2013年秘書資格考試秘書學(xué)復(fù)習(xí)(47)
6、 擬訂會議的議程與日程
(1)會議日程
會議日程是指按日期或單元時間對會議所做的具體安排。還包括會議聚餐、參觀、考察、娛樂等。
(2)會議議程
會議議程是會議議題的程序化安排,它將會議的議題按討論、審議和表決的次序編排、細(xì)化并固定下來。會議議題順序是議程產(chǎn)生的主要依據(jù)。
編制會議議程表時,要注意:
○了解一般事物習(xí)慣性順序;注意本單位有無對會議議程順序的相關(guān)規(guī)定;
○將同類議題盡可能集中排列;保密性強(qiáng)的議題要放在后面。
○會議主持人根據(jù)到會主要領(lǐng)導(dǎo)的情況確定;
○發(fā)言人根據(jù)議題確定。
(3)會議程序
會議程序是指在一次具體的會議中按照時間先后排列的詳細(xì)的活動步驟??梢宰屌c會者了解每次具體的會議活動的內(nèi)容及時間順序,也是主持人掌握會議的依據(jù)。
7、 制發(fā)會議通知
會議通知的內(nèi)容
會議名稱。
開會的起止日期和時間。
開會地點,最好附上乘車路線圖。
開會的議題或會議的主題。
籌備會議的負(fù)責(zé)人姓名和聯(lián)絡(luò)方式。
是否出席會議的答復(fù)期限。
8、 會議文件和用品的準(zhǔn)備
(1)會議文件
○指導(dǎo)性文件,如上級下發(fā)的政策性和工作部署性文件,會議上所做的開幕詞、閉幕詞、領(lǐng)導(dǎo)講話、主題報告等。
○審議性文件,如工作報告、述職報搞、議案,以及決定、決議、議程、日程、主席團(tuán)名單、任免名單等會議文件的草案。
○成果性文件,如決定、決議、會議紀(jì)要、 會談紀(jì)要、合同、協(xié)議書等,其中一部 分是從審議性文件轉(zhuǎn)化而來的。
○記錄性文件,如各種會議、會談、會見的記錄。記錄性文件以文字記錄為主,輔以音像記錄。
○交流性文件,如事跡報告、經(jīng)驗介紹、學(xué)術(shù)論文、會議簡報等。
○參考說明件文件,如統(tǒng)計材料、調(diào)查報告、說明和其他背景性材料。
○傳達(dá)宣傳性文件,如會議紀(jì)要、會議公報、會議簡報、會議消息以及配合會議宣傳廣告、招貼等。
○程序規(guī)范性文件,如議事規(guī)則、會議議程、會議日程、會議保密規(guī)定、選舉辦法、表決程序等。
○會務(wù)管理性文件:如會議預(yù)案、會議通知、出席人員名單(包括分組名單)、簽到簿、報到登記表、作息時間、文件消退表、會議總結(jié)等。
(2)會議文件材料的印制和分發(fā)
○提前寄發(fā),需要提交會議審議的文件討論稿和內(nèi)容重要、需要基層充分討論的文件,應(yīng)在會議召開前印制完畢并發(fā)到與會人員手中
○報到時發(fā)放,將資料提前分裝在會議資料袋中,在報到時發(fā)放。
○入場時發(fā)放,在會場入口處或簽到處憑會議入場證或簽到卡發(fā)放。
○按座位發(fā)放。即將文件在會議開始前送到座位上,僅適合于人數(shù)少,每人座位固定的會議。
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