2013年秘書資格四級復習重點知識：安排會議食宿（2）

　　(三)工作程序

　　1.安排會議住宿

　　在選擇住宿的招待所、飯店、賓館、會議中心時，要充分考察其基本設施是否齊全，安全性如何，價格是否合理，地點是否方便，環(huán)境是否安靜、整潔，然后綜合進行選擇。要是由與會者自己支付住宿費，就需選擇幾家價格、條件不等的招待所、飯店、賓館或者是同一家賓館不同的標準的客房供其選擇。

　　(1) 安排方式的選擇。最簡單的方法是由與會者自己安排住宿，更有效和經(jīng)濟的方法是由主辦單位集體預訂房間。如果不事先保留房間，會產(chǎn)生下列問題：遇到旺季，飯店可能將房間訂出，這樣會迫使與會者住在距離會場較遠的地方。與會者可能拿不到優(yōu)惠價格，因為散客住宿的價格空間較小。會場租金可能較高(如會場也在飯店)，通常飯店以預訂房間數(shù)多寡來考慮場租可否講價。

　　(2)預訂會議住宿的程序。

　　(3)確定會議住宿的程序。

　　2.安排會議餐飲

　　(1)根據(jù)會議的經(jīng)費和人員情況決定會議餐飲的標準。一般由主辦方負責付費的會議餐飲標準，都要根據(jù)會議經(jīng)費的預算切塊情況，量入為出，制定統(tǒng)一的餐費標準。由與會者自己付費的餐飲，會議一般要給與一定的補貼。

　　(2)就餐方式可根據(jù)會議的規(guī)模和性質(zhì)來確定，提倡實行自助餐制和分餐制。一般性的會議除了開頭和結(jié)尾的宴會采取包桌形式，大多采取自助餐的方式。自助餐方便衛(wèi)生，儉樸節(jié)約。

　　(3)事先與提供餐飲的單位確定餐飲時間和地點。

　　(4)事先設計和確定就餐的憑證。

　　(5)要與飯店一起確定菜單，飲食要干凈、衛(wèi)生、美味可口、品種多。會議餐飲的菜肴要精致可口、賞心悅目、特色突出;要照顧不同國家、不同民族與會人員的飲食習慣、風俗、禁忌;還要冷熱、甜咸、色香味搭配，并為有飲食禁忌的人員單獨安排菜單。

　　(6)事先要準備好干凈的飲食用具。

　　(7)給因開會或服務工作誤了用餐的人員預留飯菜。

　　(8)做好飲水、飲料的供應。

　　(四)相關鏈接

　　1.會議房間的分配

　　(1)如果由主辦方支付費用，則需按其職務標準安排住房，除了部分嘉賓和主辦方的領導，其他與會人員的住宿標準應相近。

　　(2)年齡較大的與會者和女性應盡量安排到向陽、通風、衛(wèi)生條件較好的房間。

　　(3)注意盡量不要把漢族與會者與有禁忌的少數(shù)民族與會者安排在同一房間。

　　(4)可預先在會議回執(zhí)上將不同規(guī)格的住宿條件標明，請與會者自己選擇預訂。

　　(5)預訂住宿地點的工作一定要打出提前量，預訂數(shù)量上應略有富余。

　　2.會議餐飲的類型和標準

　　根據(jù)宴請目的、出席人員的身份和人數(shù)的多少，可將宴請分為：正式宴會、便宴、酒會、茶會、工作餐等。

　　(1)早餐。早餐食物的選擇范圍很大?？梢允钦?guī)的復雜早餐，也可以是自助早餐。品種多樣的自助早餐會讓人各取所需，比較隨意。

　　(2)會場休息期間的茶歇。一般供應咖啡、茶或其他飲料，有時有食品，有時沒有。

　　(3)午餐。午餐如何安排，主要看下午計劃做些什么。一般來說，午餐不宜大吃大喝，以免影響下午的會議安排。

　　(4)正式晚餐。晚餐食物的選擇可既要考慮到營養(yǎng)和健康，又要考慮到出席者的口味和特色。而且出席正式的晚餐，對著裝有要求，一般要穿禮服出席。

　　(5)招待會。它可以作為正式餐宴的引子，也可以僅舉行招待會。招待會的目的決定招待會的食品選擇。為將以上工作做好，應努力為與會者選擇健康的、美味的、人們愛吃的配餐，以便在會議期間的每一天與會者們都感到精力飽滿，心情愉快。

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