2013年秘書(shū)資格考試四級(jí)復(fù)習(xí)之會(huì)后落實(shí)(四)

　　(二)示例分析

　　例文l

　　會(huì)議文件資料的立卷歸檔

　　在一次商務(wù)會(huì)后，新來(lái)的秘書(shū)面對(duì)一大堆會(huì)議文件資料不知怎樣立卷歸檔。她把主要文件與一般文件混在一起歸檔，在編寫(xiě)目錄時(shí)將本公司部門(mén)的與通訊者的混在一起。秘書(shū)鐘苗看到這種情況后，耐心地告訴她立卷歸檔的基本程序及注意事項(xiàng)，并手把手地交給她具體的操作步驟。

　　例文2

　　某公司日常管理比較混亂，秘書(shū)沒(méi)有將公司會(huì)議記錄立卷歸檔，經(jīng)常發(fā)生找不到會(huì)議文件資料的事情。一次，公司與合作方經(jīng)過(guò)幾次協(xié)商，雙方簽署了一個(gè)項(xiàng)目的合作意向。不久，雙方約定再次商談并簽訂正式文本。然而，當(dāng)需要簽署的意向書(shū)時(shí)，秘書(shū)在自己所保存的文件中無(wú)論如何也找不到了。當(dāng)合作方聽(tīng)說(shuō)此事后，中止了與該公司的合作。

　　點(diǎn)評(píng)：秘書(shū)需要重視文件資料的立卷歸檔工作。會(huì)議文件資料的立卷歸檔工作要嚴(yán)格遵守檔案制度。立卷歸檔應(yīng)該根據(jù)會(huì)議類(lèi)型和材料多少而定。，

　　秘書(shū)在收齊會(huì)議文件后，應(yīng)及時(shí)整理會(huì)議相關(guān)文件，加工、修改與會(huì)人員的討論稿，根據(jù)需要形成決議紀(jì)要或會(huì)議紀(jì)要。會(huì)議文件資料的立卷歸檔原則上是一會(huì)一卷，便于日后查找、利用。會(huì)議文件資料的立卷歸檔工作要嚴(yán)格遵守檔案制度。及時(shí)將與會(huì)人員名單、議程匯報(bào)的資料、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要，會(huì)議照片、錄像、錄音等相關(guān)文件資料組卷歸檔，注意分門(mén)別類(lèi)或按時(shí)間順序裝訂成冊(cè)。

　　(三)工作程序

　　根據(jù)上述文件資料立卷歸檔的程序介紹，可以將其基本程序簡(jiǎn)單歸納為：將收集的文件資料進(jìn)行登記一一向上級(jí)總結(jié)、匯報(bào)情況一甄別整理、分類(lèi)歸卷一卷內(nèi)文件的排列一卷內(nèi)文件的編號(hào)、編目一填寫(xiě)卷內(nèi)文件的備考表一案卷標(biāo)題的擬制一填案卷封面一移交給檔案室一清理、銷(xiāo)毀不再利用的紙張。

　　會(huì)議文件多屬草稿性質(zhì)或參考性質(zhì)，并帶有保密性，所以會(huì)議文件在會(huì)后多數(shù)應(yīng)收回。有關(guān)會(huì)議的文件及原材料、照片、錄音磁帶等，都是寶貴的資料。會(huì)議結(jié)束后，秘書(shū)應(yīng)立即收集整理，分類(lèi)歸卷，保存起來(lái)。會(huì)議檔案整理一要及時(shí)，二要完整。秘書(shū)需要對(duì)收回的文件進(jìn)行登記，并及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)作匯報(bào)。對(duì)重要會(huì)議的資料、具有考查價(jià)值的文件在處理完畢后，依據(jù)其相互的內(nèi)在聯(lián)系，迅速進(jìn)行分類(lèi)、立卷，建立專(zhuān)門(mén)的檔案，既方便查找，又可以對(duì)下一次會(huì)議提供參考。文件資料歸檔后應(yīng)由有關(guān)人員保管，不要保留在個(gè)人手中。

　　大會(huì)文件基本上是按重要程度和時(shí)間進(jìn)行排列的，如開(kāi)幕詞、領(lǐng)導(dǎo)講話、報(bào)告、決議、大會(huì)文件、大會(huì)發(fā)言、書(shū)面發(fā)言、參考資料、大會(huì)的來(lái)往文書(shū)、通知、紀(jì)要等，有關(guān)選舉方面的文件要單獨(dú)排列在后邊。

　　按照會(huì)議文書(shū)立卷歸檔的要求，每份文件均應(yīng)保存3份。即一份原稿、兩份印稿。重要文件的初稿和歷次修改稿的原稿和印稿也各保存一份。大會(huì)文件除立卷保存的以外，要再保存若干套印稿，按文件原來(lái)編號(hào)存放或按問(wèn)題匯編成冊(cè)，以備查找利用。為了會(huì)后利用方便，對(duì)所保存的會(huì)議文件應(yīng)該按問(wèn)題分類(lèi)編出卡片，作為索引。

　　在按照文書(shū)立卷的原則和方法將會(huì)議文件資料立成案卷以后，應(yīng)該按照歸檔制度的具體要求，辦理好向檔案部門(mén)的移交工作。這樣，整個(gè)會(huì)議文件資料的立卷歸檔工作即告結(jié)束。對(duì)于整理完畢不再有使用價(jià)值的紙張或清退后需要銷(xiāo)毀的會(huì)議文件、簡(jiǎn)報(bào)等，應(yīng)先登記造冊(cè)，然后按規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀。嚴(yán)禁將會(huì)議文件、簡(jiǎn)報(bào)等當(dāng)廢紙出售。

?2013年下半年秘書(shū)資格報(bào)名信息匯總

?2013年上半年秘書(shū)資格成績(jī)查詢匯總

更多信息請(qǐng)?jiān)L問(wèn)：秘書(shū)資格頻道    秘書(shū)資格論壇