2013年二級秘書資格考試重點(diǎn)筆記（十）

　　會議中的管理

　　1、主持人行動(dòng)計(jì)劃：1.明確會議目標(biāo)2.準(zhǔn)備會議結(jié)構(gòu)3.與上級確定，允許會議產(chǎn)生的結(jié)果與既定目標(biāo)的偏差大小3.與上級確定，與會者對會議決策承擔(dān)多大的責(zé)任。

　　2、控制會場氣氛：1.主持人提前到達(dá)會場2.開會準(zhǔn)時(shí)3.簡明扼要地引出主題4.會議進(jìn)程中使每一個(gè)會議成員對會議地成功有責(zé)任感5.在某一時(shí)段里集中討論某一個(gè)議題，保證大家輪流充分地發(fā)表自己的意見6.對已表述地觀點(diǎn)及時(shí)概括總結(jié)，引導(dǎo)會議進(jìn)程7.提醒大家緊扣主題8.當(dāng)會場出現(xiàn)混亂時(shí)保持鎮(zhèn)靜，及時(shí)采取措施結(jié)束混亂狀態(tài)，不可自由放任。

　　3、主持人的主要責(zé)任：控制會議、闡明目標(biāo)、鼓勵(lì)大家各抒己見、保證給予每一個(gè)會議成員有合理的發(fā)言時(shí)間，并能充分發(fā)表自己地見解，保證每一個(gè)會議成員都明白根據(jù)會議決議自己應(yīng)承擔(dān)的工作。

　　4、會議發(fā)言的技巧：1.在講話中控制緊張情緒：穿著得體、建立自信;做好充分準(zhǔn)備;講話時(shí)選擇友善地面孔保持與他們目光接觸。2.講話的方法與技巧：1)內(nèi)容不能超出議題范圍2)有知識性、有新意3)主題鮮明集中突出4)例證打動(dòng)人5)論證深刻有力6)層次清楚7)篇幅簡短8)語言生動(dòng)、通俗9)提高講的藝術(shù)性。3.使用直觀用具。

　　會議的善后工作

　　1、會議評估的內(nèi)容：1.會議整體管理(會議方案、會議地點(diǎn)、時(shí)間、與會人員范圍、食宿安排、會議經(jīng)費(fèi)和各項(xiàng)活定內(nèi)容)2.對會議主持人的評估(主持能力、業(yè)務(wù)水平、實(shí)現(xiàn)會議目標(biāo)的能力、工作作風(fēng)、對會議進(jìn)程的控制能力)3.對會議工作人員的評估(行為表現(xiàn)、工作態(tài)度、業(yè)務(wù)水平、工作效果)

　　2、會議評估表(技能)

　　3、設(shè)計(jì)會議評估表應(yīng)考慮的因素：1.表格的長度2.填寫的難易程度3.所問的問題4.問卷方式(開放式、封閉式)5.分析數(shù)據(jù)方式 4、會議評估數(shù)據(jù)的表格統(tǒng)計(jì)分析方法：表格式、柱型圖、餅型圖、曲線圖

　　大型商務(wù)活動(dòng)

　　1、大型商務(wù)活動(dòng)籌劃方案(技能)：1.明確目的、設(shè)計(jì)主題(考慮因素：1.充分體現(xiàn)活動(dòng)目的2.了解適應(yīng)公眾心理3.突出特色、形象生動(dòng)4..考慮與前后活動(dòng)的連續(xù)性);2.確定采用的形式規(guī)模(根據(jù)目的、效果和公眾對象來確定)，選擇媒介(選擇大眾傳播媒介或群眾傳播媒介);3.確定日期及日程安排(避開重大節(jié)日、紀(jì)念日)選擇場所;4.確定主要參加者;5.制定宣傳報(bào)導(dǎo)方案;6.組織精干的籌備人員隊(duì)伍;7.籌備各種設(shè)施、實(shí)物、禮品(主席臺與記者臺是考慮的重點(diǎn));8.預(yù)算費(fèi)用開支(場地及設(shè)備租用費(fèi)、設(shè)計(jì)或布展的費(fèi)用、職員費(fèi)用、通訊及交際費(fèi)用、宣傳費(fèi)用、其他如保險(xiǎn)及保運(yùn)費(fèi)用)

　　2、大型商務(wù)活動(dòng)的現(xiàn)場組織：包括向?qū)А⒌怯?、接待、發(fā)放宣傳品和紀(jì)念品、解決臨時(shí)發(fā)生的有關(guān)問題等。1.活動(dòng)前的檢查(確保所有事項(xiàng)都條例清楚、注意氣味);2.設(shè)立入場登記臺;3.佩戴徽章、名牌;4.準(zhǔn)備接待休息室;5.安排接待服務(wù)人員。

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