2013年秘書資格四級(jí)考試復(fù)習(xí)筆記（18）

　　第四節(jié) 信息管理

　　一、秘書信息工作的基本要求――準(zhǔn)確、及時(shí)、適用

　　1、準(zhǔn)確: 要如實(shí)地進(jìn)行反映和描述,決不能迎合個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)的意圖而將情況任意夸大縮小,人為造成信息失真。

　　2、及時(shí)：信息的時(shí)效性決定了信息的生命力在于流動(dòng),它的流動(dòng)速度越快,在實(shí)踐中獲得的價(jià)值就高，尤其是經(jīng)濟(jì)信息。

　　3、適用: 適用,既要有針對(duì)性,適合領(lǐng)導(dǎo)利用。提供信息是為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù),秘書人員就需對(duì)領(lǐng)導(dǎo)者在組織中的狀況有所了解。

　　秘書人員在收集、傳遞信息時(shí),一定要有鮮明的目的性,時(shí)時(shí)處處以是適合不同單位、不同層次的領(lǐng)導(dǎo)者的需要為出發(fā)點(diǎn)。但又須看到任何領(lǐng)導(dǎo)者每個(gè)時(shí)期領(lǐng)導(dǎo)工作都有其中心,都有關(guān)注的“熱點(diǎn)”和“難點(diǎn)”。

　　二、秘書信息工作的程序

　　包括:收集-――整理-――傳遞-――存儲(chǔ)-――利用

　　(一)信息的收集

　　根據(jù)一定的目的,通過(guò)不同的方式搜集,獲取信息的過(guò)程。信息收集是信息工作的第一步,也是信息整理的基礎(chǔ)。

　　1、收集內(nèi)容:

　　就某個(gè)機(jī)關(guān)、企業(yè)來(lái)說(shuō),它們收集信息的內(nèi)容如下:

　?、劈h中央、國(guó)務(wù)院公布的方針、政策、法規(guī)性文件。

　?、粕霞?jí)機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)部門發(fā)布的直接與生產(chǎn)、工作有關(guān)的指導(dǎo),指揮性文件。如指示、決定、批復(fù)。

　?、潜緳C(jī)關(guān)、本企業(yè)和所屬各部門的機(jī)構(gòu)、人員、財(cái)力、物力、工作、生產(chǎn)等情況,以及生產(chǎn)計(jì)劃、指標(biāo)、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、改革狀況、科技發(fā)展、典型經(jīng)驗(yàn)、工作總結(jié)。

　?、缺緳C(jī)關(guān)執(zhí)行政策,推動(dòng)工作以及本企業(yè)產(chǎn)品銷售后的反饋信息。如群眾的反映、意見、建議、要求等。

　?、膳c本機(jī)關(guān)、本企業(yè)業(yè)務(wù)有關(guān)的外界情況與新信息。如社會(huì)動(dòng)態(tài)、思想傾向、城市與農(nóng)村經(jīng)濟(jì)改革。

　?、逝c本單位、業(yè)務(wù)性質(zhì)相同的其他地區(qū)、單位以及國(guó)外同行業(yè)可供比較的情況材料。

　?、耸占c本機(jī)關(guān)企業(yè)業(yè)務(wù)未來(lái)發(fā)展有關(guān)的科技成果(包括新產(chǎn)品、新工藝、新材料)以及先進(jìn)的經(jīng)驗(yàn)、方法等信息資料。

　　2、收集的信息的特點(diǎn):

　　⑴領(lǐng)導(dǎo)者要求秘書人員提供的信息資料大多帶有全局性、方向性、綜合性與社會(huì)組織的整體發(fā)展情況大局有關(guān)。

　　⑵要為變換著的中心工作與臨時(shí)索要等突發(fā)性任務(wù)做好準(zhǔn)備。

　?、鞘占瘍?chǔ)存的信息資料大多具有較長(zhǎng)時(shí)期的使用價(jià)值,如起草文件,常常要翻閱過(guò)去相關(guān)的文件,以求保持政策的連續(xù)性;說(shuō)明問(wèn)題或預(yù)測(cè)未來(lái)對(duì)常查找過(guò)去的資料。

　　3、收集信息的方式:

　　一是，傳統(tǒng)收集形式。文件、會(huì)議、電話、口頭。

　　渠道: 收集上級(jí)來(lái)的信息，通過(guò)下級(jí)機(jī)構(gòu)的口頭匯報(bào)和書面材料，同級(jí)機(jī)構(gòu)其他系統(tǒng)互相交換材料，通過(guò)信訪或報(bào)刊。

　　二是，開拓式收集。組織健全的信息網(wǎng)絡(luò)。方法:

　　(1) 觀察法。

　　(2) 閱讀法。

　　(3) 詢問(wèn)法。

　　(4) 交換法。

　　(5) 問(wèn)卷法。

　　(6) 網(wǎng)絡(luò)法。

　　(7) 購(gòu)置法。

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