2013年秘書(shū)資格考試四級(jí)復(fù)習(xí)之辦公事務(wù)(四)

　　9.印章及介紹信的管理

　　(1)印章的管理 1)秘書(shū)部門掌管的印章主要有三種：?jiǎn)挝挥≌?、單位領(lǐng)導(dǎo)人“公用”的私章、秘書(shū)部門的公章。 2)印章的作用：標(biāo)志作用、權(quán)威作用、法律作用、憑證作用。

　　(2)介紹信的管理：介紹信是用來(lái)介紹被派遣人的姓名、年齡、身份、接洽事項(xiàng)等情況的一種專用書(shū)信，具有介紹和證明雙重作用。出具介紹信要經(jīng)過(guò)單位內(nèi)部的審批手續(xù)，填寫清楚，與存根一致，加蓋騎縫章，并有存根備查。

　　10.辦公設(shè)備和辦公用品的進(jìn)貨與保管

　　(1)辦公設(shè)備和辦公用品的接收程序 1)核對(duì)貨物，如數(shù)量不對(duì)應(yīng)立即通知采購(gòu)部門。 2)接收情況應(yīng)輸入到庫(kù)存卡的接收項(xiàng)中，并及時(shí)更新庫(kù)存余額。 3)按規(guī)定存放好物品，確定物品發(fā)放人。

　　(2)庫(kù)存保管的措施 1)儲(chǔ)藏間或物品柜要上鎖，以保證安全。 2)各類物品要貼上標(biāo)簽，標(biāo)明類別和存放地。 3)新物品置于舊物品的下面或后面;體積大、分量重的放置在最下面;體積小和常用的物品放在較大物品的前面。 4)儲(chǔ)藏間要有良好的通風(fēng)和照明。

　　11.辦公設(shè)備和辦公用品的庫(kù)存記錄

　　(1)庫(kù)存控制卡的內(nèi)容：項(xiàng)目;單位;庫(kù)存參考號(hào);日期;最大庫(kù)存量;再定貨量;最小庫(kù)存量;接收(進(jìn)貨卡);發(fā)放(出貨卡);余額(庫(kù)存卡)。

　　(2)庫(kù)存記錄的目的 1)資金不被不必要的庫(kù)存占用。 2)空間不被用來(lái)儲(chǔ)存不必要的貨物。 3)監(jiān)督個(gè)人和部門對(duì)物品的使用。 4)保持充足的庫(kù)存。 5)監(jiān)督偷竊和破壞造成的損失。 6)可利用準(zhǔn)確的庫(kù)存進(jìn)行估價(jià)。

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