2013年秘書資格考試四級復習之會后落實(四)

　　(二)示例分析

　　例文l

　　會議文件資料的立卷歸檔

　　在一次商務會后，新來的秘書面對一大堆會議文件資料不知怎樣立卷歸檔。她把主要文件與一般文件混在一起歸檔，在編寫目錄時將本公司部門的與通訊者的混在一起。秘書鐘苗看到這種情況后，耐心地告訴她立卷歸檔的基本程序及注意事項，并手把手地交給她具體的操作步驟。

　　例文2

　　某公司日常管理比較混亂，秘書沒有將公司會議記錄立卷歸檔，經(jīng)常發(fā)生找不到會議文件資料的事情。一次，公司與合作方經(jīng)過幾次協(xié)商，雙方簽署了一個項目的合作意向。不久，雙方約定再次商談并簽訂正式文本。然而，當需要簽署的意向書時，秘書在自己所保存的文件中無論如何也找不到了。當合作方聽說此事后，中止了與該公司的合作。

　　點評：秘書需要重視文件資料的立卷歸檔工作。會議文件資料的立卷歸檔工作要嚴格遵守檔案制度。立卷歸檔應該根據(jù)會議類型和材料多少而定。，

　　秘書在收齊會議文件后，應及時整理會議相關文件，加工、修改與會人員的討論稿，根據(jù)需要形成決議紀要或會議紀要。會議文件資料的立卷歸檔原則上是一會一卷，便于日后查找、利用。會議文件資料的立卷歸檔工作要嚴格遵守檔案制度。及時將與會人員名單、議程匯報的資料、會議記錄、會議紀要，會議照片、錄像、錄音等相關文件資料組卷歸檔，注意分門別類或按時間順序裝訂成冊。

　　(三)工作程序

　　根據(jù)上述文件資料立卷歸檔的程序介紹，可以將其基本程序簡單歸納為：將收集的文件資料進行登記一一向上級總結、匯報情況一甄別整理、分類歸卷一卷內文件的排列一卷內文件的編號、編目一填寫卷內文件的備考表一案卷標題的擬制一填案卷封面一移交給檔案室一清理、銷毀不再利用的紙張。

　　會議文件多屬草稿性質或參考性質，并帶有保密性，所以會議文件在會后多數(shù)應收回。有關會議的文件及原材料、照片、錄音磁帶等，都是寶貴的資料。會議結束后，秘書應立即收集整理，分類歸卷，保存起來。會議檔案整理一要及時，二要完整。秘書需要對收回的文件進行登記，并及時向領導作匯報。對重要會議的資料、具有考查價值的文件在處理完畢后，依據(jù)其相互的內在聯(lián)系，迅速進行分類、立卷，建立專門的檔案，既方便查找，又可以對下一次會議提供參考。文件資料歸檔后應由有關人員保管，不要保留在個人手中。

　　大會文件基本上是按重要程度和時間進行排列的，如開幕詞、領導講話、報告、決議、大會文件、大會發(fā)言、書面發(fā)言、參考資料、大會的來往文書、通知、紀要等，有關選舉方面的文件要單獨排列在后邊。

　　按照會議文書立卷歸檔的要求，每份文件均應保存3份。即一份原稿、兩份印稿。重要文件的初稿和歷次修改稿的原稿和印稿也各保存一份。大會文件除立卷保存的以外，要再保存若干套印稿，按文件原來編號存放或按問題匯編成冊，以備查找利用。為了會后利用方便，對所保存的會議文件應該按問題分類編出卡片，作為索引。

　　在按照文書立卷的原則和方法將會議文件資料立成案卷以后，應該按照歸檔制度的具體要求，辦理好向檔案部門的移交工作。這樣，整個會議文件資料的立卷歸檔工作即告結束。對于整理完畢不再有使用價值的紙張或清退后需要銷毀的會議文件、簡報等，應先登記造冊，然后按規(guī)定進行銷毀。嚴禁將會議文件、簡報等當廢紙出售。

?2013年下半年秘書資格報名信息匯總

?2013年上半年秘書資格成績查詢匯總

更多信息請訪問：秘書資格頻道    秘書資格論壇