2013年秘書資格四級考試復習筆記（11）

　　秘書考試(四級)復習筆記之文書擬寫

　　第一節(jié) 文書擬寫

　　一、批轉轉發(fā)性通知

　　批轉轉發(fā)性通知是指批轉、轉發(fā)、印發(fā)公文的通知，分為三類：批轉通知、轉發(fā)通知、印發(fā)通知。

　　批轉轉發(fā)性通知的結構是：標題+主送機關+正文+落款+成文日期+轉發(fā)(印)文件原件。

　　在寫批轉轉發(fā)性通知時要注意所有的批轉轉發(fā)性通知均有附帶文件。它們屬于“正件”，而不是“附件”。

　　二、報告

　　報告是匯報工作、反映情況、答復上級機關詢問的公文。報告具有匯報性、陳述性。報告與請示的區(qū)別在于性質要求和行文時限不同。報告分為三種：匯報工作報告、反映情況報告、答復詢問報告。

　　報告的結構是：標題+主送機關+正文+落款+成文日期

　　寫報告時要注意報告事項要真實、報告時間要及時、報告不得夾帶請示事項。

　　三、請示

　　請示是向上級機關請求指示、批準的公文。請示的特點是一文一事、請批對應、事前行文。請示分為求示性請示和求批性請示。

　　請示的結構是：標題+主送機關+正文+落款+成文日期+附注

　　寫請示時要注意職能主送一個機關、要逐級請示、語氣宜溫和謙恭。

　　四、問答函

　　問答函，是不相隸屬機關就工作問題進行詢問或答復的函。問答函分為詢問函和答復函。

　　詢問函與答復函的結構是：標題+主送機關+正文+落款+成文日期

　　寫問答函時要注意單位間交往的問答函應采用“信函式格式”行文。單位間交往的問答函屬于正式行文，應采用“信函式格式”。單位內部交往的信函可采用便函形式。

　　五、簡報

　　簡報是國家機關、企事業(yè)單位、社會團體為匯報工作、交流經驗、反映情況、溝通信息、報道動態(tài)而編發(fā)的內部常用事務文書，也叫“簡訊”、“動態(tài)”等。簡報的特點是簡、快、新、實。簡報分為工作簡報、會議簡報、動態(tài)簡報。

　　簡報的結構是：報頭+報核+報尾

　　寫簡報時要注意文字凝練，篇幅簡短;內容真實、準確、典型;針對性、指導性強;一是一報、切忌面面俱到。

　　六、意向書

　　意向書是當事人雙方或多方之間，在對某項事務正式簽訂條約、達成協(xié)議之前，表達初步設想的經濟意圖和目的的意向性文書。意向書具有協(xié)商性、靈活性和簡略性的特點。

　　意向書按合作關系的不同可分為多種類型：加工承攬意向書、建設工程承包意向書、貨物運輸意向書、財產保險意向書、科技協(xié)作意向書等。

　　意向書的結構是：標題+正文+尾部

　　寫意向書時要注意語言準確，表達清楚;忠實于洽談內容。

　　七、訂貨單

　　訂貨單是訂購產品和貨物的單據。訂貨單的特點是協(xié)約性和嚴肅性。

　　訂貨單的一般結構是：標題+正文+尾部

　　寫訂貨單時要注意制作訂貨單應注明有效期限，注意訂貨單與訂貨合同的區(qū)別。

　　八、商品說明書

　　商品說明書是商品的生產者向消費者或用戶介紹其商品的特點、成分、性質、構造及注意事項等有關知識的說明文。

　　商品說明書具有真實性、科學性、條理性和通俗性的特點。

　　簡單商品說明書由標題和正文組成。復雜商品說明書由封面、目錄、概述、正文、封底構成。

　　寫商品說明書時要注意如實介紹，真實可信;抓住特征，突出個性;語言簡潔。通俗明了;設計新穎，美觀大方

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