2013年秘書資格考試四級復習之辦公事務(三)

　　5.商務費用報銷

　　(1)申請人提交費用申請報告或填寫費用申請表，經組織確定的授權人審核同意，并簽字批準。

　　(2)一種情況是將獲得批準的費用申請報告或費用申請表提交財務部門，領取支票或現(xiàn)金借款;另一種情況是先由申請人墊付，完成商務工作。無論是使用支票還是現(xiàn)金，都要向對方索取相應的發(fā)票。

　　(3)商務工作結束后，申請者應將發(fā)票附在“出差報銷單”后面，并親自簽字提交出納部門。 (4)如計劃的費用需要超出時，應提前向領導報告，在得到批準后，超出的部分才可報銷。

　　6.公文形成的過程 交擬→議擬→撰擬→審核→簽發(fā)→印制→用印。

　　7.公文處理的基本程序 簽收→登記→擬辦→批辦→承辦(閱讀)→交擬→議擬→撰擬→審核→簽發(fā)→印制→用印→登記→發(fā)文→立卷→歸檔→銷毀。

　　8.文書立卷、歸檔及銷毀

　　(1)立卷的范圍：已經辦理完畢、具有查考價值的文件材料。

　　(2)立卷的工作程序：檢查整理立卷的文件一鑒別區(qū)分保管期限一具體組卷一拆除裝訂障礙一修補不合規(guī)范的文件一編寫頁號一登記《卷內目錄》和《備考表》一擬定案卷標題一裝訂成卷一填寫案卷封面一案卷排列與編號一編制《案卷目錄》一編寫歸檔號。

　　(3)公文案卷歸檔：文書部門將立好的案卷定期向檔案部門移交，以便集中保管。

　　(4)公文銷毀 1)銷毀的范圍：是指已辦畢的沒有歸檔和存查價值的公文。 2)銷毀的程序：是由文秘部門對已辦畢的公文進行鑒定;確認應銷毀的文件后，逐件核定造冊;將銷毀文件目錄送主管領導人審查簽批;在有關人員監(jiān)督下送往指定地點銷毀。 3)銷毀的方式：包括焚燒、粉碎、重新制成紙漿。

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