2013年秘書資格考試四級復(fù)習(xí)之會后落實(三)

　　(3)會議文件立卷的基本原則和方法

　　1)會議文件立卷的基本原則。會議立卷工作的基本原則是“一會一案”。即以會議為單位立卷，按照會議文件資料的自然形成規(guī)律，保持文件之間的歷史聯(lián)系，反映公司工作活動的特點和真實面貌，便于保管和利用。

　　2)會議文件立卷方法

　　①編制案卷目錄。會議立卷工作在正常情況下，應(yīng)依據(jù)事先編制好的案卷類目來進行。案卷類目是每年初在實際文件尚未產(chǎn)生之前，根據(jù)公司性質(zhì)、職權(quán)范圍、內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)情況、當(dāng)年會議工作計劃、任務(wù)和一年中可能產(chǎn)生的會議文件情況，參照往年的案卷類目，按照立卷要求擬制出的案卷分類名冊。這是一種比較詳細具體的立卷規(guī)劃。編制案卷類目可以由會議秘書部門的有關(guān)工作人員提出方案，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)即可。

　?、陟`活運用文件的特征立卷。每一份會議文件都有其一定的特征。一般來說，一份文件主要由作者、名稱、內(nèi)容、收文機關(guān)和形成文件的時間等幾個基本部分組成，可以概括為6個特征：部門特征、時間特征、名稱特征、作者特征、地區(qū)特征、通訊者特征。會議立卷就是按會議文件資料的共同特征或以一個特征為主結(jié)合其他特征組成案卷。通常來說，一卷之內(nèi)結(jié)合使用兩個以上特征立卷，是比較科學(xué)的方法。

　　(4)會議文件立卷工作程序。本部分主要針對的是會議文件立卷工作，對于信息的立卷歸檔可參考文檔管理部分。

　　1)大中型會議文件立卷

　?、偈占Y料。這是立卷工作的第一步，要按會議文件立卷范圍將會議中形成的所有文件、資料及時完整地收集起來。

　　◆分發(fā)會議文件時須留出必要的份數(shù)。一般印發(fā)的以保存兩份為宜(不包括原稿)。重要會議文件的初稿、歷次修正稿也應(yīng)保存，如有復(fù)印稿，亦應(yīng)保存一份。

　　◆注意收集領(lǐng)導(dǎo)閱辦完的會議文件資料。

　　◆注意收集會議的非正式文件，如來往電報、電話記錄、證件等。

　　②甄別整理

　　◆檢查收集的文件資料是否齊全完整，如有未收集的應(yīng)盡快收集起來。

　　◆剔出不需立卷歸檔的會議文件資料。

　?、鄯诸悮w卷。即對會議所有文件、資料進行大體分類，區(qū)分為主要文件資料、一般文件資料、參考文件資料、大會發(fā)言、書面發(fā)言、領(lǐng)導(dǎo)講話、會議簡報、會議快報、有關(guān)文書資料等，然后按問題和時間特征立卷。一般來說，會議主要文件資料(報告、決議、結(jié)論及主要負責(zé)人的重要的講話等)單獨立卷;一般文件資料及參考文件資料，分別按問題特征立卷;大會發(fā)言按發(fā)言日期立卷;書面發(fā)言按地區(qū)或單位立卷;通知、來往文書均按時間立卷。

　?、芙M卷。組卷時最好將永久、長期、短期3個保管期限的文件分別組卷。同一類問題的文件、資料集中組卷，按照文件張數(shù)多少，多的可分幾個屬類匯成若干卷，少的可將若干屬類匯成一卷。卷內(nèi)文件資料按重要程度和時間進行排列，同一文件資料的不同修改稿按時間先后順序排列，定稿放在前面。同時為使案卷不受污損，要拆除文件、資料上的金屬釘和障礙物，注意文件資料頁碼順序的排列。

　?、菥韮?nèi)文件編目。定卷以后在會議文件資料上加蓋編目章(包括卷號、順序號)，以卷為單位編排標(biāo)注頁號，第一頁在右上角，第二頁在左上角，把每份文件在卷內(nèi)的位置固定下來。然后按順序填寫卷內(nèi)目錄，沒有標(biāo)題的文件要代擬標(biāo)題。

　?、尢顚懢韮?nèi)文件資料備考表。即對每次會議卷內(nèi)文件資料情況作必要的說明，說清楚文件資料來龍去脈、形成過程、文件資料重要程度和卷內(nèi)文件變動情況等，字跡要清楚，卷面要整潔，立卷者、檢查者還要簽注姓名和立卷時間。

　?、邤M定案卷標(biāo)題。每個案卷要擬定標(biāo)題，一般應(yīng)反映出會議名稱、作者和主要內(nèi)容。它是查找利用文件的基本線索，因此所擬標(biāo)題要確切，語言要通順精練，概括性強。標(biāo)題通常由作者、問題、名稱3部分組成。

　　⑧填案卷封面。案卷封面要用毛筆或鋼筆正楷書寫，字跡要清楚、整潔，卷皮所列項目應(yīng)填寫齊全，卷皮起止日期均以卷內(nèi)文件資料的最早和最晚日期為準(zhǔn)。

　?、岚妇砼帕小４笾行蜁h文件資料的分卷，也按保管期限、重要程度和時間排列。

　?、饩帉懓妇砟夸洝０妇砟夸浭堑怯洶妇砗吞峁├脵n案的基本工具，是立卷部門向檔案部門移交案卷的手續(xù)和憑證，也是檔案部門檢查、統(tǒng)計案卷的依據(jù)。要按案卷排列順序逐卷逐項填寫案卷目錄，打印一式三份，兩份隨案卷移交檔案部門，一份留存?zhèn)洳椤?/P>

　　上述工作完成后，即可按歸檔要求移交檔案部門。在正常情況下，應(yīng)在第二年上半年將上一年的案卷向檔案部門移交歸檔。歸檔時交接雙方應(yīng)按照案卷目錄清點核對無誤后，履行簽字手續(xù)。

　　2)日常工作會議文件資料立卷。日常工作會議文件資料立卷，也要從收集資料做起，搞好甄別整理。然后是組卷、擬定案卷標(biāo)題。其他如卷內(nèi)文件資料編目、備考表的填寫、卷皮的填寫、編寫案卷目錄等，與大中型會議基本相同。上述工作完成后，即可按歸檔要求移交檔案部門歸檔。

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