2013年秘書資格考試秘書學(xué)復(fù)習(xí)（47）

　　6、 擬訂會議的議程與日程

　　(1)會議日程

　　會議日程是指按日期或單元時間對會議所做的具體安排。還包括會議聚餐、參觀、考察、娛樂等。

　　(2)會議議程

　　會議議程是會議議題的程序化安排，它將會議的議題按討論、審議和表決的次序編排、細(xì)化并固定下來。會議議題順序是議程產(chǎn)生的主要依據(jù)。

　　編制會議議程表時，要注意：

　　○了解一般事物習(xí)慣性順序;注意本單位有無對會議議程順序的相關(guān)規(guī)定;

　　○將同類議題盡可能集中排列;保密性強(qiáng)的議題要放在后面。

　　○會議主持人根據(jù)到會主要領(lǐng)導(dǎo)的情況確定;

　　○發(fā)言人根據(jù)議題確定。

　　(3)會議程序

　　會議程序是指在一次具體的會議中按照時間先后排列的詳細(xì)的活動步驟。可以讓與會者了解每次具體的會議活動的內(nèi)容及時間順序，也是主持人掌握會議的依據(jù)。

　　7、 制發(fā)會議通知

　　會議通知的內(nèi)容

　　會議名稱。

　　開會的起止日期和時間。

　　開會地點(diǎn)，最好附上乘車路線圖。

　　開會的議題或會議的主題。

　　籌備會議的負(fù)責(zé)人姓名和聯(lián)絡(luò)方式。

　　是否出席會議的答復(fù)期限。

　　8、 會議文件和用品的準(zhǔn)備

　　(1)會議文件

　　○指導(dǎo)性文件，如上級下發(fā)的政策性和工作部署性文件，會議上所做的開幕詞、閉幕詞、領(lǐng)導(dǎo)講話、主題報告等。

　　○審議性文件，如工作報告、述職報搞、議案，以及決定、決議、議程、日程、主席團(tuán)名單、任免名單等會議文件的草案。

　　○成果性文件，如決定、決議、會議紀(jì)要、 會談紀(jì)要、合同、協(xié)議書等，其中一部 分是從審議性文件轉(zhuǎn)化而來的。

　　○記錄性文件，如各種會議、會談、會見的記錄。記錄性文件以文字記錄為主，輔以音像記錄。

　　○交流性文件，如事跡報告、經(jīng)驗(yàn)介紹、學(xué)術(shù)論文、會議簡報等。

　　○參考說明件文件，如統(tǒng)計材料、調(diào)查報告、說明和其他背景性材料。

　　○傳達(dá)宣傳性文件，如會議紀(jì)要、會議公報、會議簡報、會議消息以及配合會議宣傳廣告、招貼等。

　　○程序規(guī)范性文件，如議事規(guī)則、會議議程、會議日程、會議保密規(guī)定、選舉辦法、表決程序等。

　　○會務(wù)管理性文件：如會議預(yù)案、會議通知、出席人員名單(包括分組名單)、簽到簿、報到登記表、作息時間、文件消退表、會議總結(jié)等。

　　(2)會議文件材料的印制和分發(fā)

　　○提前寄發(fā)，需要提交會議審議的文件討論稿和內(nèi)容重要、需要基層充分討論的文件，應(yīng)在會議召開前印制完畢并發(fā)到與會人員手中

　　○報到時發(fā)放，將資料提前分裝在會議資料袋中，在報到時發(fā)放。

　　○入場時發(fā)放，在會場入口處或簽到處憑會議入場證或簽到卡發(fā)放。

　　○按座位發(fā)放。即將文件在會議開始前送到座位上，僅適合于人數(shù)少，每人座位固定的會議。

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