2013年秘書資格四級考試復(fù)習(xí)筆記（12）

　　第二節(jié) 收發(fā)文處理

　　一、繕印文書

　　文書繕印是對文件進(jìn)行謄抄繕寫和打字、油印、電腦打印以及復(fù)印機(jī)復(fù)印等工作。

　　文書繕印的要求是：文字準(zhǔn)確、字跡工整清晰;符合規(guī)定體式，頁面美觀大方;不隨意改動(dòng)原稿;裝訂齊整牢固;注意保密。

　　繕印文書的工作程序是確定印制的文書，確定印制格式，完成印制，交付印制的文書。

　　繕印應(yīng)建立登記制度，登記文書名稱、送文單位、印文數(shù)量、印制時(shí)間、印制人姓名等項(xiàng)目。

　　二、校對文書

　　文書校對是根據(jù)定稿對文件校樣進(jìn)行核對校正。

　　文書校對的內(nèi)容包括：校訂清樣上的錯(cuò)字、漏字、多字;規(guī)范字體、字號;檢查版式;檢查引文、人名、地名、數(shù)據(jù)等是否有誤。

　　文書校對要求把握原則，仔細(xì)校對;認(rèn)真仔細(xì)，一絲不茍;正確使用校對符號;進(jìn)行一校、二校、三校3個(gè)校次。

　　文書校對的工作程序是準(zhǔn)備好原稿和校樣，選定校對方法，核對校正。

　　進(jìn)行文書校對時(shí)要注意對同音異體、字形相近的字的核查;注意對數(shù)字、人名、地名的核查;校出的錯(cuò)漏，要以規(guī)定的符號標(biāo)明。

　　三、 傳閱文書

　　文書傳閱即在工作職責(zé)范圍內(nèi)傳遞閱讀文件。

　　文書傳閱的要求是迅速、準(zhǔn)確地將文書送達(dá)閱文人;文書的傳閱要區(qū)分內(nèi)容的輕重緩急和職責(zé)分工;傳閱的順序是由管理層到一般人員。

　　文書傳閱的工作程序是確定傳閱對象，選擇傳閱方式，傳遞文書，履行傳閱手續(xù)，檢查清理文件。

　　傳閱文書時(shí)要注意嚴(yán)格傳閱范圍、嚴(yán)禁文件橫傳、調(diào)控文件運(yùn)行。

　　第三節(jié) 文檔管理

　　一、檔案的分類

　　檔案分類是按照來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等方面的異同，將歸檔文件劃分為若干層次和類別，構(gòu)成有機(jī)體系的工作。

　　常用的檔案分類方法有年度分類法、組織機(jī)構(gòu)分類法、問題分類法。

　　檔案分類要求正確判定檔案文件所屬年度、正確判斷檔案文件所屬機(jī)構(gòu)。

　　檔案分類的工作程序是了解文件的形成情況，分析檔案形成單位情況，選擇檔案分類方法，文件歸類。

　　二、檔案檢索工具的編制

　　檔案檢索工作是對檔案信息進(jìn)行加工和存儲(chǔ)，并根據(jù)需要進(jìn)行查找的工作，包括檔案信息存儲(chǔ)和信息查檢兩方面工作。檔案檢索工具是揭示檔案內(nèi)容和成分，報(bào)道和查找檔案的工具。考試大編輯整理

　　檔案檢索工具分為歸檔文件目錄、分類目錄、主題目錄、人名索引和全宗指南。

　　檔案檢索的工作程序是選擇檢索工具，分析檔案的內(nèi)容，形成檔案條目，構(gòu)成檢索工具。

　　檔案檢索要注意檢索工具有書本式檢索工具、卡片式檢索工具;為了滿足多方面的利用需求，應(yīng)編制不同功能的檢索工具。

　　三、檔案的鑒定

　　檔案鑒定是按照一定的原則、方法和標(biāo)準(zhǔn)，判定檔案的價(jià)值，確定檔案的保管期限，剔除失去保存價(jià)值的檔案予以銷毀的檔案業(yè)務(wù)工作。檔案保管期限分永久、長期和短期3種。

　　檔案鑒定工作要求逐件、逐頁閱讀檔案內(nèi)容，綜合分析文件的各方面特征，結(jié)合檔案的需求判定檔案價(jià)值。

　　檔案鑒定的工作程序是判斷文件是否需要保存，分析檔案價(jià)值，確定文件的保管期限，對保管的檔案進(jìn)行復(fù)審。

　　檔案鑒定時(shí)要注意經(jīng)鑒定要銷毀的檔案，應(yīng)辦理批準(zhǔn)手續(xù);對要銷毀的檔案要編制銷毀清冊。

　　四、檔案的保管

　　檔案保管是根據(jù)檔案的成分和狀況所進(jìn)行的存放管理和維護(hù)完整與安全的活動(dòng)。

　　檔案保管工作要求做到防火、防水、防潮、防霉、防蟲、防光、防塵，保持庫房的清潔衛(wèi)生。

　　檔案保管的程序是了解檔案庫房的編號，熟悉檔案柜架的擺放與編號，調(diào)節(jié)保管場所的溫濕度，進(jìn)行衛(wèi)生、安全檢查，進(jìn)行檔案流動(dòng)中的保護(hù)。

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