2013年秘書資格考試秘書學(xué)復(fù)習(xí)（49）

　　(二)秘書會(huì)前檢查

　　• 檢查空調(diào)設(shè)備，必要時(shí)做好開機(jī)準(zhǔn)備，一般要在會(huì)議前兩小時(shí)開機(jī)預(yù)熱或預(yù)冷。

　　• 檢查好燈光、擴(kuò)音設(shè)備。

　　• 檢查黑板或白板，確保已擦干凈，并準(zhǔn)備好白板筆(或粉筆)、指示棒、板擦等。

　　• 檢查姓名牌擺放，文字大小適當(dāng)，清楚易認(rèn)。放置端正。

　　• 參會(huì)者座位前的紙筆擺放。

　　• 提前到崗，以免令到會(huì)較早的與會(huì)者受到冷落。

　　注意：

　　※※※秘書作為會(huì)議的籌備者，要盡量減少各種事故，至少在主觀上不能采取掉以輕心和將就湊合的態(tài)度。

　　(三)參加外單位會(huì)議時(shí)

　　• 如果上司是參加外面的會(huì)議或聚會(huì)，秘書應(yīng)收到通知后，馬上向上司請示是否參會(huì)。

　　• 如果上司參會(huì)，就馬上記入上司的日程表，并辦理配車手續(xù)。

　　• 在出席會(huì)議或聚會(huì)的時(shí)候，會(huì)前會(huì)后在時(shí)間上留有一定的富余。

　　• 準(zhǔn)備好參加會(huì)議或聚會(huì)所必帶的材料。

　　• 將參會(huì)的時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、參會(huì)人員等確認(rèn)后，在開會(huì)的前一天再次向上司報(bào)告。

　　• 注意上司在開會(huì)期間的各種業(yè)務(wù)處理。

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