2013年秘書資格考試秘書學(xué)復(fù)習(xí)（39）

　　※※※公文的收文程序

　　1、收文、閱文：

　　l 收文，包括簽收、拆封、分類、登記等程序。

　　(1)簽收，簽收就是簽字表示收到來(lái)文，是收文處理工作的開(kāi)端。

　　小型機(jī)關(guān)只設(shè)一個(gè)綜合收發(fā)室或?qū)?兼)職收發(fā)員，負(fù)責(zé)文件簽收、拆封、登記和送閱。

　　大中型機(jī)關(guān)多設(shè)內(nèi)外兩種收發(fā)。先由外收發(fā)部門收文，而后轉(zhuǎn)交秘書人員(文書)。

　　公司、企業(yè)的文書信函常由寫字樓的前臺(tái)或總收發(fā)代收，秘書從專門的信箱或前臺(tái)收取。

　　(2)拆封，亦稱啟封，是指有權(quán)拆封的秘書對(duì)來(lái)文拆剪封套，檢查封套內(nèi)來(lái)文的程序。

　　對(duì)拆封工作應(yīng)認(rèn)真對(duì)待，除指定專人或主管文件工作的機(jī)要秘書拆封外，其他人員不得拆封。

　　拆封范圍是：封面上標(biāo)明送本機(jī)關(guān)、機(jī)關(guān)辦公室以及機(jī)關(guān)“負(fù)責(zé)人”收的所有信件。

　　封面標(biāo)有具體領(lǐng)導(dǎo)同志名字的，或“親啟”、“親收”字樣的，一般不得拆封。

　　(3)分類

　　a.上級(jí)機(jī)關(guān)指令性和指導(dǎo)性文件

　　b.下級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示、平行及不相隸屬機(jī)關(guān)商洽件

　　c.上級(jí)機(jī)關(guān)批復(fù)件及平行、不相隸屬機(jī)關(guān)復(fù)函

　　d.內(nèi)部各部門調(diào)查性及下級(jí)機(jī)關(guān)陳述性來(lái)件

　　e.內(nèi)部刊物、工作簡(jiǎn)報(bào)等類文書

　　(4)登記，登記是有權(quán)拆封的秘書對(duì)所經(jīng)手拆閱的文書進(jìn)行記錄。

　　這是文件管理和保護(hù)的必要措施，是保障文書迅速辦理的措施，也是一項(xiàng)重要的制度。

　　登記制度便于文書的管理保護(hù);便于目標(biāo)文書的查找和利用;便于統(tǒng)計(jì)和催辦;便于文書工作的核對(duì)和交接。

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