2013年秘書資格四級復(fù)習(xí)重點(diǎn)知識：邀請會議嘉賓（2）

　　(三)工作程序

　　會議嘉賓的邀請程序如下：

　　(1)在邀請參會嘉賓方面，-要開會研究，確定嘉賓名單，而接下來邀請嘉賓的工作就由工作組負(fù)責(zé)組織實施。

　　(2)擬寫并發(fā)送嘉賓請柬，要使每一份請柬都制作精美：從打印請柬開始，一直到折好，套封皮，系絲線，蓋章，裝信封，每一道工序都要一絲不茍地完成。

　　(3)要逐一一與嘉賓聯(lián)絡(luò)，確認(rèn)其參會情況，如果邀請對象均是國家各部委重要領(lǐng)導(dǎo)及國內(nèi)外相關(guān)行業(yè)的老師及負(fù)責(zé)人，為了使其更好地了解會議議程及相關(guān)內(nèi)容，要對會議提供給嘉賓的資料進(jìn)行翻譯，努力確保國內(nèi)外嘉賓均能順利了解會議情況。

　　(4)在會議正式召開之際，要再次與嘉賓聯(lián)系，并確認(rèn)如何接送。

　　(四)相關(guān)鏈接

　　1.會議嘉賓的安全和保衛(wèi)

　　(1)會議嘉賓的安全保衛(wèi)工作的內(nèi)容。會議的主辦方和承辦方還需關(guān)注會議的安全。會議應(yīng)確保嘉賓、與會者及參展商的人身及財物安全。會議安全保衛(wèi)包括嘉賓的人身安全保衛(wèi);嘉

　　賓私人貴重物品的安全保衛(wèi);嘉賓所攜帶的重要文件的保衛(wèi);會場和駐地的安全保衛(wèi);會議各種設(shè)施用品的安全保衛(wèi);會議使用車輛的安全保衛(wèi)等。

　　許多承接會議的飯店為了實現(xiàn)安全保衛(wèi)，除了配備保安人員外，還采取了一系列保安措施，包括配備電子鎖，備有良好照明設(shè)施的停車場和公共區(qū)域，在展覽廳安裝高科技的警報和監(jiān)視系統(tǒng)等。

　　(2)會議嘉賓安全保衛(wèi)劃分為4個關(guān)鍵階段：

　　1)會議嘉賓到達(dá)的階段。應(yīng)注意會議前期的準(zhǔn)備和檢查是否已到位，無關(guān)人員是否已清離現(xiàn)場，嘉賓進(jìn)入會場的通道是否安全暢通等。

　　2)會議的進(jìn)行階段。防止會場出現(xiàn)火災(zāi)等突發(fā)事件，加強(qiáng)會議設(shè)備的安全檢查，保安人員須對可能進(jìn)入會場的身份不明的人員保持高度警惕。

　　3)休會階段。在會中休息和閉會時期，也會有涉及人員、物品和文件的各種不安全因素出現(xiàn)。

　　4)嘉賓離會階段。

　　(3)會議安全保衛(wèi)人員的職責(zé)。應(yīng)熟悉地方和國家法律、法規(guī)，能夠冷靜協(xié)助公安人員制伏滋事者;防范火災(zāi)(包括在消防人員趕到前如何組織撲滅小型火災(zāi));熟知會場的緊急疏散示意圖，了解如何在大規(guī)模恐慌中維持秩序;向領(lǐng)導(dǎo)匯報事故情況;監(jiān)督裝卸會議用品，防止與會議有關(guān)的財產(chǎn)或展品被盜;會議值班制度要健全，安全保衛(wèi)人員要堅守崗位。

　　(4)會議保衛(wèi)工作的檢查。包括確保會場內(nèi)所有設(shè)備線路、運(yùn)轉(zhuǎn)及操作規(guī)范的安全可靠;確保會場內(nèi)消防設(shè)施齊全有效;確保會場的防竊聽裝置靈敏高效;確保會場的防盜設(shè)施(監(jiān)控器的探頭等)處于運(yùn)行狀態(tài);檢查進(jìn)出會場人員的身份，禁止與會議無關(guān)的人員進(jìn)出會場。

　　2.會議嘉賓的接待

　　接待人員大致可以分為幾部分：接站人員、接待注冊報到人員。這些人都要事先通知，落實到人。

　　(1)接站工作。根據(jù)嘉賓事先反饋的信息，安排人員和車輛到飛機(jī)場、火車站等地接站。對于會議請來的貴賓，一般應(yīng)該用小轎車迎接。接站人員應(yīng)提前20分鐘到達(dá)接站地點(diǎn)。

　　(2)迎接工作。嘉賓到達(dá)會場時，主辦方的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)到停車處迎接，并由專門的陪同人員引領(lǐng)至貴賓室休息。

　　(3)具體接待工作。在會議的整個過程中，要有專門的人員負(fù)責(zé)嘉賓的食宿服務(wù)，在餐飲時要注意為嘉賓安排特定的座位，在住宿時要盡量提供給嘉賓特殊的待遇。

　　3.會議嘉賓的致辭

　　(1)會議嘉賓致辭的要求。會議受邀嘉賓在大會致辭中應(yīng)做到：致辭的內(nèi)容貼近會議主題，簡潔明了;致辭要熱情洋溢，突出會議的主旨，闡明自己的觀點(diǎn)。

　　(2)會議嘉賓致辭樣式與內(nèi)容。

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