2013年秘書資格四級(jí)復(fù)習(xí)重點(diǎn)知識(shí)：邀請會(huì)議嘉賓（1）

　　邀請會(huì)議嘉賓

　　(一)相關(guān)知識(shí)

　　1.嘉賓邀請的要求

　　(1)要先確定嘉賓名單，并事先與嘉賓溝通確認(rèn)其能否出場。

　　(2)要發(fā)出正式邀請函。溝通方式可以是電話，也可以是正式邀請函。

　　(3)要做到有禮貌。既要盛情邀請，又不能強(qiáng)人所難。

　　(4)要了解嘉賓各自的背景，處理好嘉賓之間的關(guān)系。

　　(5)對于難以分辨是否應(yīng)該邀請的人士，最好能采取“寧可邀請，而不排斥”的原則，邀請他們參加，以免遺漏。

　　(6)嘉賓人數(shù)不宜過多。邀請嘉賓既要考慮代表性，又要考慮經(jīng)濟(jì)時(shí)效，不要一味追求名人效應(yīng)，給組織帶來不必要的麻煩和費(fèi)用。

　　2.會(huì)議嘉賓的類型

　　(1)組織方的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和政府官員。他們代表著組織方的上級(jí)對會(huì)議的重視和會(huì)議的規(guī)格，以及可能產(chǎn)生的社會(huì)性影響。

　　(2)企業(yè)的重要客戶和各種利益相關(guān)方。他們代表著與企業(yè)生存和發(fā)展密切相關(guān)的方方面面，如銷售商、供應(yīng)商、銀行、政府、媒體等。

　　(3)社會(huì)名流和影視明星。他們的到場有助于企業(yè)制造新聞事件，吸引公眾和媒體的關(guān)注。

　　(4)對實(shí)現(xiàn)會(huì)議目標(biāo)有潛在貢獻(xiàn)的人。他們對會(huì)議目標(biāo)的有效實(shí)現(xiàn)常具有不可替代的作用，如：員工代表、社區(qū)代表、老師、顧問等。

　　(二)示例分析

　　某公司要舉辦成立大會(huì)，請了有關(guān)單位的領(lǐng)導(dǎo)參加，秘書小李負(fù)責(zé)嘉賓的邀請。她用電話通知各位嘉賓，但有的嘉賓電話沒通，所以沒有找到，事后她把這件事忘掉了，會(huì)前也沒和嘉賓再次確認(rèn)。對于重要嘉賓發(fā)出了邀請函，但邀請函不是十分美觀，比較簡陋。結(jié)果開會(huì)那天，來的嘉賓很少。

　　點(diǎn)評：秘書小李的做法有許多不妥之處。邀請嘉賓是一項(xiàng)重要的工作，一定要抓住確認(rèn)環(huán)節(jié)，這樣才不會(huì)使組織很被動(dòng)。

　　另外，要注意邀請的禮節(jié)，在邀請函和請柬這些事情上都要精益求精，顯示出組織應(yīng)有的尊重和誠意。

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