2013年秘書資格四級(jí)考試復(fù)習(xí)筆記（19）

　　(二)信息的整理

　　信息的整理是對(duì)收集到的大量原始信息,在數(shù)量上加以濃縮,在質(zhì)量上加以提高,在形式上給予表現(xiàn),使之便于傳遞,利用和儲(chǔ)存的過(guò)程,信息的整理是整個(gè)信息工作的核心。它包括分類、篩選、校對(duì)、加工。

　　1、分類方法:

　　A、字母分類法 B、地區(qū)分類法 C、主題分類法 D、數(shù)字分類法 E、時(shí)間分類法

　　2、篩選方法：

　　看來(lái)源、 看標(biāo)題、 看正文。

　　(1)剔除虛假信息、失效信息和無(wú)效信息,從中挑選出有價(jià)值的信息。除去假的、重復(fù)的、過(guò)時(shí)的、表面的、與本單位關(guān)系很小或意義不大的信息,從量與質(zhì)兩方面突出少量的重要信息。篩選體現(xiàn)了對(duì)內(nèi)容的初步鑒別,其目的是讓領(lǐng)導(dǎo)用最少的時(shí)間獲得最大量的優(yōu)質(zhì)信息。

　　(2)挑選出有價(jià)值的信息。 A、挑選對(duì)工作有指導(dǎo)意義,與業(yè)務(wù)活動(dòng)密切相關(guān)的信息 B、挑選帶有傾向性,動(dòng)態(tài)性或突發(fā)重要信息 C、分析需求,結(jié)合中心工作或解決特定問(wèn)題的需要篩選信息 D、挑選能預(yù)見未來(lái)發(fā)展變化趨勢(shì),為決策提供超前服務(wù)的信息 E、堅(jiān)持信息數(shù)量與質(zhì)量的統(tǒng)一。

　　(3)決定取舍:A、突出主題 B、注意典型性 C、有新意 D、有特點(diǎn)。

　　3、校對(duì)方法:

　　溯源法、比較法、校對(duì)法、邏輯法、調(diào)查法、數(shù)理統(tǒng)計(jì)法。

　　4、加工方法:

　　信息加工是指將篩選出來(lái)的信息進(jìn)行提煉,使其具有較高質(zhì)量。

　　(1)信息加工分為兩個(gè)層次:

　　一是對(duì)現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)上的信息和各部門提供的信息進(jìn)行初步加工,稱為基礎(chǔ)性信息。這類信息只能供接受者了解動(dòng)態(tài)。

　　二是對(duì)各種基礎(chǔ)性信息進(jìn)行歸納、綜合、分析和調(diào)查研究提出有情況; 有分析、有建議、有深度的信息,稱為高層次信息。――這類信息具有較大的參謀咨詢作用。

　　信息加工能力,是事務(wù)型秘書與開拓性秘書的主要界限。來(lái)源于考試大

　　(2)加工信息須從以下方面著手：

　　第一, 充實(shí)內(nèi)容。

　　第二, 綜合分析。

　　第三, 提出意見。

　　(三)信息的傳遞

　　(1) 單通道傳遞。信息從信源發(fā)出后沿著單一通道,傳給信息接受者。

　　(2) 多通道傳遞。即信息從信息源發(fā)出后,沿著兩種以上通道傳遞給信息接受者。

　　信息傳遞的方式有: ⑴口頭傳遞 ⑵書面?zhèn)鬟f ⑶電訊傳遞

　　傳遞要求:迅速,準(zhǔn)確,保密

　　(四)信息的利用與儲(chǔ)存

　　(1) 分類――對(duì)各種信息按一定的規(guī)則進(jìn)行分類

　　(2) 著錄――如實(shí)的記載(制分類卡)

　　(3) 建立儲(chǔ)存檢索系統(tǒng) 歸類存放

　　(4) 保管――存放與保護(hù)

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