2013年秘書資格考試秘書學(xué)復(fù)習(xí)（53）

　　6、會(huì)議服務(wù)

　　◎會(huì)議期間秘書的組織服務(wù)工作

　　(1)會(huì)前的組織服務(wù)

　　• 簽到

　　• 安排就座

　　• 做好會(huì)議記錄和錄音

　　• 會(huì)場服務(wù)

　　(2)會(huì)場的組織服務(wù)

　　• 轉(zhuǎn)接電話

　　• 突發(fā)狀況

　　• 協(xié)助有關(guān)工作人員準(zhǔn)備和調(diào)整設(shè)備

　　• 建議休息

　　• 協(xié)助上司掌握、控制會(huì)議進(jìn)程

　　(3)會(huì)場的善后清理

　　• 安排與會(huì)人員的離場

　　• 會(huì)議文件的回收、清理

　　• 印發(fā)會(huì)議記錄和簡報(bào)

　　• 資金結(jié)算

　　(4)做好會(huì)議服務(wù)工作的技巧

　　其一：領(lǐng)會(huì)“一個(gè)精神”，指領(lǐng)導(dǎo)對于舉辦會(huì)議的指示精神。

　　• 辦會(huì)人員要主動(dòng)、全面了解領(lǐng)導(dǎo)的指示意見、思想意圖，了解得越透徹、越準(zhǔn)確、越詳細(xì)越好，切實(shí)做到全局在胸。

　　其二：構(gòu)思“一個(gè)方案”，指籌辦會(huì)議的具體依據(jù)。

　　• 方案要思路清楚，詳細(xì)周到，簡潔明快，科學(xué)可行。

　　• 方案的制定應(yīng)顧及：

　　1.整體性原則

　　2.動(dòng)態(tài)性原則

　　3.超前性原則

　　其三：擬定“一個(gè)程序”，把握整個(gè)會(huì)議進(jìn)程，確保會(huì)議環(huán)環(huán)相扣，合理有序。

　　• 要把握好三個(gè)環(huán)節(jié)：把握重點(diǎn)程序。 把握會(huì)場布置。 把握會(huì)議細(xì)節(jié)。

　　其四：準(zhǔn)備“一套文件”，盡早準(zhǔn)備好會(huì)議文件。

　　l 這是籌辦工作的重要內(nèi)容，也是會(huì)議成功召開的主要標(biāo)志。

　　其五：保證“一支隊(duì)伍”

　　• 有一支素質(zhì)高、業(yè)務(wù)精、作風(fēng)好、善合作的會(huì)議籌備與服務(wù)隊(duì)伍。

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