2013年秘書資格考試秘書學(xué)復(fù)習(xí)(29)
七、日程安排
一、日程安排
(一)日程安排的原則
• 服從組織的總體目標(biāo)和計(jì)劃;
• 區(qū)分輕重緩急;
• 酌留彈性,張弛有道,勞逸結(jié)合;
• 隨時(shí)補(bǔ)充、調(diào)整;
• 及時(shí)提示、督促;
安排工作日程時(shí),不能只顧工作的效率,還必須考慮領(lǐng)導(dǎo)本身對工作的承受能力。
(二)日程安排主要工作
1、編制月計(jì)劃表
2、編制周計(jì)劃表
3、編制日程表(及差旅日程表)
4、編制時(shí)間表
在辦公室工作中,秘書常常要為領(lǐng)導(dǎo)做月或周安排表。
(三)日程表的變更和調(diào)整
1、改變?nèi)粘贪才艜r(shí)應(yīng)有的態(tài)度:
因預(yù)料不到的事情必須改變?nèi)粘贪才艜r(shí),會(huì)造成許多有形或無形的影響,甚至影響相互信賴關(guān)系。因此,秘書應(yīng)盡量把計(jì)劃變更限制在最小的范圍內(nèi),以謙虛豁達(dá)的態(tài)度, 謹(jǐn)慎處理計(jì)劃中的變更事項(xiàng),避免引起有關(guān)人員的誤解。
2、改變?nèi)粘贪才艜r(shí)應(yīng)有的行動(dòng):
?日程安排需要變更和調(diào)整時(shí),秘書要加強(qiáng)與領(lǐng)導(dǎo)的聯(lián)系,及時(shí)更新日程表,再把變更情況通知其他的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。
?日程表中原有的計(jì)劃事項(xiàng)如要取消,應(yīng)立即與領(lǐng)導(dǎo)人聯(lián)系,以便另行安排其他活動(dòng)。
?因計(jì)劃變更涉及的其他單位和人員,秘書應(yīng)盡早通知,并向?qū)Ψ秸f明計(jì)劃變更的原因,以取得對方的理解與合作。
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