發(fā)票，其內(nèi)容中填寫的時(shí)間、項(xiàng)目、費(fèi)用等應(yīng)與使用者實(shí)際用途相符⑤商務(wù)工作結(jié)束，申請者應(yīng)將發(fā)票附在“出差報(bào)銷單”(附樣例)后面，并親自簽字，提交出納部門，由出納部門把先前領(lǐng)取的現(xiàn)金數(shù)額和支出情況進(jìn)行結(jié)算。如果是先由申請人墊付的，在提交票據(jù)和“報(bào)銷憑單”后，方可返還現(xiàn)金⑥如果在事實(shí)上務(wù)工作中，計(jì)劃的費(fèi)用不夠，需要超出時(shí)，應(yīng)提前向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，否則需自付(P251)

　　21.企業(yè)工作人員國內(nèi)外出差的費(fèi)用，經(jīng)常要由秘書辦理或協(xié)助辦理。因此，秘書要事先做好準(zhǔn)備，熟悉辦理信用卡、旅行支票、快匯等的方法(P252)

　　22.公文形成過程示意圖(P253)交擬、議擬、撰擬三步驟稱為擬稿。具有法定職權(quán)者定稿生效的步驟是簽發(fā)

　　23.公文處理基本程序(P254圖)重點(diǎn) 收文階段：從簽收到催辦 發(fā)文階段：從交擬到發(fā)文

　　24.對辦理完畢的文書整理(立卷)、歸檔及銷毀①立卷的范圍：辦理完畢、具有查考價(jià)值的文件材料②立卷的程序：(重點(diǎn))編寫頁號、登記《卷內(nèi)目錄》和《備考表》、擬定案卷標(biāo)題、裝訂成卷、填寫案卷封面(流程不能錯(cuò))③銷毀的程序：⑴由文秘部門對已辦畢的公文進(jìn)行鑒定⑵逐件核定造冊⑶領(lǐng)導(dǎo)審查簽批⑷監(jiān)督銷毀P255

　　25.銷毀公文應(yīng)在指定地點(diǎn)或單位進(jìn)行，不得將帶銷毀的公文出售給廢品收購部門

　　26.不得在空白介紹信、空白合同書上扣公章P256

　　27.秘書部門掌管的印章主要有三種：一是單位印章(含鋼印);二是單位領(lǐng)導(dǎo)人“公用”的私章;三是秘書部門的公章。其中單位印章是單位對外行使權(quán)力的標(biāo)志，其作用是：①標(biāo)志作用②權(quán)威作用③法律作用④憑證作用(P256)

　　28.出具介紹信要經(jīng)過內(nèi)部的審批手續(xù)，填寫清楚，與存根一致，加蓋騎縫章，并有存根備查。P256下

　　29.蓋公章要端正、清晰，蓋在署名中間，上不壓正文，下要騎年蓋月。

　　蓋印要領(lǐng)是：握法標(biāo)準(zhǔn)，印泥適度，用力均勻，落印平穩(wěn)P257上

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