2013年秘書資格五級復習筆記：辦公室事務和管理(上)

　　辦公室事務和管理

　　一、鑒定要點

　　掌握維護責任區(qū)工作環(huán)境的基本要求;正確識別辦公場所和常用設備的隱患;掌握日常辦公室事務的處理方法，包括郵件或文件的收發(fā)、接打電話、辦公用品的發(fā)放和管理;能夠合理安排日常工作及上司交辦的工作;對日常辦公事務進行協(xié)調;熟悉辦公用品和易耗品的范圍和分類。

　　二、重點提示

　　1.經常清潔整理責任區(qū) (1)秘書要經常清潔整理由自己負責的辦公區(qū)。 (2)清潔整理本人參與的公用區(qū)域。

　　2.設備、物品要放置適當、取用有序 (1)本人經常使用的辦公用品和設備擺放有序，方便操作。 (2)公用資源擺放有序，用后歸位。

　　3.辦公環(huán)境中常見的有礙健康和安全的隱患 (1)地、墻、天花板、門、窗的安全。

　　(2)室內光線、溫度、通風、噪聲、通道方面的隱患。 (3)辦公家具方面的隱患。 (4)辦公設備及操作中的隱患。 (5)工作中疏忽大意造成傷害的隱患。 (6)工作中疏忽大意造成失密的隱患。 (7)火災或消防中的隱患。

　　4.收、發(fā)文件或郵件的工作程序 (1)收文件或郵件的工作程序包括：簽收、拆封、登記、分類。 (2)發(fā)文件或郵件的工作程序包括：查對、檢查附件、分類、標記、檢查郵編、簽名、登記、了解有關規(guī)章制度和寄發(fā)時間。

　　5.上司不在時，秘書處理信件或郵件的方法 (1)將公司和外來的信件或郵件分開，并把內容大致記錄下來。 (2)主動與上司聯系，告訴上司需要親自處理的郵件或信件。 (3)把信件或郵件交給公司有權處理的人回復。 (4)把寄給上司的信件或郵件連續(xù)編號。 (5)把需要上司親自處理的信件或郵件保存下來，并在通知發(fā)件人已收到的信中告訴對方何時可以得到回復。 (6)把積壓的信件或郵件分別裝入紙袋中，標上“需要××處理”的字樣。

　　6.接打電話 (1)處理電話留言的一般原則：簡潔、完整、準確、及時送達。 (2)接電話的方法 1)“響鈴不過三”。 2)有問候語。 3)如果來電要找的人不能接聽電話，要恰當回答。 4)注意接電話的語調。 5)做好電話記錄。 (3)撥打電話的方法 1)首先報出本人的姓名和單位名稱。 2)如果想留言請對方回電，要留下自己的電話號碼。 3)要問對方此時打去電話是否方便。 4)注意自己的語言。 5)適時結束通話并用規(guī)范的結束語。