2013年四級(jí)秘書(shū)資格考試筆記：文檔管理

　　一、檔案利用

　　1、含義：開(kāi)發(fā)和直接提供檔案，滿(mǎn)足利用者的檔案需求的工作。

　　★ 檔案利用是檔案工作的目的和出發(fā)點(diǎn)。(06年11月)

　　2、要求：

　　(1)依法開(kāi)展利用工作;

　　(2)主動(dòng)、及時(shí)開(kāi)展利用工作;

　　(3)不斷完善檔案服務(wù)方式和手段;

　　(4)掌握本單位近期 的重點(diǎn)工作、重大活動(dòng)、據(jù)此開(kāi)展檔案利用。

　　3、工作程序：

　　(1)熟悉庫(kù)藏;(2)分析利用需求;(3)選擇利用方式;(06年11月)(4)獲取檔案;(5)提供檔案。

　　二、檔案參考材料的編寫(xiě)

　　1、檔案參考材料的含義：檔案部門(mén)或人員按照一定題目，根據(jù)所保存檔案綜合而成的可供人們參考的檔案 材料加工品。

　　2、檔案參考材料的編寫(xiě)要求：獲取大量的檔案材料，編寫(xiě)要做到真實(shí)、準(zhǔn)確、實(shí)用，注意檔案的保密性;問(wèn)題集中，內(nèi)容準(zhǔn)確，文字凝練、概括性強(qiáng)。

　　3、工作程序：

　　(1)確定參考資料的種類(lèi);(06年11月)(2)收集檔案材料;(3)進(jìn)行編寫(xiě)。

　　三、電子檔案的管理

　　1、電子檔案的含義：在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中形成的具有查考利用價(jià)值的社會(huì)的原始記錄。

　　2、特點(diǎn)：

　　(1)非人工識(shí)讀性;(2)對(duì)電子技術(shù)和設(shè)備的依賴(lài)性;(3)信息的可變性;

　　(4)信息與載體的可分離性;(5)信息的可共享性;(6)多種信息載體的集成性。

　　3、種類(lèi)：

　　4、要求：真實(shí)性、完整性、可讀性。

　　5、工作程序：

　　(1)電子檔案的收集積累;(2)電子檔案的歸檔;(3)保管;(4)利用。

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