2013年秘書資格考試秘書學復習（50）

　　六、會議期間的工作

　　1、會議簽到

　　◎會議簽到的方式

　　• 簿式簽到，便于保存，有紀念意義，適用于小型會議。

　　• 簽到證簽到，入場時交納簽有本人姓名的簽到證，工作人員收到簽到證后在座位表上畫圈，入場完畢后，填寫會議情況報告單

　　• 秘書工作人員代為簽到，事先準備好名單 ，前提是必須熟悉與會人員。

　　• 電子簽到，電子簽到機通過機上的識別頭將磁信號轉變?yōu)殡娦盘?，?jīng)過處理統(tǒng)計、顯示會議人數(shù)。

　　• 名片簽到，企業(yè)界會議開始使用。

　　2、會間調(diào)度

　　3、會議記錄

　　(1)會議記錄的內(nèi)容

　　○會議的組織情況，包括會議的名稱、時間、地點、出缺席和列席人員、主持人的姓名、記錄人的姓名;有些會議還要寫清楚會議的起止時間。

　　○會議的內(nèi)容，包括發(fā)言人的姓名、發(fā)言的內(nèi)容、討論的內(nèi)容、提出的建議、通過的決議等。具體而言：

　　―會議中心議題以及圍繞中心議題展開的有關活動;

　　―會議討論、爭論的焦點及其各方的主要見解;

　　―權威人士或代表人物的言論;

　　―會議開始時的定調(diào)性言論和結束前的總結性言論;

　　―會議已議決的或議而未決的事項;

　　―對會議產(chǎn)生較大影響的其他言論或活動。

　　(2)會議記錄的作用

　　○上報或傳達會議精神提供依據(jù)。

　　○起草會議簡報、會議紀要等文件的基礎。

　　○為會后進一步研究問題提供參考材料。

　　○為查考歷史提供依據(jù)和憑證。

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